Was ist ein Datenraum?

05.07.2023

Was ist ein Datenraum? Diese Frage beantworten wir in unserem aktuellen Blogeintrag. Grundsätzlich ist ein Datenraum ein geschützter Raum, in dem Unternehmen eine umfangreiche Sammlung von Unterlagen bereitstellen, die im Rahmen einer Due Diligence (DD) für potenzielle Käufer oder andere Interessenten zugänglich gemacht werden. Dieser Raum dient dazu, sämtliche relevanten Informationen, die das verkaufende Unternehmen teilen möchte, an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen.

Neben dem Einsatz bei Unternehmensverkäufen finden Datenräume auch in anderen Bereichen Anwendung, insbesondere in großen Projekten wie Bau- oder Ingenieursprojekten. Hier werden Dokumente, Pläne, Rechnungen, Besprechungsprotokolle und vieles mehr zwischen den Projektbeteiligten ausgetauscht und gemäß bestimmter Regeln bearbeitet.

Ein Datenraum wird in der Regel nicht im Unternehmen selbst, sondern an einem neutralen Ort eingerichtet. Dies kann beispielsweise bei einem Anwalt geschehen, der das Unternehmen vertritt. Darüber hinaus sind auch virtuelle Datenräume möglich, die online zugänglich sind.

Arten von Datenräumen

Es gibt verschiedene Arten von Datenräumen, die je nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen einer Transaktion oder eines Projekts eingesetzt werden.

Physischer Datenraum: Ein physischer Datenraum besteht aus einer Sammlung von Unterlagen, die an einem bestimmten Ort zur Verfügung gestellt werden. Hier können potenzielle Käufer oder andere Interessenten Zugang zu den relevanten Informationen erhalten.

Elektronischer Datenraum: Mit dem zunehmenden Umfang internationaler Unternehmensgeschäfte und der Notwendigkeit, Beratern und Interessenten den Zugriff auf einen Datenraum über Landesgrenzen hinweg zu ermöglichen, werden immer häufiger IT-basierte elektronische Datenräume eingesetzt. Ein solcher Datenraum ermöglicht den geschützten Zugriff auf Informationen im Rahmen der Due Diligence. Die relevanten Dokumente werden strukturiert in einem digitalen Archiv abgelegt und über einen verschlüsselten Eingangsbereich mit Passwortschutz vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Vorteile des elektronischen Datenraums

Ein elektronischer Datenraum bietet mehrere Vorteile gegenüber einem physischen Datenraum:

1. Guter, effizienter Zugang für verteilte Teams: Durch einen elektronischen Datenraum können Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, einfach und effizient auf die relevanten Informationen zugreifen. Es ist nicht notwendig, dass alle Beteiligten physisch an einem Ort zusammenkommen, um auf die Unterlagen zuzugreifen.
2. In der Regel strukturierte Datensammlung: Elektronische Datenräume ermöglichen es, die bereitgestellten Informationen strukturiert abzulegen und zu organisieren. Dies erleichtert die Navigation und das Auffinden spezifischer Dokumente und erhöht die Effizienz bei der Durchführung der Due Diligence.

Nachteile des elektronischen Datenraums

Es gibt jedoch auch einige potenzielle Nachteile bei der Verwendung eines elektronischen Datenraums:

1. Erschwerte Kommunikation zwischen verschiedenen Teams auf der Käuferseite: In einem elektronischen Datenraum kann die direkte Kommunikation und Interaktion zwischen den verschiedenen Teams auf der Käuferseite herausfordernd sein. Es kann schwierig sein, effektiv zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, insbesondere wenn sich die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten befinden.

2. Systematische Auswertung der Due Diligence-Schwerpunkte des Käufers durch den Verkäufer möglich: Im elektronischen Datenraum besteht die Möglichkeit, dass der Verkäufer die Aktivitäten und Schwerpunkte der Due Diligence des Käufers systematisch auswertet. Dies kann dazu führen, dass der Verkäufer sein Verhalten und seine Informationen entsprechend anpasst, um eine bestimmte Wahrnehmung zu erzeugen.

Ablauf

Der Ablauf eines Datenraums umfasst in der Regel zwei Hauptphasen: die Planung und die Durchführung.

Planung

Was ist ein Datenraum? – In der Planungsphase werden verschiedene Aspekte des Datenraums festgelegt:

Datenrauminhalt: Die im Datenraum bereitgestellten Unterlagen hängen von verschiedenen Kriterien ab. Das Unternehmen muss entscheiden, welche Informationen zu diesem Zeitpunkt offengelegt werden sollen. Typischerweise umfasst dies geprüfte Jahresabschlüsse, Gesellschaftsverträge und eine Übersicht über Mitarbeiter. Es müssen ausreichend Informationen vorhanden sein, um einen Verkauf voranzutreiben, aber gleichzeitig dürfen keine sensiblen Geschäftsgeheimnisse wie z.B. Umsatzrenditen einzelner Kunden preisgegeben werden.

Datenraumregeln: Es werden spezifische Regeln für den Datenraum festgelegt, die streng überwacht werden. Dazu gehört die Benennung der Nutzer des Datenraums vor Beginn der Due Diligence. Die Nutzer müssen die Datenraumregeln unterzeichnen, und ihre Anwesenheit wird in entsprechenden Listen dokumentiert. Es ist in der Regel untersagt, Dokumente aus dem Datenraum zu entfernen, aber Abschriften dürfen angefertigt werden.

Besondere Datenraum-Arten: Wir unterscheiden zwei Nutzungsarten, grüne und rote Datenräumen: Ein grüner Datenraum ist ein Datenraum, der allen beteiligten Parteien nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung zugänglich gemacht wird. Hierbei handelt es sich um eine offene Zugriffsmöglichkeit für alle potenziellen Interessenten, die bestimmte Vertraulichkeitsvereinbarungen akzeptieren. Im Gegensatz zum grünen Datenraum wird der rote Datenraum nur einem ausgewählten Personenkreis bekannt gegeben. In der Regel erhalten nur Berater Zugang zum roten Datenraum, die berufsständisch zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, wie beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Der rote Datenraum wird oft erst in einer späteren Phase des Transaktionsprozesses geöffnet, um nur den Bietern Zugang zu gewähren, die sich in der Endphase des Prozesses befinden.

Die Regeleinhaltung wird durch ständig im Datenraum anwesendes Aufsichtspersonal kontrolliert.

Durchführung

Die Durchführung des Datenraums beinhaltet die eigentliche Arbeit und den Zugriff auf die bereitgestellten Unterlagen:

Datenraummitarbeiter: Es wird ein Team von Mitarbeitern vonseiten des Käufers zusammengestellt, bestehend aus Anwälten, Wirtschaftsprüfern und anderen Fachleuten, die den Datenraum analysieren. Je nach Art des Unternehmens, das zum Verkauf steht, können auch Experten aus den Bereichen Marken- und Patentrecht, Verwaltungsrecht, Steuerrecht, Umweltrecht, Umwelttechnik, EDV oder Versicherungswesen hinzugezogen werden.

Datenraumarbeit: Alle benannten Mitarbeiter haben Zugang zum Datenraum und somit zur Einsicht in die bereitgestellten Unterlagen. Sie prüfen die Dokumente sorgfältig und bewerten ihren Inhalt entsprechend. Im Rahmen dieser Prüfung können sie Kopien bestimmter Dokumente anfordern und weiterführende Fragen stellen. Der Verkäufer kann diesen Anforderungen zustimmen und die Fragen ganz oder teilweise beantworten. Der Käufer hat jedoch kein Recht auf die Herausgabe oder Beantwortung und kann seine Entscheidung zum Kauf möglicherweise davon abhängig machen.

Da zu Beginn des Datenraumverfahrens nicht immer bekannt ist, welche Dokumente später als Kopie benötigt werden, bemühen sich die Datenraummitarbeiter, so viele relevante Dokumente wie möglich abzuschreiben oder zu diktieren, sei es auf dem PC oder handschriftlich.

Ein weiteres Instrument in diesem Prozess ist die Managerpräsentation, bei der das Management des Unternehmens das Unternehmen vorstellt und gegebenenfalls Fragen zum Unternehmen direkt beantwortet.

Zusammenfassung

Was ist ein Datenraum, dieser Frage sind wir sehr ausführlich nachgegangen. Er lässt sich wie folgt zusammenfassen: Ein Datenraum ist ein geschützter Raum, in dem Unternehmen im Rahmen einer Due Diligence oder bei großen Projekten relevante Unterlagen bereitstellen. Es gibt verschiedene Arten von Datenräumen, darunter physische und elektronische Datenräume, sowie grüne und rote Datenräume. Der Ablauf umfasst die Planung des Datenraums, einschließlich des Inhalts und der Regeln, sowie die Durchführung, bei der die Datenraummitarbeiter Zugang zu den Unterlagen haben und diese analysieren. Ein Datenraum ist ein wichtiger Aspekt bei Unternehmensverkäufen und anderen geschäftlichen Transaktionen, um einen sicheren und kontrollierten Austausch von Informationen zu ermöglichen. Ein bekannte deutscher Anbieter ist dataroomX^®.

#dataroom   #dataroomx   #datenraum   #datenräume   #duediligence   Zurück zur Übersicht