Was sind virtuelle Datenräume?

Was sind virtuelle Datenräume? Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich einfach ausgedrückt um ein Dokumentenarchiv, das online und mit einem Passwort geschützt zugänglich ist. Datenräume werden in Fachkreisen oft mit der englischen Bezeichnung „Virtual Data Room“ oder mit der Abkürzung „VDR“ bezeichnet. Ein Virtual Data Room enthält in der Regel vertrauliche Daten, die jederzeit standortunabhängig eingesehen, bearbeitet und gespeichert werden können. Im folgenden Artikel sehen wir uns das Thema virtuelle Datenräume von allen Seiten an und gehen auf die bedeutendsten Funktionen und Features dieser äußerst interessanten Technologie im Detail ein.

Foto: stock.adobe.com (Shock)

Was sind virtuelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume sind spezielle cloudbasierte Lösungen, in denen Unternehmen all ihre sensiblen Daten versenden und aufbewahren können (vgl. auch Filehosting). Der wesentliche Unterschied zwischen einem virtuellen und einem physischen Datenraum spiegelt sich in der Tatsache wider, dass dort Dokumente an einem festen Ort in Papierform bereitgestellt werden. Virtuelle Datenräume bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile, weswegen die Nutzung dieser cloudbasierten Services von Jahr zu Jahr zunimmt. Die fortschreitende Digitalisierung und die globalen Wirtschaftsmärkte sind nur einige Prozesse, weswegen Unternehmen auf die Nutzung virtueller Datenräume umsteigen.

Wie lässt sich ein virtueller Datenraum nutzen?

Moderne Unternehmen, die in Zeiten der Globalisierung und insbesondere auch Digitalisierung, erfolgreich sein möchten, kommen heutzutage an dem Einsatz digitaler Datenräume nicht mehr vorbei. Wichtige Unterlagen und zeitkritische Informationen sind so jedem Beteiligten jederzeit zugänglich. Ein virtueller Datenraum lässt sich grundsätzlich über zwei verschiedene Wege erreichen. Zum einen gibt es den direkten Zugriff über einen gewöhnlichen Webbrowser. Zum anderen sind auch diverse VDR-Anwendung verfügbar, die von dem Betreiber des jeweiligen Cloud-Services zu Verfügung gestellt werden. Der Aufruf der in der Cloud gespeicherten Dokumente gestaltet sich schnell und einfach, wobei die Ansicht der Inhalte an die Struktur einer lokalen Festplatte erinnert. Um vertrauliche Dokumente bearbeiten zu können, müssen diese zunächst auf den lokalen Computer heruntergeladen werden. Nach der erfolgreichen Bearbeitung wird die Datei anschließend wieder in den virtuellen Datenraum hochgeladen. dataroomX^® als Virtual Data Room lässt den Datenraum wie einen lokalen Festplatten-Ordner aussehen, weshalb sich Bedienung äußerst leicht und effizient gestaltet.

Wo kommen virtuelle Datenräume zum Einsatz?

Die Arbeit mit sensiblen Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zum normalen Arbeitstag. Ein virtueller Datenraum ist insbesondere für Unternehmen von Bedeutung, die das Management und die Transaktionen von Unterlagen bisher in Papierform realisiert haben. Hierzu gehören beispielsweise Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft und dem Finanzsektor. Im Mittelpunkt aller Tätigkeiten steht immer die Transaktion von Unterlagen mit vertraulichen Informationen. Virtual Data Rooms machen die Arbeit in diesen Branchen wesentlich effizienter und vor allem sicherer.