Datenräume als Erfolgsgarant für die Unternehmenskommunikation

02.09.2021

Virtuelle Datenräume eignen sich nicht nur für zeitlich begrenzte Geschäftstransaktionen. Zwar waren sie früher eher für das Abwickeln eines eng gesteckten Projekts gedacht. Digitale Datenräume dienen aber genauso als dauerhafte Kommunikationsplattform für ein Unternehmen. Sie können beispielsweise eine attraktive Alternative zur Anbindung des eigenen Netzwerks per VPN (Virtual Private Network) sein. Vertrauliche Unterlagen lassen sich auf diese Weise Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, im Home-Office oder unterwegs zugänglich machen. Bei deutschen Anbietern wie dataroomX^® steht die Sicherheit eines Datenraums ohnehin an erster Stelle.

Sicherheit durch starke Verschlüsselung

Ein Datenraum verfügt über eine eigene Benutzerverwaltung. Dort lassen sich passwortgeschützte Accounts für Mitarbeiter anlegen. Ein Zugriff ist unkompliziert per Webbrowser möglich. Hierdurch sind unterschiedlichste Endgeräte nutzbar. Für maximale Sicherheit sorgt bei dataroomX^® eine SSL-verschlüsselte Verbindung mit Zertifikaten des Premium-Anbieters THAWTE. Diese Sicherheitsstufe findet beispielsweise beim Online-Banking Anwendung. Die Datenräume von dataroomX^® sind allesamt in deutschen Rechenzentren eingerichtet. Für alle Serverstandorte liegt eine TÜV-Zertifizierung nach der Norm ISO 27001 vor. Sie können sich also darauf verlassen, die strengen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an Unternehmer zu erfüllen.

Lückenlose Protokollierung inklusive

Da in Datenräumen grundsätzlich sensible Geschäfte abgewickelt werden, sind sie auf eine rechtssichere Dokumentation optimiert. Es muss immer nachvollziehbar sein, welcher Mitarbeiter wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Dafür bietet dataroomX^® Ihnen detaillierte Logprotokolle, die nicht löschbar sind und fest zum Datenraum gehören. Datenschutz beginnt natürlich schon mit der Rechteverwaltung. Informationen sollten nur an den unbedingt notwendigen Kreis verteilt werden. Hierfür haben Datenräume die Möglichkeit, Berechtigungen individuell einzustellen. Weitere Schutzfunktionen sind bei Bedarf aktivierbar, beispielsweise digitale Wasserzeichen für Dokumente und ein optionaler Fotografierschutz.

Individualität und Corporate Identity

Der Datenraum kann mit Firmenlogo und Farben im Firmen-Design gestaltet werden. Auf Wunsch ist auch die Zuteilung einer eigenen Domain denkbar. Bei dataroomX^® haben Sie hier viele Optionen, den Raum an Ihre Anforderungen und Ihren Geschmack anzupassen. Gerade wenn er längere Zeit Bestandteil Ihres Arbeitsalltages sein soll, steigert dies unter Umständen die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Aber natürlich sollten auch praktische Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Für den gemeinsamen Austausch sind zum Beispiel virtuelle Notizzettel vorhanden. Dies hat den Vorteil, dass keine Dokumente entnommen werden müssen, um sich unkompliziert darüber auszutauschen. Über Transaktionen innerhalb des Datenraums können automatisierte Benachrichtigungen an die Beteiligten versandt werden. So lässt sich die Nutzung eines Datenraums von dataroomX^® einfach und individuell in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integrieren. Für Ihren Bedarf sind dort unterschiedliche Vertragsmodelle verfügbar, bis hin zu einer „Flatrate“ für unbegrenzt viele Datenräume und Nutzer.