Was ist ein Datenraum? – Begriffsdefinition und Anwendungsfälle

08.02.2023

Datenraum für Due Diligence

Datenraum für Due Diligence ist ein geschützter Bereich, in dem vertrauliche Unterlagen während eines Verkaufsprozesses gesammelt und von interessierten Bietern und Beratern geprüft werden. Ursprünglich als physischer Raum konzipiert, entwickelt sich diese in virtueller Form fort. Die Ortsgebundenheit ist nicht mehr notwendig, und die Arbeit der Beteiligten ist damit viel leichter. Aufgrund der Globalisierung und einer wachsenden Verwendung von IT-basierten Dokumentenmanagement-Systemen ersetzen die digitalen Datenräume die physischen.

Digitaler Datenraum

Ein digitaler Datenraum ist eine hochsichere, ortsunabhängige Anwendung für den Zugriff auf vertrauliche Dokumente über das Internet. Ein Webbrowser ist ausreichend. Hier können alle relevanten Dokumente für die Due Diligence strukturiert in Ordnern gespeichert und über Zugriffsrechte für bestimmte Benutzergruppen (z. B. Bieter) einsehbar oder herunterladbar gemacht werden. Der virtuelle Datenraum bietet durch Datenverschlüsselung bei Übertragung und Speicherung allerhöchste Sicherheit für den Austausch er vertraulichen Daten. Sensible Dokumente sind zudem durch Download-Schutz und einem Wasserzeichen geschützt. Detailierte Zugriffsrechte regeln, welche Benutzer welche Daten lesen, herunterladen oder bearbeiten darf. Administratoren des virtuellen Datenraums haben ständige Kontrolle über alle Vorgänge durch Aktivitätsprotokolle.

Datenraum Anwendungsfälle

Virtuelle Datenräume erfreuen sich heute einer großen Beliebtheit bei Unternehmen und werden nicht nur für Due Diligence genutzt, sondern auch für den sicheren und standortübergreifenden Datenaustausch sowie Online-Zusammenarbeit – sei es mit Kunden, Geschäftspartnern, aus dem Homeoffice oder in Projektteams. Alternativen wie E-Mail, FTP-Server oder SharePoint überfordern Anwender und setzen einen hohen IT-Administrationsaufwand voraus. Dabei steigen die Anforderungen an Datensicherheit auch bei Übertragungen über Unternehmensgrenzen hinweg. Virtuelle Datenräume bieten ein Höchstmaß an Datensicherheit durch Datenverschlüsselung. Benutzerspezifische Zugriffsrechte erweiterten Dokumentenschutz und Aktivitätsprotokollierung.

• Due Diligence:
  Due Diligence ist ein Prozess, bei dem Unternehmen einer gründlichen Überprüfung unterzogen werden, um ihre finanziellen, rechtlichen und operativen Bedingungen zu bestimmen. Ein virtueller Datenraum kann verwendet werden, um eine sichere und zentralisierte Plattform für die Übermittlung und Überprüfung von Unternehmensdaten bereitzustellen. Dies erleichtert es Due Diligence-Teams, auf relevante Informationen zuzugreifen und die Überprüfung schneller abzuschließen. Überdies kann es dazu beitragen, dass Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen eingehalten werden.

• Corporate Finance/M&A:
  Corporate Finance/M&A bezieht sich auf die Strukturierung und Durchführung von Geschäftstransaktionen, einschließlich Fusionen, Übernahmen und Übertragungen von Eigentumsrechten. Ein digitaler Datenraum kann verwendet werden, um wichtige Unternehmensdaten und Dokumente zentral zu speichern und zugänglich zu machen. Dies ermöglicht es Interessenten, auf diese Informationen zuzugreifen und ihre Entscheidungen über die Teilnahme an Transaktionen zu treffen. Weiterhin kann es dazu beitragen, den Überprüfungsprozess und die Kommunikation zu beschleunigen, was die Transaktionszeit verkürzt.

• Rechtswesen:
  Im Rechtswesen werden diese hochsicheren Datenräume oft verwendet, um wichtige Dokumente und Informationen für rechtliche Verfahren zu speichern und zugänglich zu machen. Dies vereinfacht es Rechtsanwälten und Gerichten, auf relevante Informationen zuzugreifen und die Verfahren schneller abzuschließen. Sodann kann es dazu beitragen, Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen einzuhalten, indem es sicherstellt, dass vertrauliche Informationen geschützt sind. Der Datenraum kann auch für die Übermittlung und Überprüfung von Informationen und Dokumenten durch Parteien, Zeugen und Experten verwendet werden.
  
• Immobilienmanagement:
  Im Immobilienmanagement werden digitale Datenräume eingesetzt, um wichtige Dokumente und Informationen über Immobilienprojekte und -portfolios zu speichern und zugänglich zu machen. Dies erleichtert es dem Immobilienmanagement, auf relevante Informationen zuzugreifen und Entscheidungen schneller zu treffen. Ein virtueller Datenraum kann auch als Kommunikationsplattform für die Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern, einschließlich Investoren und Eigentümern, verwendet werden. Nebstdem kann es dazu beitragen, Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen einzuhalten, indem es sicherstellt, dass vertrauliche Informationen geschützt sind.
  
• Family Office:
  Ein Family Office ist eine Einrichtung, die für die Verwaltung des Vermögens einer Familie verantwortlich ist. Ein virtueller Datenraum kann verwendet werden, um wichtige finanzielle und rechtliche Informationen und Dokumente zentral zu speichern und zugänglich zu machen. Dadurch kann das Family Office schneller auf relevante Informationen zuzugreifen und Entscheidungen zügiger treffen. Ansonsten kann es dazu beitragen, Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen einzuhalten, indem es sicherstellt, dass vertrauliche Informationen geschützt sind.
  
• Fondsmanagement:
  Im Fondsmanagement werden Data Rooms verwendet, um wichtige Informationen und Dokumente über Fonds und Anlagen zu speichern und zugänglich zu machen. Fondsmanagement können ebenfalls schneller auf relevante Informationen zugreifen, sie sind agiler und können wichtige Zeit bei der Recherche sparen. Ein virtueller Datenraum kann auch als Kommunikationsplattform für die Zusammenarbeit mit Investoren und anderen Stakeholdern verwendet werden. Im übrigen kann es dazu beitragen, Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen einzuhalten, indem es sicherstellt, dass vertrauliche Informationen geschützt sind.
  
• Forschung & Entwicklung:
  In der Forschung und Entwicklung werden ebenfalls wichtige Informationen und Daten gespeichert und nutzbar gemacht. Dies kann beinhalten Forschungsergebnisse, Prototypen, Patente und andere wichtige Informationen. Durch den webbasierten Zugriff können Forscher und Entwickler ihre Arbeit effizienter organisieren. des Weiteren kann es auch als Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Stakeholdern, einschließlich Partnern und Kunden, verwendet werden.
  
• Gesundheitswesen:
  Im Gesundheitswesen werden Data Rooms verwendet, um wichtige Informationen und Dokumente über Patienten, Behandlungen und Studien zu speichern und auszutauschen. Dies kann beinhalten medizinische Aufzeichnungen, Diagnosen, KI-Anwnedungen (Künstliche Intelligenz), Behandlungspläne und Laborergebnisse. Ein Virtual Data Room erleichtert es Ärzten und medizinischen Fachkräften auf diese Informationen webbasiert zu zugreifen. Ferner kann es auch als Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Gesundheitsdienstleistern und -anbietern verwendet werden.
  
• ICO/IPO:
  Bei einem Initial Coin Offering (ICO) oder einem Initial Public Offering (IPO) werden virtuelle Datenräume traditionell eingesetzt, um Geschäftszahlen und Informationen über Produkte und Leistungen des Unternehmens anderen vertraulich zugänglich zu machen. Dies kann beinhalten Geschäftsplan, Finanzprognosen, rechtliche Dokumente und andere wichtige Informationen. Der digitale Datenraum erleichtert Investoren einen schnellen Datenzugriff und eine fundierte Entscheidungsgrundlage bereitzustellen. Über dies hinaus kann es auch als Plattform für die Kommunikation mit anderen Stakeholdern, einschließlich Unternehmensvertretern und Rechtsanwälten, verwendet werden.