Was ist ein Datenraum? – Der richtige Vergleich von Datenräumen

29.07.2019

Was ist ein Datenraum? Diese Frage ist eine der meist gestellten der Besucher von dataroomx.de. Jeder kennt mittlerweile Onlinedienste wie Dropbox, GoogleDrive, iCloud & Co. Dort werden auf einer virtuellen Festplatte Dateien an einem zentralen Ort gespeichert. Entweder als Alternative zur Festplatte oder zum Austausch dieser Dateien mit Dritten.

Wir widmen heute in unserer Newsrubrik einen eigenen Artikel und versuchen die bestmögliche Antwort zu liefern.

Besonders hohe Sicherheitsanforderungen

Bei dem Ablegen der Daten in einem sogenannten Datenraum werden besonders hohe Sicherheitsanforderungen gestellt. Die Daten sind meistens geheim oder sensibel und nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Datenräume werden vor allem im Bereich Unternehmens- und Immobilientransaktionen, vor allem bei Mergers & Acquisitions-Projekte (M&A), Due-Diligence-Prüfungen (DD) und Portfolioverwaltungen, genutzt. Im E-Government-Bereich werden die Datenräume zur Dokumentenspeicherung oder zum Dokumentenaustausch unter Geheimnisträgern eingesetzt. Privatpersonen nutzen immer häufiger sogenannte elektronische Safes oder digitale Schließfächer, auch E-Safe/eSafe genannt, um ihre Daten hochsicher abzulegen und auf diese dezentral zugreifen zu können.

Dokumente mit sensiblen oder geheimen Daten im Datenraum

Bei den Dokumenten handelt es sich somit um sehr vertrauliche oder geheime Informationen. Deshalb werden an einen virtuellen Datenraum besondere Sicherheitsanforderungen gestellt und alle Vorgänge von einer Software protokolliert. Die Dokumente erhalten auch ein individuelles Wasserzeichen, welches den Nutzer identifiziert. Es gibt viele andere Anwendungsfelder für Datenräume. Im Immobilienbereich z. B. werden den Projektbeteiligten vor allem Pläne, Grundbuchauszüge, Rechnungen, Besprechungsprotokolle usw. zur Verfügung gestellt. „Datenraum“ ist ein feststehender Fachbegriff für die Einsicht in vertrauliche Unterlagen zwecks Prüfung einer Beteiligung oder eines Kaufs. Bis Anfang der 2000er-Jahre wurden die Dokumente nicht in einem digitalen, sondern physischen Datenraum bereitgestellt – z. B. beim Anwalt oder Steuerberater, der das Unternehmen vertrat. Hier wurde händig protokolliert, wer welche Ordner oder Dokumente eingesehen hat. International wird die Dienstleistung als VDR-Service („Virtual Data Room“) bezeichnet.

Datenräume mit webbasierter Oberfläche und Verzeichnisstruktur

In einer selbsterklärenden Ordnerstruktur werden die Dokumente übersichtlich für die Kaufinteressenten abgelegt. Zugänglich gemacht werden die vertraulichen Dokumente mithilfe einer webbasierten Oberfläche (Webbrowser wie Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Internet Explorer). Nach dem Login gelangt der Interessent in eine Ordnerstruktur, welche die für den Due Diligence-Prozess notwendigen Unterlagen zur Bildschirmansicht oder zum Download vorhält. Die Ordnerstruktur ist dabei analog der von den Computern bekannten Verzeichnisstruktur (wie der Microsoft Datei Explorer oder der Mac Finder). Der Anbieter hat hier die Unterlagen strukturiert abgelegt, sodass sich die Interessenten übersichtlich durch die Daten navigieren können.

Besonderer Schutz der Dokumente mit Wasserzeichen und Fotografierschutz

Jede Dokumenten-Seite wird durch das Wasserzeichen geschützt, welches Nutzer und genaue Uhrzeit des Betrachtens enthält. Optional ist ein Fotografierschutz aktivierbar. Die Hauptaufgabe eines Datenraumes besteht darin, alle Daten sicher aufzubewahren, zu verwalten und diese bei Bedarf mit anderen Teilnehmern ebenfalls im geschützten Modus zu teilen. Um ihren Anwendern ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten, bieten etliche Unternehmen diesen eine Vielzahl an erweiterten Funktionen an. Bewährt hat sich diesbezüglich vor allem eine Anmelde-Authentifizierung, die in mehrere Stufen gegliedert ist – hiermit wird sichergestellt, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die virtuellen Dokumente haben. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass Anwender im virtuellen Datenraum maximale Sicherheit wahren. Für eine unbedenkliche Nutzung jenes Services sorgen des Weiteren ein IP – sowie zeitlich beschränkter Zugang und dynamische Wasserzeichen.

Datenraum-Vergleich: So findet sich der richtige Anbieter

Mittlerweile stehen Interessenten etliche Anbieter, die ihren Datenraum-Service zur Verfügung stellen, zur Auswahl. Der Vergleich der Datenräume ist somit geboten. Dabei kann die Entscheidung für ein bestimmtes Unternehmen jedoch schwer fallen. Ein Augenmerk sollte vor allem auf den Vergleich und die Gegenüberstellung der Leistungen gelegt werden – nur so ist dafür gesorgt, dass man ein Angebot findet, welches den persönlichen Bedürfnissen zu 100% entspricht. In jedem Fall sollte ein Datenraum-Anbieter folgende Leistungen beinhalten:

• Sichere Verwaltung der Dokumente
• Profisuche auf alle Dokumentenindizes und -inhalte
• Webbasierte Rechteverwaltung
• Protokollierung der Nutzeraktivitäten
• Verwaltung mehrerer DD–Projekte mit demselben Konto
• Massenuploads
• Zulassung unterschiedlicher Dateiformate wie PDF, XLS, DOC etc.
• Zweck des virtuellen Datenraums analysieren

Checkliste Datenraum-Vergleich

Darüber hinaus sollten Sie sich vor der Auswahl eines Anbieters im Klaren sein, wofür und wie Sie den Datenraum einsetzen wollen. So wissen Sie genau, welche Funktionen der gewünschte Datenraum mitbringen muss. Gleichzeitig müssen Sie sich jedoch auch über das Unternehmen, welches den Service zur Verfügung stellt, genauer informieren. Ein Vergleich der Datenraum-Anbieter lohnt sich! Wir stellen Ihnen hier eine Checkliste für die Wahl eines geeigneten Datenraum-Anbieters in Deutschland zusammen. Eine seriöse Firma ist zudem dazu bereit, Ihnen eine Testversion ihres VDR zur Verfügung zu stellen. So haben Interessenten nämlich die Möglichkeit, alle Funktionen des Datenraums kostenlos und unverbindlich auszuprobieren – die meisten Anbieter stellen Ihnen die Gratisversion für rund 30 bis 60 Tage zur Verfügung. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden, sollten Sie außerdem den Kundenservice unter die Lupe nehmen. Ein seriöses Unternehmen sollte rund um die Uhr für Sie erreichbar sein – auf diese Weise können etwaige Probleme und Unklarheiten sofort gelöst werden. Der gewünschte Anbieter hat idealerweise bereits Erfahrung mit komplexen Finanztransaktionen wie Börsengänge (IPO) gesammelt. So stellen Sie sicher, dass dieser bereits über ein ausreichendes Maß an Sachkenntnissen verfügt und Ihnen gegebenenfalls auch bei Prozessen dieser Art zur Seite stehen kann.

Zertifizierer sicheres Rechenzentrum in Europa

Einen essenziellen Stellenwert nimmt beim virtuellen Datenraum des Weiteren das Thema „Bereitstellung der Datenraum-Server“ ein. Dabei sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, welcher ein durch das unabhängige Zertifizierer ausgezeichnetes „sicheres Rechenzentrum“ in Deutschland verfügt. Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass auch die Software des Datenraums in Deutschland programmiert sein sollte, damit keine Spähprogramme von Geheimdiensten oder Wettbewerbern eingebaut worden sind. Wenn Sie einen umfassenden Service schätzen, sollten Sie sich für Unternehmen entscheiden, welche Ihnen nicht nur bei der Sammlung von Daten, sondern gleichermaßen den Ablauf von Geschäftsabschlüssen vereinfachen.

Der Datenraum-Vergleich macht’s

Der Datenraum-Vergleich macht’s: dataroomX^® unterscheidet sich in wesentlichen Bereichen deutlich von ihren Wettbewerbern:

• German Cloud – Datenbereitstellung in Deutschland – Kein Hosting oder Backups der Datenräume auf ausländischen Servern.
• Software made in Germany – Entwicklung & Programmierung in Deutschland und ständige Anpassung der Datenräume an Ihre Kundenbedürfnisse.
• Unkomplizierte Bedienung – Keine mühsame Computerinstallation! Einfache Benutzeroberfläche und Zugriff der Datenräume über Ihren Webbrowser.
• Deutschsprachig – Die „Muttersprache“ unserer Datenraum-Software und unserer Hilfevideos ist deutsch. Wir verwenden eine einfache Sprache und versuchen Fachchinesisch zu vermeiden.
• Faire und klare Gebühren – Keine komplexen Abrechnungsmodellen nach Seitenaufrufen, Datentransfer oder Dokumentenanzahl.
• Kunden-Testsieger: Bei der Befragung unserer Kunden, die zuvor verschiedene Datenräume getestet haben und im Durchschnitt seit 10 Jahren Datenräume für ihre Due Diligence einsetzen, ist dataroomX^® der Testsieger unter den deutschen Datenraum-Anbietern.
• ISO/IEC 27001:2013-zertifiziert – Zertifizierung des Datenraum-Rechenzentrums nach den hohen ISO-Standards.
• TRUSTED-CLOUD-zertifiziert – Zertifizierung des Datenraum-Rechenzentrums nach dem höchsten deutschen Label für vertrauenswürdige Cloud Services für die Wirtschaft.
• THAWTE-zertifiziert – Zertifizierung der Datenraum-Anwendung mit einem verschlüsselten Netzwerkprotokoll zur hochsicheren Übertragung von Daten.
• Verschlüsselte Übertragung – Gewährleistung der hochsicheren Übertragung Ihrer Datenraum-Dokumente im Internet via SSL-Standards.
• Höchste Zugangssicherheit – Revisionssichere Protokollierung, Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS („2FA“), Zugriffsbeschränkung nach IP-Adresse und Aufzeichnung von Anmeldeversuchen („Access Transparency“).
• Erfahrenes Softwarehaus – Als Internetpioniere entwickeln wir seit über 20 Jahren führende und hochmoderne Internet-Anwendungen.
• Vertrauensvoller Partner – Unser Unternehmen erhält regelmäßig sehr gute Bonitätsbeurteilungen unabhängiger Institute. Ein Datenraum-Partner mit Zukunft!
• Persönlicher Kontakt – Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leben und lieben ihre Arbeit. Wir wissen wie wichtig Kundenzufriedenheit ist: Daher sind wir gerne für Sie erreichbar und rufen Sie umgehend zurück!
• Bestens abgesichert – Mit dem Abschluss einer Berufs- (bis 2 Mio. €) und Betriebshaftpflicht (bis 3 Mio. €) bieten wir Ihnen die Sicherheit, wenn es zum unwahrscheinlichen Fall eines Schadens kommt!
• Gesellschaftliches Engagement – Wir sind Teilnehmer der deutschen Allianz für Cyber-Sicherheit und Mitglied im Kompetenznetzwerk Trusted Cloud. Dort engagieren wir uns für Transparenz, Sicherheit, Qualität und Netzwerkförderung.
• Schutz unserer Umwelt – CO²-neutrale Naturstrom-Versorgung aus Wasserkraftwerken für unsere Datenraum-Server.