Sicherheit geht vor: Warum sich ein virtueller Datenraum lohnt

15.02.2022

Welche Kriterien zeichnen virtuelle Datenräume aus? Welche Sicherheitsanforderungen müssen erfüllt sein? Dürfen virtuelle Datenräume auch außerhalb Deutschlands und der EU genutzt werden? – Das sind häufige Fragen, die den Datenraum-Anbieter dataroomX^®  erreichen.
Den Datenräumen von dataroomX^® schenken viele Branchen ihr Vertrauen. Aber auch öffentliche Einrichtungen und Gerichte nutzen die Plattform, ihre streng vertrauliche und oft geheime Kommunikation vorzunehmen.

Passwortgeschützter Zugang auf Datenräume

In einem virtuellen Datenraum werden im Zuge von M&A-Prozessen alle notwendigen und vertraulichen Dokumente digital bereitgestellt. Über Webbrowser wie Chrome, Edge, Firefox oder Safari können Bieter und Interessenten passwortgeschützt zugreifen, um sich über das zum Verkauf stehende Objekt oder Anteile davon zu informieren. Dafür werden häufig Experten wie Juristen und Betriebswirte bestellt, welche die Daten sichten. Der Vorteil ist vor allem, dass die Dokumente online gesichtet werden können – ohne Anreisekosten und ohne hohen Aufwand sich vor Ort zu registrieren. Virtuelle Datenräume sind viel besser geschützt. Manche Dokumente können z. B. nicht heruntergeladen werden. Mitarbeiter haben nicht in alle Ordner Einsicht. Zudem signiert der digitale Datenraum jedes Dokument mit einem Zeitstempel und dem Namen des Nutzers, sodass genau festgehalten wird, wer welche Informationen gelesen hat. Dieser Sichtungsprozess, im Fachjargon „Due Diligencebezeichnet, wird durch eine Volltextsuche beschleunigt. Das „Durchackern“ von Aktenordnern entfällt dank intelligenter Suchabfrage-Möglichkeiten.

Datenräume zu geheimen und revisionssicheren Austausch von Dokumenten

Virtuelle Datenräume haben das M&A-Geschäft revolutioniert, denn die Datenräume können online von jedem Ort der Welt genutzt werden können. Eine Internetverbindung und ein handelsüblicher Browser reichen aus. Keine Softwareinstallation ist vonnöten, was wiederum ein Sicherheitsplus bietet, da keine externe Software eingerichtet werden muss. Die meisten nutzen Datenräume für Due-Diligence-Prozesse. Dazu gehören vor allem Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, M&A-Professionals und Corporate-Finance-Berater, Beteiligungsgesellschaften & Banken und Immobiliengesellschaften/Real Estate/Architektur-/Ingenieurbüros. Andere nutzen die virtuellen Datenräume zum geheimen und revisionssicheren Dokumentenaustausch. Hier handelt es sich meist um sogenannte Berufsgeheimnisträger jeder Art wie Notare, Ärzte und Gerichte. Aber auch im Bereich Forschung & Entwicklung, Gremienkommunikation, Projektentwickler und dezentralen Projektteams ist die sichere Breitstellung hochsensibler Dokumente gefragt.

DSGVO- und E-Privacy-konform

Datenräume unterliegen hohen Sicherheitsanforderungen, müssen DSGVO-konform sein und die E-Privacy-Standards der Europäischen Union erfüllen. Eine Bereitstellung oder ein Backup der Datenräume außerhalb Deutschlands und der EU ist demnach streng verboten. Daneben garantieren weitere Sicherheitsmerkmale einen sicheren Dokumentenaustausch. Der Datenraum-Anbieter dataroomX^® setzt dabei
auf eine verschlüsselte Übertragung der Dokumente nach den höchsten Verschlüsselungsprotokollen, einem mehrmaligen täglichen Malware-Scan, Reputationsüberwachungen, regelmäßige Schwachstellenüberprüfungen und der Bereitstellung der Server nach den hohen Anforderungen des Trustes-Cloud-Siegels. Die Datenraum-Lösung dataroomX^® bietet mit der Vergabe flexibler Leserechte einen großen Vorteil an: Ihre Kunden sehen nur die zugewiesenen Dateien, sodass die Geheimhaltungsverpflichtungen für den jeweiligen Adressatenkreis eingehalten werden.