Datenraum-Anbieter-Vergleich: Wie finde ich den richtigen Datenraum?

Der Vergleich lohnt sich. Virtuelle Datenräume werden immer wichtiger beim revisionssicheren, firmenübergreifenden Dokumentenaustausch. Besonders im Rahmen von Mergers & Acquistions, Immobilienverkäufen und Börsengängen sind die Datarooms stark gefragt. Gegenüber physischen Datenräumen wird viel Zeit und Geld gespart. Bei der richtigen Wahl sollten mehrere Kriterien zur geeigneten Datenraum-Lösung führen.

Quelle: slidehare.net

Der Anbieter virtueller Datenräume, dataroomX®, hat eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten veröffentlicht, welche für deutsche Unternehmen beim Vergleich von Datenräumen wichtig sind – insbesondere unter der Berücksichtigung der neuen europäischen Datenschutzverordnung, die ab Mai 2018 verpflichtend ist, und der Thematik, dass insbesondere US-amerikanische Geheimdienste lt. Berichten des Bundesamtes für Informationstechnik Daten zur Industriespionage von US-amerikanischen Servern abgreifen. Daher hat Microsoft Inc. ihr Cloudbusiness in Deutschland an die Deutsche Telekom übertragen.

Die Checkliste für Datenräume (Foto: Getty Images)

Bei dem deutschen Datenraum-Betreiber dataroomX® gelten daher höchste Sicherheitsstandards. Ein Ausspähen ausländischer Geheimdienste ist in Deutschland verboten. Das Rechenzentrum ist 100% „in deutscher Hand“ und bietet eine hochsichere IT-Infrastruktur gemäß § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland und unterzieht sich regelmäßig umfangreichen Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen.

Die Checkliste für den richtigen Datenraum-Anbieter:

– Einfach ausdrucken & ankreuzen! –

Impressum vorhanden?
( ) Verfügt die Anbieter-Website über ein eindeutiges Impressum nach § 5 des deutschen Telemediengesetzes?
( ) Handelt es sich um ein 100% europäisches Unternehmen mit europäischen Gesellschaftern?
( ) Ist im Impressum eine Berufshaftpflichtversicherung des Anbieters angegeben?

Datenbereitstellung in Deutschland
( ) Es ist sichergestellt, dass kein Hosting und keine Backups der Datenräume auf ausländischen Servern stattfinden.
( ) Hat der Server eine hohe Geschwindigkeit und eine sehr gute Anbindung an das deutsche Backbone?

Datenraum-Software
( ) Wird die Software für die virtuellen Datenräume in Europa entwickelt und programmiert?
( ) Erfolgt die ständige Anpassung der Datenräume ebenfalls in Europa?
( ) Ist die Datenraum-Software eine Cloudbasierte Lösung und findet rein über den Webbrowser ohne Plugins statt?
( ) Ist der Datenraum in deutscher Sprache verfügbar?

Herstellerfirma
( ) Ist das Datenraum-Unternehmen erfahren und länger als zehn Jahre am Markt?
( ) Verfügt der Datenraum-Anbieter über eine Berufshaftpflichtversicherung?
( ) Hat der Datenraum-Anbieter eine gute bis sehr gute Bonität?

Transparente Preise
( ) Werden auf der Homepage alle Preise transparent dargestellt oder müssen diese erst angefragt werden (Vertreter-Trick)?
( ) Handelt es sich um faire Preisstaffeln oder werden für Extras Sondergebühren verlangt?
( ) Werden im besten Falle sogar Flatpreise angeboten – also Festpreisen für Seitenaufrufe, Datentransfer oder Dokumentenanzahl?

Zertifizierungen
( ) Ist das Datenraum-Rechenzentrum nach den hohen Standards z. B. des TÜV Rheinland als „Reliable Data Center“ zertifiziert?
( ) Verfügt die Website über einen eigenen SSL-Zertifizierungsschlüssel zur hochsicheren Übertragung von Daten?

Ansprechpartner
( ) Sind die Ansprechpartner mit authentischen Fotos abgelichtet?
( ) Bietet das Unternehmen einen persönlichen Kontakt an?
( ) Ist der Support per E-Mail- und Telefon kostenfrei?

Umweltschutz – Kann-Anforderung –
( ) Werden die Server CO2-neutral bereitgestellt?
( ) Bietet das Unternehmen Rechnung per E-Mail an?

Keine Knebelverträge
( ) Sind die Kündigungsfristen monatlich?
( ) Erfolgt die Einrichtung sofort?
( ) Es werden zudem keine Kündigungsgebühren erhoben?

Stehen folgende Datenraum-Funktionen zur Verfügung:
( ) Design-/Farbanpassung mit eigenem Logo und Projektlogo
( ) Volltextsuche in PDFs und Textdateien
( ) Dynamische Wasserzeichen
( ) F&A-Bereich
( ) Vergabe von Nutzerrechten bis auf Datei-Ebene
( ) Massen-Uploads- und Downloads
( ) Kompatibel mit allen gängigen Browsern
( ) Schnelle Reaktionszeiten
( ) 24-Stunden-Notruf
( ) 24-Stunden-Monitoring
( ) Unterstützung mehrerer Sprachen
( ) Sichere Ansicht der Dokumente
( ) Unterstützung aller gängigen Dateiformate
( ) Aufzeichnung von Anmeldeversuchen („Access Transparency“)
( ) Automatische Versions- und Sicherheits-Updates
( ) Newsletter & Status-Mails
( ) Fotografierschutz
( ) Zugriffsbeschränkung nach IP
( ) Notariell versiegelte DVD nach Projektabschluss

Senden Sie diese Checkliste an Ihren Anbieter. Werden bis auf die Kann-Anforderungen alle Kriterien erfüllt, können Sie sich für diesen Datenraum-Anbieter entscheiden.