Wie geht dataroomX®?

Beim ersten Login präsentiert sich Ihnen eine Ansicht wie folgt:

Legen Sie nun Ihren ersten Datenraum an.

Vergeben Sie Name, Bezeichnung, optional ein Logo, und speichern Sie den Datenraum.

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Datenraum zu befüllen:

„Zip-Datei automatisch entpacken“: Durch Hochladen einer Zip-Datei, die Ihre gewünschte Ordnerstruktur und Dateien enthält, über den großen Button im Abschnitt „Datenstruktur durch Zip-Datei erstellen“. Die Zip-Datei wird automatisch entpackt, dies kann je nach Größe und Dateimenge einen Moment dauern.

„Manuell“: Sie können auch einzelne Ordner manuell erstellen und Dateien manuell hochladen über die kleinen grünen Buttons oberhalb der Datenraumstruktur.

Beide Verfahren sind sowohl bei der Erstbefüllung als auch im laufenden Betrieb möglich.

Bitte beachten Sie, dass beim Verfahren „Datenstruktur durch Zip-Datei erstellen“ die aktuelle Datenstruktur überschrieben wird!

Folgende Zeichen dürfen nicht in Datei- oder Ordernamen verwendet werden: / \ : * ? “ < > ‚ |

Um Zip-Dateien automatisch am gewünschten Ort zu entpacken, wählen Sie den Button „Struktur aus Zip-Datei hinzufügen“:

Hierbei können Sie wählen, ob das aktuelle Verzeichnis ersetzt werden soll, oder die Daten aus der Zip-Datei lediglich hinzugefügt werden.

Um eine Zip-Datei unentpackt im Ordner abzulegen, oder andere Arten von Dokumenten manuell hochzuladen, wählen Sie den Button „Dokument hinzufügen“:

Beides ist sowohl auf oberster Ebene oder innerhalb von Unterordnern möglich.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, die Einstellungen für Ihren Datenraum vorzunehmen.

Falls Sie das Q&A Modul nutzen, muss eine E-Mail Adresse angegeben sein, die beim Eingang neuer Fragen benachrichtigt wird.

Bitte klicken Sie auf folgende Voransicht, um die vollständigen Einstellungsmöglichkeiten zu sehen:

Ab dem Paket „multi“ können Sie als Administrator weitere Administratoren anlegen.

Unter „Berechtigungen“ können Sie festlegen, ob der neue Administrator auf alle Datenräume oder nur auf einen oder mehrere ausgewählte Datenräume zugreifen sowie weitere Datenräume anlegen darf.

Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen KEINE automatischen E-Mails an Administratoren versendet werden. Teilen Sie dem neuen Administrator die Zugangsdaten bitte auf einem von Ihnen bevorzugten Wege mit.

Sobald Sie ein oder mehrere neue Dokumente hochladen, wird der Button „Nachricht Änderung der Daten versenden“ aktiviert (grün). Es wird eine Nachricht mit den Dokumentennamen generiert, diese wird jedoch nur abgeschickt, wenn Sie den Button betätigen.

Bitte beachten Sie, dass die automatisch generierte Nachricht nur solange gespeichert wird, wie Sie angemeldet sind. Melden Sie sich ab oder schließen den Browser, verfällt die Nachricht.

Bei Bedarf können Sie unter dem Reiter „Nachrichten“ eine Nachricht an alle Nutzer des Datenraumes senden. Es öffnet sich eine Eingabemaske mit Feldern für Deutsch, Englisch, und Französisch. Jeder Nutzer erhält die Nachricht in der Sprache, die für den Nutzer festgelegt wurde.

Bitte beachten Sie: Die Nachricht wird nicht gespeichert. Für Nachrichten, welche Sie später noch einmal nachlesen möchten, nutzen Sie das Modul Aktuelles/Datenraumhistorie.

Die Datenraumhistorie ist ebenfalls eine Möglichkeit, Ihre Nutzer über Neuigkeiten zu informieren.

Sie finden das Modul unter dem Reiter „Einstellungen“, ganz unten als zweitletzen Abschnitt.

Die Einträge werden den Nutzern direkt bei dern nächsten Anmeldung angezeigt und können unter dem Button „Aktuell“ im Nutzerbereich, oder im Adminbereich direkt im Modul jederzeit nachgelesen werden.

Sofern Sie das Q&A Modul aktiviert haben, werden alle eingehenden Fragen in diesem Bereich gesammelt und können von Ihnen beantwortet werden.

Sie können bestimmen, ob die Antwort samt Frage nur dem Fragesteller angezeigt wird, oder ob sie allen Nutzern zur Verfügung gestellt werden soll. Der Nutzername des Fragestellers wird anderen Nutzern nicht angezeigt. Sollten sich aus der Fragestellung oder Antwort unerwünschte Rückschlüsse auf den Nutzer ergeben, wählen Sie die Option, die Antwort nur dem Fragesteller zu zeigen.

Um eine einzelne Datei einer Person ohne Nutzerzugang zur Verfügung zu stellen, können Sie einen gesicherten Datenlink erstellen. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Datei und klicken Sie den Button „Datenlink erstellen“.

Bitte bedenken Sie, dass das Erstellen und Versenden der DVDs etwas Zeit benötigt (notarielle Versiegelung ca. 7 Werktage / AVERY®Zweckform-Sicherheitssiegel ca. 4 Werktage).

Auf Wunsch versenden wir Ihre DVDs auch kostenpflichtig per Express. Der Standardversand ohne Express ist für Sie kostenlos.