Professionell auftretten und Daten schützen: Datenräume für Wirtschaftsprüfer

24.10.2021

Wenn Sie als Wirtschaftsprüfer tätig sind, sollten Sie sich mit den Vorteilen eines Datenraums beschäftigen. Datenräume sind seit jeher dafür gedacht, eine neutrale Plattform für die Prüfung wichtiger Firmenunterlagen zu bilden. Ihre Kunden sind so in der Lage, Ihnen auf eine sichere Weise Dokumente zur Verfügung zu stellen. Dabei geben sie jedoch nicht die Kontrolle darüber auf. Jeder Beteiligte behält für die Dauer des Prüfungsprozesses seinen Zugang zum Speicher. Mit einem Datenraum von dataroomX^® zeigen Sie Professionalität im Umgang mit sensiblen Daten Ihrer Kunden.

Sicherheit bei Datenräumen als oberste Prämisse

Gleich mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen wird die Sicherheit in Datenräumen garantiert. Dies beginnt mit der Auswahl der verwendeten Serverstandorte. Für Speicherplatz von dataroomX^® werden nur nach ISO 27001 zertifizierte deutsche Rechenzentren genutzt. Die eingesetzte Software haben eigene Spezialisten programmiert und halten sie gewissenhaft auf dem neuesten Stand. Der Datentransfer findet ausschließlich verschlüsselt statt. Es erfolgt ein permanentes Monitoring der Server auf Sicherheitsvorfälle. Natürlich sind alle Speicherplätze konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Dokumentation für vollständige Transparenz

Sie können gemeinsam mit Ihrem Klienten festlegen, wer einen Zugang zum Datenraum erhalten soll. Zugriffsrechte für Dokumente lassen sich einzeln vergeben. Über alle Anmeldevorgänge und Dateizugriffe wird ein Logprotokoll geführt. Auf diese Weise müssen Ihre Kunden keine wichtigen Unterlagen an anonyme Mailadressen schicken oder umständlich auf externen Datenträgern versenden. Der Zugriff auf Datenräume von dataroomX^® erfolgt übrigens unkompliziert per Webbrowser. Hierdurch sind die Daten jederzeit problemlos für Sie und Ihre Kunden verfügbar.

Kommunikation und Design in Datenräumen

Bei dataroomX^® ist es möglich, Datenräume individuell an Ihre Wünsche anzupassen. So können Sie die Farbgebung von Hintergründen und Elementen frei wählen. Auch die Einblendung Ihrer Firmenlogos oder sonstiger Hinweise ist möglich. Auf Wunsch lässt sich der Datenraum an einen eigenen Domainnamen koppeln. Der Speicherort wird auf diese Weise ein fester Bestandteil Ihres Firmenauftritts. Innerhalb des Datenraums ist es möglich, Notizen zu hinterlegen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch mehrerer Mitarbeiter. Über inhaltliche Änderungen, etwa die Bereitstellung neuer Dokumente, werden Beteiligte per E-Mail benachrichtigt.

Sichere Archivierung am Ende des Prüfungsprozesses

Ist Ihre Arbeit abgeschlossen, werden bei dataroomX^® alle Inhalte des Datenraums schreibgeschützt auf optischen Datenträgern gespeichert. Diese lassen sich auch versiegeln. Je nach Anforderung stehen dafür Sicherheitssiegel von Avery^® Zweckform oder die Versiegelung durch einen Notar zur Verfügung. Jeder Beteiligte erhält bei Bedarf eine Ausführung der Speichermedien. Die Vertragsmodelle von dataroomX^® sind folgerichtig auf begrenzte Projektlaufzeiten optimiert. Sie können jeden Datenraum monatsweise kündigen oder wesentliche Bedingungen wie die Nutzerzahl verändern. Es ist aber auch mit Flat-Modellen möglich, dauerhaft parallel mehrere Datenräume günstig zu betreiben.