Was ist ein virtueller Datenraum oder ein VDR Service?

12.01.2017

Viele Anwender stellen sich die Frage, wodurch sich ein VDR Service von einem virtuellen Datenraum unterscheidet. Es gibt keinen Unterschied. Es sind einfach nur zwei verschiedene Fachbegriffe. VDR Service steht dabei für die Abkürzung von „Virtual Data Room“. Allerdings unterscheidet man reale Datenräume von virtuellen.

Datenraum als physischer Raum an einem neutralen Ort

Ein Datenraum ist ein physisch geschützter Raum, in welchem bei einer M&A-Transaktion zum Zweck einer Due Diligence (DD) über das zu verkaufende Unternehmen eine Sammlung von Unterlagen aufbewahrt wird. In diesem Datenraum werden alle Unterlagen bereitgestellt, die für das kaufende Unternehmen von Interesse sein kann. Andere Anwendungen von Datenräumen sind Großprojekte, wie z. B. Immobilienbereich, in denen die Projektbeteiligten Dokumente, Pläne, Rechnungen, Besprechungsprotokolle etc. austauschen und nach bestimmten Regeln bearbeiten. Der Datenraum wird meist nicht im Unternehmen, sondern an einem neutralen Ort eingerichtet, z. B. beim Anwalt, der das Unternehmen vertritt. Ebenso sind virtuelle Datenräume möglich. Generell dient ein Datenraum dazu, alle vertraulichen Dokumente bei einer M&A-Transaktion sicher aufzubewahren.

Virtueller Datenraum als webbasierte Cloud-Lösung

Bei einem VDR (virtuellen Datenraum) handelt es sich somit um nichts anderes als einen Service, der oben beschriebene Dienste virtuell also online zur Verfügung stellt. Zugänglich gemacht werden die Dokumente dabei mit Hilfe von webbasierten Browser-Oberflächen, welche das Anlegen der Dateien in einer Ordnerstruktur erlaubt. Des Weiteren ermöglicht der virtuelle Datenraum im Rahme der M&A-Transaktionen ebenfalls Due Diligence. Hierunter wird eine Risikoprüfung eines Unternehmens verstanden – dabei erfolgt vor allem die Prüfung hinsichtlich dessen wirtschaftlicher, steuerlicher, rechtlicher und finanzieller Verhältnisse. Dieser Prozess lässt sich virtuell leichter durchführen, da die Anwender hier nicht unter Zeitdruck stehen und in die benötigten Dokumente jederzeit Einsicht nehmen können. In diesem Kontext ist anzumerken, dass sich der VDR auch in puncto Datenmanagement bewährt hat. Begründet wird dies in erster Linie darin, dass mit einem funktionierenden Internetzugang alle Daten jederzeit und von jedem Ort aus eingesehen werden können. Ferner sorgt die Digitalisierung der Dokumente dafür, dass beim Bearbeiten derselben sowohl Zeit als auch Geld gespart wird. Aus diesem Grund bevorzugen mittlerweile etliche Firmen VDR Services.

Welche Anwendungsbereiche gibt es für Datenräume?

Beschriebener Service wird nicht nur im Kontext von M&A-Transaktionen eingesetzt. Der VDR kommt vor allem auch bei Private Equity sowie Kreditsyndizierungen zur Anwendung. Durch diese Einsatzbereiche kann dieser Dienst in etlichen Industrien Verwendung finden. Großer Beliebtheit erfreut sich der virtuelle Datenraum in folgenden Sparten:

• Recht
• Energie
• Buchhaltung
• Regierung
• IT und Telekommunikation
• Gesundheitswesen
• Investment Banking
• Venture Capital
• Medien

Sicherheitsanforderungen an virtuelle Datenräume

Die Hauptaufgabe einer VDR Anwendung besteht darin, alle Daten sicher aufzubewahren, zu verwalten und diese bei Bedarf mit anderen Teilnehmern ebenfalls im geschützten Modus zu teilen. Um ihren Anwendern ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten, bieten etliche Unternehmen diesen eine Vielzahl an erweiterten Funktionen an. Bewährt hat sich diesbezüglich vor allem eine Anmelde-Authentifizierung, die in mehrere Stufen gegliedert ist – hiermit wird sichergestellt, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die virtuellen Dokumente haben. Zusätzlich haben Kunden bei einigen Anbietern die Möglichkeit, sich zum richtigen Umgang mit den Datenbanken einschulen zu lassen. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass Anwender im virtuellen Datenraum maximale Sicherheit wahren. Für eine unbedenkliche Nutzung jenes Service sorgen des Weiteren ein IP– sowie zeitlich beschränkter Zugang und dynamische Wasserzeichen.

Den richtigen Anbieter für Datenräume finden

Mittlerweile stehen Interessenten etliche Anbieter, die ihren VDR Service zur Verfügung stellen, zur Auswahl. Dabei kann die Entscheidung für ein bestimmtes Unternehmen jedoch schwer fallen. Ein Augenmerk sollte vor allem auf die Leistungen gelegt werden – nur so ist dafür gesorgt, dass man einen Angebot findet, welches den persönlichen Bedürfnissen zu 100% entspricht. In jedem Fall sollte ein VDR Service aber folgende Leistungen beinhalten:

• Sichere Verwaltung der Dokumente
• Profisuche auf alle Dokumentenindizes und -inhalte
• Webbasierte Rechteverwaltung
• Protokollierung der Nutzeraktivitäten
• Verwaltung mehrerer DD–Projekte mit demselben Konto
• Massenuploads
• Zulassung unterschiedlicher Dateiformate wie PDF, XLS, DOC etc.
• Zweck des virtuellen Datenraums analysieren

Darüber hinaus sollten Sie sich vor der Auswahl eines Anbieters darüber im Klaren sein, wofür und wie Sie den Datenraum einsetzen wollen. So wissen Sie genau, welche Funktionen der gewünschte VDR mitbringen muss. Gleichzeitig müssen Sie sich jedoch auch über das Unternehmen, welches den Service zur Verfügung stellt, genauer informieren.

Wichtige Leistungen: Testzugang, transparente Preise & Kundenservice

Eine seriöse Firma ist zudem dazu bereit, Ihnen eine Testversion ihres VDR zur Verfügung zu stellen. So haben Interessenten nämlich die Möglichkeit, alle Funktionen des Datenraums kostenlos und unverbindlich auszuprobieren – die meisten Anbieter stellen Ihnen die gratis Version für rund 14 Tage zur Verfügung. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden, sollten Sie außerdem den Kundenservice unter die Lupe nehmen. Ein seriöses Unternehmen sollte rund um die Uhr für Sie erreichbar sein – auf diese Weise können etwaige Probleme und Unklarheiten sofort gelöst werden. Der gewünschte Anbieter hat idealerweise bereits Erfahrung mit komplexen Finanztransaktionen wie Börsengänge (IPO) gesammelt. So stellen Sie sicher, dass dieser bereits über ein ausreichendes Maß an Erfahrung verfügt und Ihnen gegebenenfalls auch bei Prozessen dieser Art zur Seite stehen kann.

Bereitstellung der webbasierten Datenraum-Server in Deutschland

Einen essenziellen Stellenwert nimmt beim virtuellen Datenraum des Weiteren das Thema Bereitstellung der Datenraum-Server ein. Dabei sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, welcher über ein durch ein TÜV-Zertifikat ausgezeichnetes „sicheres Rechenzentrum“ in Deutschland verfügt. Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass auch die Software des Datenraums in Deutschland programmiert sein sollte, damit keine Spähprogramme von Geheimdiensten oder Wettbewerbern eingebaut worden sind.

Sichere Dokumente: Für einen maximale Sicherheit beim Umgang mit Ihren Daten sorgen ein zeitlich beschränkter Zugang, standardisierte Echtzeit-Backups sowie eine SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung.
Funktionalität: Auch eine angemessene Funktionalität sowie eine intuitive Steuerung sind beim Umgang mit virtuellen Datenräumen von großer Wichtigkeit.
Nutzerfreundlichkeit: In diesem Kontext bieten Ihnen etliche Unternehmen erweiterte Suchfunktionen sowie eine leicht verständliche und einfache Benutzeroberfläche an – hiermit wird dafür gesorgt, dass der virtuelle Datenraum sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Anwender geeignet ist.

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