Wichtige Datenraum-Funktionen: Effizienter zum Ziel

18.07.2021

Ein Datenraum soll bei aller Sicherheit einfach zu handhaben sein. Nur dann ist gewährleistet, dass er durch die Beteiligten eines Rechtsgeschäfts vorschriftsmäßig genutzt wird. Daher müssen die eingesetzten Sicherheitsmechanismen so umgesetzt werden, dass auch virtuelle Datenräume intuitiv benutzbar bleiben.

Datenraum in gewohnter Umgebung: Ordner und Dokumente

Für den Zugriff benötigen Sie lediglich einen aktuellen Webbrowser. Dies vermeidet Kompatibilitätsprobleme zwischen unterschiedlichen Betriebssystemplattformen wie Windows und MacOS. Zudem gehört es zu den bewährten Standardfunktionen aktueller Browser, verschlüsselte Verbindungen aufzubauen. Die Benutzeroberfläche kann einheitlich für alle Beteiligten gestaltet werden. Dies geschieht bei dataroomX^® nach dem Vorbild der gängigen Betriebssysteme in Form von übersichtlichen Ordnerstrukturen. Zudem haben Kunden Einfluss auf das Erscheinungsbild ihres Datenraums. So lassen sich Farben und Logos gemäß des Corporate Designs einer Firma anpassen. Fast alle gängigen Dateiformate können in Datenräumen verarbeitet werden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verwendung von PDF-Dokumenten empfohlen, da hier zusätzliche Schutzmechanismen anwendbar sind.

Rechtevergabe in Datenräumen

Nicht jeder Nutzer benötigt die gleichen Zugriffsrechte. Das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten ist beispielsweise der sensibelste Vorgang im Umgang mit einem Datenraum. Daher lässt sich vom Bevollmächtigten im Detail festlegen, auf welche Dokumente ein Nutzer zugreifen darf und welche Aktionen er damit durchführen kann. Dies geschieht durch das Anhaken der entsprechenden Felder in einer Übersicht. Zur lückenlosen Dokumentation eines Geschäfts werden zudem alle Benutzeraktionen erfasst.

Datenschutz geht vor: Wasserzeichen und Fotografierschutz

Wo Internas, Betriebsgeheimnisse und andere sensible Informationen abgelegt sind, ist ein zusätzlicher Schutz sinnvoll. Ein digitales Wasserzeichen kann beispielsweise helfen, Urheberrechtsverstöße zu belegen und notwendige Schadenersatzforderungen unterstützen. In Datenräumen von dataroomX^® werden PDF-Dokumente automatisiert mit einem Wasserzeichen versehen, das Datum und aufrufenden Leser beinhaltet. Zudem lassen sich Hinweise auf den Rechteinhaber integrieren, zum Beispiel ein Logo Ihrer Firma. Zusätzlich ist ein Fotografierschutz aktivierbar. Das Abfotografieren vom Bildschirm wird dabei durch die sogenannte Guilloche-Technik erschwert. Hierbei werden kleine verschlungene Linien auf dem Dokument eingeblendet. Der Inhalt bleibt für das menschliche Auge lesbar, die Lesbarkeit auf einer Fotografie hingegen ist stark eingeschränkt.

Immer auf dem Laufenden: Notizen und Status-E-Mails

Für die Zusammenarbeit der Geschäftspartner bieten Datenräume Möglichkeiten, interne Notizen zu verfassen. Diese bleiben als fester Bestandteil im Datenraum. Hier können Arbeitsstände dokumentiert und Informationen ausgetauscht werden. Zudem ist es möglich, Beteiligte automatisch über Aktionen wie das Einstellen neuer Dokumente informieren zu lassen. Entsprechende Kommunikationsmöglichkeiten sind in allen Datenräumen von dataroomX^® enthalten. Insofern stehen virtuelle Datenräume einem physischen Datenraum mit Aktenordnern von der Funktionalität in kaum einem Punkt nach. Von der Flexibilität her bieten sie sogar Vorteile.