Welche Sicherheit müssen virtuelle Datenräumen bieten?

Welche Sicherheit müssen virtuelle Datenräumen vorweisen können? Denn bei der Speicherung von Dokumenten in Datenräumen kommt der Dokumentensicherheit eine besonders wichtige Rolle zu. Dies ist insbesondere dann umso wichtiger, wenn das Unternehmen sensible Informationen in einem virtuellen Datenraum ablegen möchte. Im folgenden Artikel beleuchten wir Aspekte sicherer Datenräume von allen Seiten und gehen im Detail darauf ein, was einen sicheren Datenraum ausmacht.

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Relevante Zertifizierungen im Überblick

Die virtuellen Datenräume werden in sicheren physischen Datenzentren bereitgestellt. Die Betreiber der Datenzentren stellen eine Reihe von Maßnahmen zur Verfügung, die dem Standard sicherer Datenräume entsprechen. Die wichtigsten Zertifizierungen, die für ein sicheres Datenzentrum sprechen und eine hohe Sicherheit der gespeicherten Daten im Datenraum gewährleisten sind:

• ISO 27001-zertifiziert: Datenzentren mit der ISO 27001-Zertifizierung sind Experten für Informationstechnologien und sind bekannt für die Vermeidung sämtlicher Sicherheitsprobleme.
• TRUSTED-CLOUD-zertifiziert: Das Label für vertrauenswürdige Cloudservices für die Wirtschaft bestätigt die Datenraumsicherheit, die Verfügbarkeit der Dateien und die Vertraulichkeit des Serverstandortes.
• ISO 9001-zertifiziert: Der weltweit anerkannter Standard belegt, dass die Anforderungen an ein wirksames Qualitätsmanagement in einem Unternehmen erfüllt werden.

Falls Sie auf der Suche nach einem Datenraum sind, ist die Datenraumsicherheit das erste und wichtigste Kriterium, das Sie berücksichtigen sollten. Die sichere Aufbewahrung sensibler Daten und die Vorbeugung externer Angriffe sind die wichtigsten Faktoren für einen nachhaltigen Projekterfolg.

Welche Sicherheitsmechanismen sollte ein guter Datenraum bieten?

Folgende Funktionen und Features eines digitalen Datenraums gewährleisten die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Datenverwaltung:

1. Beschränkung des Anzeigemodus: Dieses Feature gibt Ihnen die volle Kontrolle über die in dem digitalen Datenraum gespeicherten Dokumente. So können Sie beispielsweise nur einen bestimmten Teil des gespeicherten Dokuments öffentlich einsehbar bereitstellen.
2. Dynamisches Wasserzeichen: Sichere Datenräume stellen auch den Einsatz dynamischer Wasserzeichen zur Verfügung. Dynamische Wasserzeichen werden bei der Kennzeichnung eines Dokuments eingesetzt und können mit unterschiedlichen Metainformationen angereichert sein, wie zum Beispiel Name, Datum oder IP-Adresse.
3. Fernzerstörung: Digitale Datenräume, die eine Fernzerstörungsfunktion der gespeicherten Dokumente zur Verfügung stellen, gelten als sehr sicher. Damit können Sie die unberechtigte Weitergabe von sensiblen Dokumenten und Unterlagen vermeiden, indem Sie den Dokumentenverfall per Fernsteuerung aktivieren. Das ist sogar dann möglich, wenn das Dokument heruntergeladen wurde.
4. Virenscanner: Ein guter Datenraum sollte unbedingt einen performanten Virenscanner zur Verfügung stellen, sodass Dokumente mit Viren und anderen Computerschädlingen nicht in den Datenraum hochgeladen werden können.
5. 256-Bit SSL Verschlüsselung: Die Datenübertragung und Speicherung der Daten wird in digitalen Datenräumen über eine 256-Bit SSL Verschlüsselung gesichert. Die 256-Bit AES SS-Verschlüsselung gilt dabei als goldener Standard.
6. Deutscher Serverstandort: Damit Sie nicht gegen die Datenschutzgrundversordnung (DSGVO) verstoßen, achten Sie auf den Serverstandort in Deutschland oder Europa. Das Gesetz sieht vor, dass die persönlichen Daten den EU-Raum nicht verlassen dürfen.
7. Datenschutzkonform: Es ist darauf zu achten, dass persönliche Daten datenschutzkonform gespeichert werden. Die DSGVO regelt genau, wie lange und zu welchem Zwecke persönliche Daten vorgehalten werden dürfen. Ansonsten müssen die persönlichen Daten in den entsprechenden Dokumenten geschwärzt werden.