Virtuelle Datenraum-Preise: Kosten, Modelle & Einsparpotenziale im Überblick

06.03.2025

Virtuelle Datenräume (VDR) sind essenziell für Unternehmen, die vertrauliche Dokumente sicher verwalten oder im Rahmen einer Sorgfältigkeitsprüfung (Due Diligence) teilen möchten. Doch welche Kosten sind mit dem Anmieten von Datenräumen bzw. den hochsicheren Cloud verbunden? Die Preisgestaltung für Datenräume variiert je nach Anbieter und Modell. Ein genauer Blick auf die unterschiedlichen Kostenstrukturen hilft, das passende Angebot zu finden.

Welche Datenraum-Preismodelle gibt es?

Die Preise für virtuelle Datenräume lassen sich in verschiedene Modelle unterteilen:

1. Pauschalgebühren (Flat Rate)

Bei diesem Modell fällt eine feste monatliche Gebühr an, unabhängig von der Anzahl der Nutzer oder dem Datenvolumen. Unternehmen mit hohen Anforderungen profitieren von der Planbarkeit dieser Kosten. dataroomX® ist einer der wenigen deutschen Anbieter, die Flattarife bietet.

2. Nutzerbasierte Abrechnung

Hier wird pro Benutzer oder Administrator abgerechnet. Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Nutzern, da die Kosten entsprechend skalieren. Doch meist ist eine Mindestanzahl erforderlich, sodass mit den Benutzerpreisen nur die Kunden geködert werden sollen.

3. Speicherbasierte Abrechnung

Die Gebühren orientieren sich an der genutzten Speichermenge. Je mehr Daten hochgeladen werden, desto höher die Kosten. Diese Variante ist nur sinnvoll für Unternehmen mit begrenztem Speicherbedarf. Doch auch im Zuge der Due Diligence kommen weitere Dokumente hinzu, ihre Dateigrößen unplanbar. Eine speicherbasierte Abrechnung ist deswegen mit Vorsicht zu genießen. Auch hier bieten Flatpreise mehr Planungssicherheit.

4. Seitenbasierte Abrechnung

Einige Anbieter berechnen ihre Preise auf Basis der hochgeladenen oder aufgerufenen Seiten. Diese Methode eignet sich eher für kleinere Transaktionsprojekte mit geringem Dokumentenvolumen. Auch hier gilt. Der Bedarf an Seiten kann schnell steigen, sodass eine seitenbasierte Abrechnung schnell preislich unattraktiv wird. Meist begrenzen die Anbieter auch die Speichermenge, sodass die Due Diligence finanziell nicht planbar ist.

Datenraum-Preise bei dataroomX®

dataroomX® setzt auf transparente, flexible und faire Flat-Preisstrukturen, die sich an den Anforderungen der Kunden orientieren. Drei Modelle stehen zur Auswahl:

• Single-Paket (ab 190 €):  Perfekt für kleinere Unternehmen. Enthält einen Datenraum mit drei Nutzern und einem Administrator-Zugang.
• Multi-Paket (ab 340 €): Für mittlere Anforderungen mit bis zu 10 Datenräumen, 15 Nutzern pro Raum und unbegrenzten Administrator-Zugängen.
• Profi-Paket (1.800 €): Maximale Flexibilität mit unbegrenzten Datenräumen, Nutzern und Administratoren.

Besonders praktisch: Ist ein Datenraum aktuell nicht in Nutzung, kann er „ruhend“ gestellt werden – dadurch fallen nur geringe Kosten an. Zudem sind alle Pakete monatlich kündbar, was Unternehmen maximale Kontrolle über ihre Ausgaben ermöglicht.

Einsparpotenziale bei virtuellen Datenräumen clever nutzen

Mit der richtigen Strategie lassen sich also bei virtuellen Datenräumen erhebliche Kosten einsparen, ohne auf Sicherheit oder Funktionalität zu verzichten. Eine Flatrate schützt vor unerwarteten Kostensteigerungen, da speicher- oder seitenbasierte Modelle schnell teuer werden können. Anbieter mit flexiblen Kündigungsoptionen ermöglichen es zudem, ungenutzte Datenräume „ruhend“ zu stellen, wodurch nur minimale Gebühren anfallen. Auch die Auswahl der wirklich benötigten Funktionen hilft, unnötige Zusatzkosten zu vermeiden. Skalierbare Pakete sorgen dafür, dass Unternehmen je nach Bedarf zwischen Tarifen wechseln können, während ein genauer Blick auf versteckte Gebühren – etwa für zusätzlichen Speicherplatz oder Support – vor Überraschungen schützt. Wer auf eine transparente Kostenstruktur setzt, kann einen leistungsstarken Datenraum effizient und kostengünstig nutzen.

Flattarife bei Datenräumen sind das richtige

Flattarife bieten Unternehmen die nötige Planungssicherheit, um auch bei dynamischen Projekten wie der Due Diligence nicht von unerwarteten Kosten überrascht zu werden. Während speicher- oder seitenbasierte Modelle zunächst günstig erscheinen mögen, können unvorhersehbare Dateigrößen oder eine steigende Anzahl von Dokumenten die Kosten schnell in die Höhe treiben. Besonders im M&A-Bereich, wo sich das Datenvolumen je nach Verhandlungsstand verändert, sind Flatrates die bessere Wahl. Sie ermöglichen eine transparente Kalkulation und verhindern unerwartete Mehrkosten, sodass sich Unternehmen voll auf ihre Transaktionen konzentrieren können. Mit seinen flexiblen und fairen Preismodellen setzt dataroomX® auf eine transparente Kostenstruktur, die Unternehmen jeder Größe anspricht.