Was ist ein virtueller Datenraum?

Due Diligence Datenräume Datenraum

Die Due Diligence bedeutet gebotene Sorgfalt bei Transaktionen!
Foto: SBH, fotolia.com

Virtuelle Prüfungsplattform für die Due Diligence

Ein virtueller Datenraum ist eine browserbasierte, passwortgeschützte Internet-Anwendung (neudeutsch „Cloud“) zur Prüfung der wirtschaftlichen, steuerlichen, rechtlichen und finanziellen Verhältnisse im Zuge einer Firmenübernahme oder -fusion. Letzteres wird im Fachdeutsch als „M&A“ (für englisch „Mergers & Acquisitions“) bezeichnet. Diese Prüfung, fachlich als Risikoprüfung bezeichnet, nennt sich „Due Diligence“ (auch als „DD“ abgekürzt).  Die relevanten Unterlagen über das zu veräußernde Unternehmen werden möglichen Investoren zur Einsicht (Bildschirmansicht oder Download) online bereitgestellt.

Bei den Daten handelt es sich somit um sehr vertrauliche oder geheime Daten. Daher werden an einen virtuellen Datenraum besondere Sicherheitsanforderungen gestellt und alle Vorgänge von einer Software protokolliert. Die Dokumente erhalten auch ein individuelles Wasserzeichen, welches den Nutzer identifiziert. Es gibt viele andere Anwendungsfelder für Datenräume. Im Immobilienbereich z. B. werden den Projektbeteiligten vor allem Pläne, Grundbuchauszüge, Rechnungen, Besprechungsprotokolle usw. zur Verfügung gestellt.

„Datenraum“ ist ein feststehender Fachbegriff für die Einsicht in vertrauliche Unterlagen zwecks Prüfung einer Beteiligung oder eines Kaufs. Bis Anfang der 2000er-Jahre wurden die Dokumente nicht in einem digitalen, sondern physischen Datenraum bereitgestellt – z. B. beim Anwalt oder Steuerberater, der das Unternehmen vertrat. Hier wurde händig protokolliert, wer welche Ordner oder Dokumente eingesehen hat. International wird die Dienstleistung als VDR-Service („Virtual Data Room“) bezeichnet.

In einer selbsterklärenden Ordnerstruktur werden die Dokumente übersichtlich für die Kaufinteressenten abgelegt.

Virtueller Datenraum – ein geschütztes Ordnerverzeichnis mit Dateien

Zugänglich gemacht werden die vertraulichen Dokumente mithilfe einer webbasierten Oberfläche (Webbrowser wie Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Internet Explorer).

Nach dem Login gelangt der Interessent in eine Ordnerstruktur, welche die für den Due Diligence-Prozess notwendigen Unterlagen zur Bildschirmansicht oder zum Download vorhält. Die Ordnerstruktur ist dabei analog der von den Computern bekannten Verzeichnisstruktur (wie der Microsoft Datei Explorer oder der Mac Finder). Der Anbieter hat hier die Unterlagen strukturiert abgelegt, sodass sich die Interessenten übersichtlich durch die Daten navigieren können.

Jede Dokumenten-Seite wird durch das Wasserzeichen geschützt, welches Nutzer und genaue Uhrzeit des Betrachtens enthält. Optional ist ein Fotografierschutz aktivierbar.

Viele Anwendungsbereiche für Datenräume

Beschriebener Service wird nicht nur im Kontext von M&A-Transaktionen eingesetzt. Der VDR kommt vor allem auch bei Private Equity sowie Kreditsyndizierungen zur Anwendung. Durch diese Einsatzbereiche kann dieser Dienst in etlichen Industrien Verwendung finden. Großer Beliebtheit erfreut sich der virtuelle Datenraum in folgenden Sparten:

  • Due Diligence
  • Corporate Finance/M&A
  • Immobilienmanagement (Real Estate)
  • Rechtswesen (Legal)
  • Forschung & Entwicklung (F&E)
  • Gesundheitswesen (Life Sciences)
  • Initial Public Offering (IPO)
  • Initial Coin Offering (ICO)
  • Energie
  • Buchhaltung
  • Regierung
  • Informations- und Kommunikation (ICT)

Sicherheitsanforderungen an virtuelle Datenräume

Zertifizierungen, wie vom TÜV Rheinland, sind ein Kriterium für die Sicherheit von Datenräumen (Foto: maxsim, fotolia.com)

Die Hauptaufgabe eines Datenraumes besteht darin, alle Daten sicher aufzubewahren, zu verwalten und diese bei Bedarf mit anderen Teilnehmern ebenfalls im geschützten Modus zu teilen. Um ihren Anwendern ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten, bieten etliche Unternehmen diesen eine Vielzahl an erweiterten Funktionen an. Bewährt hat sich diesbezüglich vor allem eine Anmelde-Authentifizierung, die in mehrere Stufen gegliedert ist – hiermit wird sichergestellt, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die virtuellen Dokumente haben. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass Anwender im virtuellen Datenraum maximale Sicherheit wahren. Für eine unbedenkliche Nutzung jenes Services sorgen des Weiteren ein IP – sowie zeitlich beschränkter Zugang und dynamische Wasserzeichen.

Den richtigen Anbieter für Datenräume finden

Mittlerweile stehen Interessenten etliche Anbieter, die ihren Datenraum-Service zur Verfügung stellen, zur Auswahl. Dabei kann die Entscheidung für ein bestimmtes Unternehmen jedoch schwer fallen. Ein Augenmerk sollte vor allem auf die Leistungen gelegt werden – nur so ist dafür gesorgt, dass man ein Angebot findet, welches den persönlichen Bedürfnissen zu 100% entspricht. In jedem Fall sollte ein Datenraum-Anbieter folgende Leistungen beinhalten:

  • Sichere Verwaltung der Dokumente
  • Profisuche auf alle Dokumentenindizes und -inhalte
  • Webbasierte Rechteverwaltung
  • Protokollierung der Nutzeraktivitäten
  • Verwaltung mehrerer DD–Projekte mit demselben Konto
  • Massenuploads
  • Zulassung unterschiedlicher Dateiformate wie PDF, XLS, DOC etc.
  • Zweck des virtuellen Datenraums analysieren

Darüber hinaus sollten Sie sich vor der Auswahl eines Anbieters im Klaren sein, wofür und wie Sie den Datenraum einsetzen wollen. So wissen Sie genau, welche Funktionen der gewünschte Datenraum mitbringen muss. Gleichzeitig müssen Sie sich jedoch auch über das Unternehmen, welches den Service zur Verfügung stellt, genauer informieren.

Wir stellen Ihnen hier eine Checkliste für die Wahl eines geeigneten Datenraum-Anbieters in Deutschland zusammen.

Wichtige Leistungen: Testzugang, transparente Preise & Kundenservice

Eine seriöse Firma ist zudem dazu bereit, Ihnen eine Testversion ihres VDR zur Verfügung zu stellen. So haben Interessenten nämlich die Möglichkeit, alle Funktionen des Datenraums kostenlos und unverbindlich auszuprobieren – die meisten Anbieter stellen Ihnen die Gratisversion für rund 30 bis 60 Tage zur Verfügung. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden, sollten Sie außerdem den Kundenservice unter die Lupe nehmen. Ein seriöses Unternehmen sollte rund um die Uhr für Sie erreichbar sein – auf diese Weise können etwaige Probleme und Unklarheiten sofort gelöst werden. Der gewünschte Anbieter hat idealerweise bereits Erfahrung mit komplexen Finanztransaktionen wie Börsengänge (IPO) gesammelt. So stellen Sie sicher, dass dieser bereits über ein ausreichendes Maß an Sachkenntnissen verfügt und Ihnen gegebenenfalls auch bei Prozessen dieser Art zur Seite stehen kann.

Bereitstellung der webbasierten Datenraum-Server

Datenraum, virtueller datenraum

(Foto: crescendo fotolia.com)

Einen essenziellen Stellenwert nimmt beim virtuellen Datenraum des Weiteren das Thema „Bereitstellung der Datenraum-Server“ ein. Dabei sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, welcher ein durch das TÜV-Zertifikat ausgezeichnetes „sicheres Rechenzentrum“ in Deutschland verfügt. Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass auch die Software des Datenraums in Deutschland programmiert sein sollte, damit keine Spähprogramme von Geheimdiensten oder Wettbewerbern eingebaut worden sind. Wenn Sie einen umfassenden Service schätzen, sollten Sie sich für Unternehmen entscheiden, welche Ihnen nicht nur bei der Sammlung von Daten, sondern gleichermaßen den Ablauf von Geschäftsabschlüssen vereinfachen. Diesbezüglich stellen Ihnen einige Anbieter folgende Funktionen zur Verfügung:

Sichere Dokumente: Für einen maximale Sicherheit beim Umgang mit Ihren Daten sorgen ein zeitlich beschränkter Zugang, standardisierte Echtzeit-Backups sowie eine SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung.
Funktionalität: Auch eine angemessene Funktionalität sowie eine intuitive Steuerung sind beim Umgang mit virtuellen Datenräumen von großer Wichtigkeit.
Benutzerfreundlichkeit: In diesem Kontext bieten Ihnen etliche Unternehmen erweiterte Suchfunktionen sowie eine leicht verständliche und einfache Benutzeroberfläche an – hiermit wird dafür gesorgt, dass der virtuelle Datenraum sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Anwender geeignet ist.