Signing und Closing: Der Datenraum beim Unternehmensverkauf

09.07.2025

Der Datenraum beim Unternehmensverkauf: Der Verkauf eines Unternehmens ist ein komplexer und oft einmaliger Vorgang im Leben eines Unternehmers. Neben wirtschaftlichen, rechtlichen und emotionalen Aspekten gilt es, zahlreiche technische, organisatorische und vertrauliche Fragen zu klären. Besonders wichtig in diesem Prozess ist der Einsatz eines professionellen virtuellen Datenraums. Denn hier laufen die Fäden zusammen, wenn es um Transparenz, Informationssicherheit und die Vorbereitung rechtssicherer Entscheidungen geht. Vor allem in der heißen Phase eines Unternehmensverkaufs – zwischen „Signing“ und „Closing“ – spielt der Datenraum eine zentrale Rolle.

Was ist ein Datenraum?

Ein Datenraum ist ein sicherer Ort zur Bereitstellung sensibler Dokumente. Während früher physische Datenräume – verschlossene Räume mit Papierordnern – genutzt wurden, ist heute der virtuelle Datenraum (Virtual Data Room, VDR) Standard. In ihm werden alle für die Prüfung durch potenzielle Käufer relevanten Dokumente digital abgelegt, strukturiert und mit Zugriffsbeschränkungen versehen. Nur autorisierte Nutzer erhalten Zugang. Ein professioneller Datenraum-Anbieter wie dataroomX® stellt dabei sicher, dass der Schutz vor unbefugtem Zugriff ebenso gewährleistet ist wie eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten im Raum.

Der Datenraum im Verkaufsprozess

Ein Unternehmensverkauf lässt sich in vier zentrale Phasen unterteilen:

1. Vorbereitungsphase
2. Vermarktungsphase
3. Verhandlungsphase
4. Vertragsphase

Der Datenraum kommt insbesondere in der Verhandlungsphase zum Einsatz. Er dient der sogenannten Due Diligence – der sorgfältigen Prüfung aller unternehmensrelevanten Informationen durch den potenziellen Käufer.

Typische Inhalte des Datenraums sind:

• Jahresabschlüsse der letzten drei bis fünf Jahre
• Gesellschaftsverträge und Gesellschafterlisten
• Steuerbescheide und -erklärungen
• Arbeitsverträge und Organigramme
• Immobiliennachweise und Mietverträge
• Schutzrechte (z. B. Patente, Marken)
• Kundenverträge und Auftragslisten
• Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern
• Informationen zu anhängigen Rechtsstreitigkeiten

Der Umfang und die konkrete Zusammenstellung hängen von Unternehmensgröße, Branche und Transaktionsstruktur ab. Hierbei ist die Einbindung eines M&A-Beraters oder einer spezialisierten Transaktionskanzlei empfehlenswert.

Die Bedeutung der Due Diligence

Die Due Diligence dient dem Käufer dazu, Chancen und Risiken der Transaktion zu bewerten. Sie kann finanzieller, rechtlicher, steuerlicher oder auch technischer Natur sein. Je nach Transaktionstyp kann sie sich über mehrere Wochen oder sogar Monate erstrecken.

Wichtig: Die im Datenraum hinterlegten Informationen gelten nach Abgabe eines „Letter of Intent“ (LoI) als verbindlich. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen können den Verkaufsprozess gefährden – oder im schlimmsten Fall zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Deshalb ist die Qualität und Vollständigkeit der bereitgestellten Daten von zentraler Bedeutung.

Virtueller Datenraum: Vorteile gegenüber herkömmlichem Dokumentenaustausch

Warum reicht ein cloudbasierter Ordnerdienst wie die US-amerikanischen Anbieter Dropbox oder Google Drive nicht aus?

Ein professioneller Datenraum wie dataroomX® bietet gegenüber Consumer-Cloud-Diensten entscheidende Vorteile:

• Sicherheit: Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, 2-Faktor-Authentifizierung und zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.
• Transparenz: Jede Aktivität – Uploads, Downloads, Lesezugriffe – wird protokolliert und kann bei Bedarf ausgewertet werden.
• Effizienz: Schneller Datenzugriff, strukturierte Navigation, Volltextsuche und Q&A-Tools erleichtern die Arbeit aller Beteiligten.
• Rechtskonformität: DSGVO-konform, revisionssicher und auf Wunsch mit Exportfunktionen für Archivierung und Dokumentation.
• Vertraulichkeit: Unterschiedliche Nutzerrechte verhindern, dass Käufer mehr Informationen erhalten, als für ihre Prüfungsphase notwendig ist.

Für Unternehmen, die höchste Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Souveränität stellen, ist ein deutscher Anbieter wie dataroomX® die beste Wahl.

Signing und Closing – was passiert wann?

Die Begriffe Signing und Closing bezeichnen zwei rechtlich unterschiedliche, aber eng zusammenhängende Schritte im Rahmen eines Unternehmensverkaufs:

• Signing: Die Unterzeichnung des Kaufvertrags durch beide Parteien – oft in Anwesenheit eines Notars. Rechtlich ist der Deal damit geschlossen, aber noch nicht vollzogen.
• Closing: Die tatsächliche Durchführung der Transaktion – meist verbunden mit der Kaufpreiszahlung, der Übertragung der Gesellschaftsanteile und der wirtschaftlichen Übergabe.

Zwischen beiden Ereignissen kann je nach Komplexität der Transaktion einige Zeit vergehen – manchmal Wochen, manchmal Monate. Der Zeitraum dient zur Erfüllung sogenannter Closing Conditions, z. B.:

• Genehmigungen durch Kartellbehörden
• Zustimmung von Gesellschaftern oder Aufsichtsgremien
• Finalisierung von Jahresabschlüssen
• Übergabe bestimmter Unterlagen
• Klärung von anhängigen Rechtsfragen

Der Datenraum bleibt in dieser Zeit häufig geöffnet. Neue Dokumente können ergänzt werden – etwa wenn eine Closing-Bedingung das Vorliegen eines aktuellen Jahresabschlusses verlangt.

Datenraum in der Closing-Vorbereitung

In der Zeit zwischen Signing und Closing wird der Datenraum häufig nochmals intensiv genutzt – diesmal von der Käuferseite. Hier werden letzte Integrationsfragen geklärt, Checklisten abgearbeitet und die sogenannte Post-Merger-Integration vorbereitet.

Zudem dient der Datenraum als gemeinsame Quelle der Wahrheit: Was zu diesem Zeitpunkt dokumentiert und nicht widersprochen wurde, ist Bestandteil der vertraglichen Vereinbarungen – und kann im Streitfall Beweiskraft entfalten. Auch deshalb gilt der Datenraum bei professionellen M&A-Transaktionen als Standard.

Typische Fragen vor dem Closing – und wie der Datenraum hilft

1. Welche Übergabedokumente sind noch offen?
Der Datenraum zeigt, welche Dokumente bereitgestellt, gelesen oder kommentiert wurden – und wo noch Handlungsbedarf besteht.

2. Sind alle Closing-Bedingungen erfüllt?
Ein strukturiertes Closing-Register im Datenraum hilft, den Überblick über Bedingungen, Zuständigkeiten und Deadlines zu behalten.

3. Wer hat wann auf welche Dokumente zugegriffen?
Der Aktivitätsreport des Datenraums gibt Aufschluss über Zugriffe und Aktivitäten einzelner Nutzergruppen – wichtig z. B. bei vertraulichen IP-Informationen.

4. Wie kann ich die Daten revisionssicher archivieren?
Professionelle Datenräume bieten Exportfunktionen, mit denen der gesamte Raum als ZIP-Datei inkl. Audit-Trail exportiert werden kann – ideal für die Dokumentation gegenüber Anwälten, Notaren oder Investoren.

Best Practices für Verkäufer

Wer als Verkäufer einen Unternehmensverkauf vorbereitet, sollte den Datenraum nicht erst kurz vor der Due Diligence befüllen. Besser ist ein gestaffelter, strukturierter Aufbau:

1. Frühzeitig vorbereiten: Schon in der Vorbereitungsphase sollten zentrale Unterlagen gesammelt und für die spätere Bereitstellung digitalisiert werden.
2. Dokumentenstruktur planen: Themen wie Finanzen, Recht, Personal, IT und Immobilien sollten übersichtlich gegliedert sein.
3. Vertraulichkeit wahren: Nicht alle Informationen sind für alle Käufer bestimmt – nutzen Sie differenzierte Zugriffsrechte.
4. Q&A-Funktion nutzen: Bieten Sie Käufern die Möglichkeit, strukturiert Fragen zu stellen – das reduziert E-Mail-Chaos.
5. Dokumentation exportieren: Nach Abschluss der Transaktion sollte der Datenraum archiviert und ggf. rechtlich gesichert werden.

Der Datenraum ist mehr als nur ein Dateiordner

Ein erfolgreicher Unternehmensverkauf hängt von vielen Faktoren ab: der richtigen Bewertung, einer klaren Strategie, einem professionellen M&A-Berater – und nicht zuletzt von der sorgfältigen und transparenten Informationsbereitstellung. Hier spielt der Datenraum eine zentrale Rolle. Er schafft Vertrauen, reduziert Risiken und sichert rechtlich ab.

Gerade in der kritischen Phase zwischen Signing und Closing ist der Datenraum das Rückgrat der Transaktion. Wer hier auf eine professionelle Lösung setzt, stellt sicher, dass auch der letzte Schritt – das Closing – reibungslos und rechtssicher gelingt.

dataroomX® bietet dafür die passende Lösung: Sicher, einfach, DSGVO-konform – und vollständig in Deutschland gehostet. Für alle, die beim Unternehmensverkauf auf Nummer sicher gehen wollen

#closing   #dataroom   #datenraeume   #datenraum   #duediligence   #firmenverkauf   #signing   #unternehmensverkauf   Zurück zur Übersicht