Virtual Dataroom – Was ist ein virtueller Datenraum?

Due Diligence Datenräume Datenraum

Due Diligence ist eines der Hauptanwendungsfelder eines Datenraums.
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Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, auch digitaler oder elektronischer Datenraum genannt, ist eine passwortgeschützte auf Cloud-Basis betriebene Internetanwendung zur sicheren Ablage und zum sicheren Austausch von geheimen und vertraulichen Dokumenten innerhalb von Unternehmen, Behörden oder Gerichten. In einem Berechtigungssystem werden Lese- und Schreibrechte vergeben. Die flexiblen Leserechte (Berechtigungsmanagement) haben den Vorteil, dass die Nutzer nur die zugewiesenen Dateien lesen können, sodass die Geheimhaltungsverpflichtungen für den jeweiligen Adressatenkreis eingehalten werden. Weiterlesen …

Kriterien für die Wahl des richtigen virtuellen Datenraums

Es gibt viele Kriterien für die Wahl des richtigen virtuellen Datenraum-Anbieters. Zunächst ist wichtig, dass die Datenräume hochsicher sind und der Serverstandort bei einem deutschen Provider liegt. Das Sicherheitskriterium wird belegt durch Sicherheits-Zertifizierungen wie das vom Bundeswirtschaftsministerium vergebenen Trusted-Cloud-Zertifikat. Eine DSGVO-Konformität ist nach der Verabschiedung der EU-DSGVO heute Standard.

Flattarife und nicht die Abrechnung nach Seitenaufrufen, Nutzern, Datenvolumen sind empfehlenswert, um eine planungssichere Internetplattform zum Austausch sensibler Geschäftsinformationen anbieten zu können. Der Datenraum sollte sofort nutzbar sein und jederzeit kündbar. Oft wartet man mit der Einrichtung, dabei ist es im Internet selbstverständlich, webbasierte Softwareangebote direkt nutzen zu können. Auch die intuitive einfache Benutzbarkeit wird erwartet. Das Unternehmen sollte auch mit einer Berufs- und Betriebshaftpflicht gesichert sein.

 

Quelle: Slideshare.net

Einsatzgebiete eines virtuellen Datenraums

Ein virtueller Datenraum ist klassischerweise das Hauptwerkzeug eines M&A-Beraters, Wirtschaftsprüfers, Immobiliengesellschaften, Beteiligungsgesellschaften und Familienunternehmen (Family Offices). In diesem Zusammenhang sind auch beteiligt: Andere Unternehmen, Fondsgesellschaften, Rechtsanwälte, Unternehmensberatungen, Architekten, Berufsgeheimnisträger, öffentliche Hand, Gerichte, F&E-Unternehmen usw. Sie nutzen den virtuellen Datenraum für eine Due Diligence. Das können Transaktionen von Unternehmen oder Immobilien sein. Im Fall von Gerichten Prozessakten, im Fall der öffentlichen Hand von geheimen Unterlagen. Der Datenraum ist also nicht nur für eine Due Diligence interessant, sondern auch für den Dokumenten-Schutz in folgenden Bereichen: Corporate Finance/M&A, Rechtswesen, Immobilienmanagement, Family Office, Fondsmanagement, Forschung & Entwicklung, Gesundheitswesen, IP (Interelektuelles Eigentum) und ICO/IPO. Die Sicherheit ist damit auch bei Cyberangriffen gewährleistet.

Häufige Fragen (Datenraum-FAQs)

  • Gibt es eine offizielle Definition für einen virtuellen Datenraum?
    „Datenraum“ ist ein feststehender Fachterminus für die Einsicht in vertrauliche Unterlagen zwecks Prüfung einer Beteiligung oder eines Kaufs im Rahmen einer Unternehmens- oder Immobilientransaktion. Bis Anfang der 2000er-Jahre werden die Dokumentenordner in einem physischen Datenraum abgestellt. Es wird händig protokolliert, wer welche Ordner oder Dokumente eingesehen hat. International wird die Dienstleistung als VDR-Service bezeichnet. VDR ist die Abkürzung „Virtual Data Room“ (virtueller Datenraum).
  • Wie wird die Sicherheit bei einem Datenraum gewährleistet?
    Für deutsche Unternehmen und Einrichtungen ist das beste die Datenbereitstellung in Deutschland. Es darf aus DSGVO-Gründen kein Hosting oder Backups des Datenraums auf ausländischen Servern erfolgen. Die Datenraum-Software muss in Deutschland programmiert und ständig angepasst werden. Empfohlene Zertifikate: ISO/IEC 27001:2013, TRUSTED-CLOUD und SSL-Verschlüsselung. Letztere gewährleistet die hochsichere Übertragung der Datenraum-Dokumente.
  • Was macht einen guten Datenraum-Anbieter aus?
    Vor allem, dass es sich um ein erfahrenes und damit etabliertes Softwarehaus handelt. Sehr gute Bonitätsbeurteilungen unabhängiger Institute sind hier sehr wichtig. Auch ein persönlicher Kontakt, und dass ein Rückruf umgehend erfolgt!
  • Wie sieht es mit dem Umweltschutz aus?
    Der Schutz unserer Umwelt sollte zu den wichtigen unternehmerischen Zielen der Neuzeit zählen. Daher ist eine CO²-neutrale Naturstrom-Versorgung aus Wasserkraftwerken für die Datenraum-Server empfehlenswert.
  • Wie schnell ist ein Datenraum eingerichtet?
    Der Datenraum ist sofort nutzbar. So wie es heute im Internet Standard ist. Der Datenraum sollte ohne Umwege und Vertreteranruf einrichtbar sein!
  • Wie ist die Handhabbarkeit?
    Einfache Benutzeroberfläche und der Zugriff auf den Datenraum über Webbrowser ist heute Standard.
  • Benötigt man eine besondere Software?
    Daher benötigt man keine zusätzliche Software oder App, um den Datenraum zu nutzen. Apps aus den US-amerikanischen Stores von Apple oder Android können von Sicherheitsbehörden NSA jederzeit eingesehen werden, daher ist eine Datenraum-Nutzung via App nicht möglich!