Auf Digitale Wasserzeichen in Datenräumen achten

21.08.2021

Virtuelle Datenräume stehen für eine flexible und sichere Bereitstellung von Dokumenten. Sie kommen in unterschiedlichem Kontext zur Anwendung. Ursprünglich war diese Speicherform für die Abwicklung von Geschäftsübernahmen oder auch Börsengängen gedacht. Doch auch in vielen anderen Bereichen besteht die Notwendigkeit, wichtige Unterlagen zwischen heterogenen Gruppen zu tauschen. Dies können Kunden und Dienstleister oder auch Behörden und Unternehmen sein. In allen Konstellationen möchten die Verantwortlichen vermeiden, dass unberechtigt sensible Informationen kopiert oder auf andere Weise entnommen werden.

Digitale Datenräume bieten Sicherheit

Datenräume von Anbietern wie dataroomX^® halten eine Vielzahl an Maßnahmen und Methoden zum Schutz von wichtigen Daten vor. Elementar ist der mittels Zugangsdaten abgesicherte und personalisierte Account für jeden Teilnehmer. So kann jeder Zugriff und jede Transaktion im Datenraum protokolliert und einer bestimmten Person zugeschrieben werden. Anonyme Handlungen sind per Design nicht möglich. Der Transportweg zwischen Server und Client ist mittels einer SSL-Verschlüsselung geschützt. Hierfür verwendet dataroomX^® Zertifikate vom Premium-Anbieter THAWTE. Doch auch diese Maßnahmen genügen noch nicht für eine vollständige Absicherung.

Schutz für jedes Dokument durch digitale Wasserzeichen

® ist es möglich, im Hintergrund von PDF-Dokumenten Firmenlogos und sonstige Schutzmerkmale einzupflegen. Diese Wasserzeichen können entweder sichtbar gestaltet sein, wie man es zum Beispiel von Geldscheinen kennt. Es ist aber auch möglich, sie nicht wahrnehmbar in die Unterlagen einzubinden. Bei der illegalen Verbreitung eines Schriftstückes lässt sich auf diese Weise ein Rückschluss auf den Verursacher ziehen.

Personenbezogene Haftung in Datenräumen

Bei Einrichtung eines Datenraums ist es nicht unüblich, dass zwischen den Parteien schriftliche Vereinbarungen geschlossen werden, die beispielsweise Schadenersatzansprüche für die unberechtigte Weitergabe von Daten beinhalten. Durch die gerichtsverwertbare Protokollierung im Datenraum und die Verwendung von Wasserzeichen haben Sie im Zweifelsfall die Möglichkeit, Ihre Ansprüche durchzusetzen. Zudem wird jedem Beteiligten von vornherein klar sein, dass ein Fehlverhalten nachweisbar ist. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines Datenraum-Anbieters darauf achten, dass diese wichtigen Funktionen enthalten sind. Es gehört zum Standard von dataroomX^®, revisionssichere Logprotokolle zu führen. Die Verwendung sicherer Wasserzeichen ist grundsätzlich bei allen PDF-Dateien möglich. Für noch mehr Sicherheit können Sie übrigens zusätzlich den Fotografierschutz aktivieren. Dieser macht Fotos von Dokumenten unleserlich. Auf dem Bildschirm bleiben die Schriftzeichen hingegen für das menschliche Auge lesbar.