Antwort: Die wichtigsten Unterschiede zwischen den Paketen:
„single“:
• 1 Datenraum
• wahlweise 3 oder 15 Nutzer
• 1 Administratorenzugang
• keine Grundgebühr, Sie zahlen nur für den Datenraum
„multi“:
• 1 bis 10 Datenräume gleichzeitig nutzbar
• Sie zahlen nur so viele Datenräume, wie Sie tatsächlich nutzen
• unbegrenzte Anzahl an Nutzern möglich
• unbegrenzte Anzahl an Administratorenzugängen möglich
• enthält ein Fragen&Antwort Modul für Rückfragen zu einzelnen Dokumenten
• Nutzern kann die Berechtigung zum Upload von Dateien erteilt werden
• Designanpassung (Farben/Logo) möglich
Ein Upgrade oder Downgrade zwischen den Paketen ist jederzeit möglich!
Antwort: Ihre Dateien liegen in einer von Ihnen frei gestaltbaren Ordnerstruktur vor, wie Sie es von Ihrem Computer kennen – nur sicherer! Über die Nutzerverwaltung steuern Sie ganz flexibel, welcher Nutzer auf welche Dateien zugreifen darf. In Log-Dateien werden Zugriffe und Änderungen revisionssicher dokumentiert.
Antwort: Beim ersten Anmelden werden alle Daten, für welche der Nutzer eine Zugriffsberechtigung hat, angezeigt. Damit ist sichergestellt, dass hinterher keine Beschwerden kommen können, es wären bestimmte Dateien nicht gesehen worden. Die Verzeichnisstruktur finden Sie in der linken Seitenleiste.
Antwort: Bei einer Bestellung zu den üblichen Bürozeiten sollten Sie die E-Mail mit Ihren Zugangsinformationen in der Regel innerhalb von 1 – 2 Stunden erhalten, oft schon früher. Bestellungen außerhalb der Bürozeiten werden am nächsten Werktagsmorgen abgewickelt.
Antwort: Bitte stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich an der richtigen Stelle befinden. Der Nutzer- und Adminbereich sind streng getrennt und haben separate Logins.
Das Administratoren-Login erkennen Sie daran, dass es zwei Eingabefelder gibt und die URL folgendermaßen aufgebaut ist: https://ihre-firma.dataroomx.de/redaktion.
Der Nutzer-Login hat drei Eingabefelder, und in der URL fehlt der Zusatz „redaktion“.
Antwort: Ja, bestellen Sie einfach unter https://www.dataroomx.de/datenraum-preise/ das gewünschte Paket und wählen Sie im Bestellformular „Ja, bitte Test-Datenraum behalten“.
Zur Zuordnung geben Sie im Feld daneben bitte noch Ihre Subdomain an (bzw. den Link, den Sie zum Anmelden in Ihrem Test-Datenraum erhalten haben).
Antwort: Sofern Sie keine Bestellung über unser Bestellformular tätigen, wird der Test-Datenraum nach der Testlaufzeit automatisch geschlossen und mit allen Daten gelöscht – Sie brauchen nichts weiter zu unternehmen. Wir werden Sie nicht zu Akquisezwecken o. ä. kontaktieren!
Antwort: Der Datenraum ist monatlich kündbar. Sie können die Kündigung jederzeit ohne Einhaltung von Fristen über den „Kündigen“ Button in Ihrem Datenraum auslösen.
Hier können Sie sowohl das ganze Paket (Löschung erfolgt durch uns) als auch nur einen einzelnen Datenraum im Paket „multi“ (Löschung erfolgt durch Sie) kündigen.
Bitte beachten Sie: falls Sie eine notarielle Versiegelung Ihres Datenraumes bestellen möchten, geben Sie uns bitte 7 Tage Vorlaufzeit, um den Notartermin zu vereinbaren.
Antwort: Wählen Sie in der Kündigungs-Maske unter „Leistung“ die Option „einen einzelnen Datenraum“ und tragen Kündigungsdatum und Name des Datenraumes ein. Falls Sie Daten-DVDs bestellt haben, warten Sie bitte mit der Löschung des Datenraumes, bis unsere Techniker den Daten-Export durchgeführt haben. Anderenfalls können Sie den gekündigten Datenraum direkt löschen.
Antwort: Bei dataroomX® gibt es keine versteckten Kosten. In Ihrer monatlichen Gebühr sind alle Leistungen enthalten bis auf die optionalen Daten-DVDs, welche Sie bei Bedarf dazubestellen können.
Paket „multi“:
• eine monatliche Grundgebühr für das Paket
• eine monatliche Gebühr pro aktiv genutztem Datenraum
• weitere Kosten für Nutzer, Uploads o.ä. fallen nicht an
Paket „single“:
• eine monatliche Gebühr für den Datenraum
• die Grundgebühr entfällt
Die aktuellen Preise entnehmen Sie bitte der Übersicht unter https://www.dataroomx.de/datenraum-preise/.
Verschiedene Funktionen, kurz erklärt
Die Downloadstatistik anzeigen und herunterladen
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie die aktuelle Downloadstatistik anzeigen wollen.
- Öffnen Sie den Reiter „Statistik“.
- Über „Download-Statistik“ „Anzeigen“ öffnet sich ein Fenster mit der aktuellen Übersicht.
- Sie sehen hier genau, wer sich wann welche Dateien angesehen hat.
- Die Download-Statistik kann auch nach bestimmten Dateien durchsucht werden.
- Sie können die Downloadstatistik auch herunterladen.
- Klicken Sie dazu auf „Download-Statistik“ „Zum Export“.
- Ein Fenster öffnet sich in dem Sie den Zeitraum definieren können.
- Klicken Sie nun auf „Herunterladen“
- Eine Excel Datei wird erzeugt und Ihnen zum Herunterladen oder direkten Öffnen angeboten.
Einen neuen Eintrag zur Datenraumhistorie schreiben
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie einen neuen Eintrag zur Datenraumhistorie schreiben wollen.
- Wählen Sie den Reiter „Einstellungen“ aus.
- Im Abschnitt „Datenraumhistorie“ geben Sie Datum und Text an
- Klicken Sie „Ok“, um den Eintrag zur Liste hinzuzufügen.
- Klicken Sie „Speichern“, um den Eintrag für den Datenraum zu speichern.
- Im Datenraum finden alle Einträge zur Datenraumhistorie unter dem Menüpunkt „Datenraumhistorie“.
Einen neuen Ansprechpartner anlegen
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen wollen.
- Wählen Sie den Reiter „Einstellungen“ aus.
- Im Abschnitt „Ansprechpartner“ geben Sie die Daten ein.
- Jeder Ansprechpartner kann mit einem Bild versehen werden.
- Klicken Sie „Ok“, um den neuen Ansprechpartner zur Liste hinzuzufügen.
- Klicken Sie „Speichern“, um den Ansprechpartner für den Datenraum zu speichern.
- Im Datenraum finden Ihre Kunden die Ansprechpartner unter dem Menüpunkt „Support“.
Firmenlogo vom PC hochladen
- Sie können bei der Einrichtung Ihrer Datenräume und beim Anlegen von Ansprechpartnern Bilder hinzufügen.
- Diese werden in einer Mediathek gespeichert.
- Nach dem Öffnen der Mediathek, haben Sie die Möglichkeit neue Bilder von Ihrem PC hochzuladen.
- Klicken Sie auf „Datei hochladen“.
- Im Upload-Fenster klicken Sie auf „Datei auswählen“.
- Wählen Sie eine Datei von Ihrer Festplatte aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Über „Speichern“ wird das Bild in die Mediathek geladen und steht Ihnen zur Nutzung als Ansprechpartnerbild oder Firmenlogo zur Verfügung.
Einen Datenlink erzeugen
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie einen neuen Datenlink erzeugen wollen.
- Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den Button „Datenlink erstellen“
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Optional können Sie ein Verfallsdatum des Datenlinks angeben.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Der Datenlink wird Ihnen angezeigt. Sie können ihn jetzt einfach kopieren und z.B. als E-Mail an einen Kunden versenden.
- Über den Reiter „Datenlinks“ finden Sie alle erzeugten Datenlinks in einer Übersicht. Über den Status sehen Sie, ob ein Datenlink aktiv oder temporär nicht verfügbar ist. Bei heruntergeladenen Datenlinks können Sie den Zeitpunkt des Downloads einsehen.
Eine Änderungs-Nachricht versenden
- Um die Benutzer nach Änderungen an den Daten und Verzeichnissen eines Datenraums auf dem Laufenden zu halten, haben Sie die Möglichkeit automatisierte Änderungs-Nachrichten zu versenden.
- Während der Bearbeitung der Daten und Verzeichnisse Ihres Datenraums speichert das System eine Änderungsnachricht für die Benutzer des Datenraums.
- Es erscheint automatisch ein Button „Nachricht Änderungen der Daten versenden.“
- Wichtig! Dieser Button verschwindet sobald Sie den Datenraum verlassen!
- Sobald Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie zum Versand einer Änderungs-Nachricht anschließend auf den Versand-Button.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Darin finden Sie bereits automatisch erstellte Texte in allen Sprachen.
- Bei Bedarf können Sie diese Texte anpassen.
- Anschließend klicken Sie auf „Versenden“
- Die Nachricht wird nun an alle für den Datenraum registrierte Nutzer gesendet.
- Um einen neuen Datenraum anzulegen, klicken Sie auf „Datenraum anlegen“. Eine Eingabemaske öffnet sich.
- Sobald Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben wird der Button „Speichern“ grün.
- Jeder Datenraum kann mit einem Firmenlogo versehen werden.
- Wenn Sie alle gewünschten Angaben gemacht haben klicken Sie auf „Speichern“
- Jetzt laden Sie die Daten für Ihren Datenraum hoch.
- Wichtig: Verpacken Sie alle Ordner und Dateien die in den Datenraum hochgeladen werden sollen in eine .zip-Datei. Ihre Daten werden später im Datenraum genau in der Struktur angezeigt, wie sie in der .zip-Datei angelegt wurden.
- Zum Hinzufügen einer Datei wählen Sie nach Klick auf „Datei auswählen“ eine .zip-Datei von Ihrer Festplatte aus.
- Je nachdem wie groß die .zip-Datei ist, die sie hochladen kann der Vorgang einige Zeit dauern.
- Wichtig: Dieser Vorgang darf nicht unterbrochen werden.
- Nach Beendigung verschwindet der grüne Balken und Ihr Datenraum ist einsatzbereit.
Eine freie Nachricht versenden
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie eine Nachricht versenden wollen.
- Wählen Sie den Reiter „Nachrichten“ aus.
- Klicken Sie auf „Nachricht erstellen“.
- Eine Eingabemaske öffnet sich.
- Geben Sie jetzt Betreff und Text für Ihre Nachricht an.
- Die Eingabemaske ist mehrsprachig.
- Die Felder der deutschen Sprachversion sind Pflichtfelder und müssen immer ausgefüllt werden.
- Sollten Sie keine weiteren Sprachfelder ausfüllen, erhalten alle Nutzer ungeachtet deren Spracheinstellungen, die Texte der deutschen Sprachfelder.
- Durch Befüllen der weiteren Sprachversionen, können Sie Ihre Nachricht mehrsprachig der Sprachvielfalt Ihrer Datenraum-Nutzer anpassen.
- Anschließend klicken Sie auf „Versenden“
- Die Nachricht wird nun an alle für den Datenraum registrierte Nutzer gesendet.
Layout-Einstellungen ändern
- Sie haben die Möglichkeit das Aussehen Ihre Datenräume individuell anzupassen.
- Über „Basis-Einstellungen“ können Sie Grafikeinstellungen, Hintergrund- und Schriftfarben die Login-Seite und für alle Datenräume ändern.
- Im jeweiligen Datenraum haben Sie die Möglichkeit das Aussehen der Datenräume individuell anzupassen.
- Dazu öffnen Sie im Reiter „Einstellungen“ des jeweiligen Datenraums den Bereich „Farben/Grafiken“.
- Sie können hier die Schriftfarbe der Überschrift und der Menüs im Seitenkopf ändern. Über den Hilfslink „Wo ist das?“ öffnet sich ein Bild mit einer Erläuterung der Änderungsmöglichkeit.
- Zur Anpassung klicken Sie in das Farbfeld.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Wählen Sie die Farbe über den Farbpicker, die Farbfelder oder per Eingabe der Farbwerte.
- Ebenso können Sie die Hintergrundfarbe für den Seitenbalken neu festlegen.
- Sie können an dieser Stelle ebenfalls entscheiden, ob die Hintergrund-Grafik angezeigt werden sollen.
- Beenden Sie Ihre Anpassungen mit „Speichern“.
- Ihre Kunden finden Ihren Datenraum nun im neuen Layout.
- Sie können jede Anpassung zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf die Standardwerte zurücksetzen.
- Klicken Sie hierzu beim jeweiligen Feld auf den Button zurücksetzen und speichern Sie diese Änderung.
Dateien hinzufügen und löschen
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, in dem Sie Ihre Dateien hinzufügen oder löschen wollen.
- Über den Button „Löschen“ können Sie an beliebiger Stelle Daten aus dem Datenraum entfernen.
- Sie werden sicherheitshalber dazu aufgefordert die Aktion zu bestätigen und erhalten vom System nochmals Rückmeldung.
- Über den Button „Verzeichnis hinzufügen“ können Sie in jedes Verzeichnis weitere Unterverzeichnisse anlegen.
- Über den Button „Dokument hinzufügen“ können Sie Dokumente in jedes Verzeichnis speichern.
- Zum Hinzufügen einer Datei wählen Sie nach Klick auf „Datei auswählen“ eine Datei von Ihrer Festplatte aus.
- Über „Speichern“ fügen Sie diese in Ihren Datenraum ein.
Bitte beachten Sie: Zip-Dateien können über den entsprechenden Button als Datei hochgeladen werden, und liegen dann als herunterladbare Zip-Datei im Datenraum vor. Oder Sie können den Button „Struktur aus Zip-Datei hinzufügen“ nutzen, um die Zip-Datei im Datenraum zu entpacken. Dabei können Sie wählen, ob der Inhalt der Zip-Datei den bestehenden Datensatz ersetzen oder ihm hinzugefügt werden soll.
Einen neuen Nutzer anlegen
- Wählen Sie den Datenraum zum Editieren aus, für den Sie einen neuen Benutzer anlegen wollen.
- Öffnen Sie den Reiter „Benutzer“.
- Die Eingabemaske zum Anlegen neuer Benutzer erscheint.
- Geben Sie alle erforderlichen Daten ein.
- Anschließend klicken Sie auf „OK“ um den neuen Benutzer zur Liste hinzuzufügen.
- Sie können mehrere Benutzer für einen Datenraum anlegen.
Der Admin-Login und der Nutzer-Login
Der Admin-Login und der Nutzer-Login sind zwei komplett getrennte Bereiche. Den Admin-Login erkennen Sie daran, dass die URL in der Adressleiste in „/redaktion“ endet, und die Loginmaske zwei Felder hat. Die Loginmaske des Nutzer-Logins enthält drei Felder sowie die Checkbox fpr die Datenschutzerklärung.