Keine Nutzung von Word-Dateien bei Datenraum-Transaktionen

23.11.2017

Digitale Datenräume sind das Kommunikationsinstrument, um im Zuge einer Due Diligence geheime Dokumente potentiellen Käufern zur Verfügung zu stellen. Wir sprechen von „virtuellen“ Datenräumen, da in einer Cloud die Dokumente zum passwortgeschützten Abruf vorgehalten werden. Im Vergleich zu physischen Räumen müssen die Interessenten nicht an einen bestimmten Ort anreisen, sondern können die Kuration der Daten jederzeit und von jedem Ort online erledigen. Neben Due Diligences finden zahlreiche andere Branchen wie M&A, Real Estate, Legal, F&E und Life Sciences Anwendung der Cloud-Datenräume.

PDF ist das richtige Dateiformat

Kein Word in Datenräumen: Sie könnten Träger von Viren, Malware oder Spähprogrammen sein (Foto: nmann77, fotolia.com)

Doch nicht alle Datenraum-Anbieter stellen ihre Daten im sicheren PDF-Format bereit, sondern laden die original Word-Dateien in Datenräumen hoch. Nach dem Herunterladen können diese Dateien von den Interessenten allerdings verändert werden, sodass das Hochladen dieses Dateiformates dringend überdacht werden sollte. Das Programm Word bietet bequem die Möglichkeit, es im PDF-Format abzuspeichern. Ein weiteres Problem ist, dass insbesondere Word-Dateien von sogenannten Schadprogrammen infiziert worden sein können. Darunter versteht man eine Software, die entwickelt wurde, um unerwünschte und gegebenenfalls schädliche Funktionen auszuführen.

Viren, Malware, Spähprogramme

Mehrere Fachmagazine warnen daher vor dem Problem, dass das Dateiformat .docx Träger von Viren, Malware oder Spähprogrammen sein kann. Das Computermagazin CHIP sieht in Microsoft Word (MS-Word) eine schwerwiegende Sicherheitslücke, die es Angreifern sogar erlaube, Malware an sämtlichen Sicherheitsschranken des Systems – inklusive Virenscannern – vorbei einzuschleusen. Wie CHIP berichten, haben „Forscher von McAfee und FireEye eine kritische Sicherheitslücke in MS-Word publiziert, die eine ernsthafte Bedrohung darstellt und Systeme im Handumdrehen kompromittieren kann.“ Auch Norton warnt immer wieder davor, dass Viren über Microsoft Word-Dateien übertragen werden können, die Anwender per E-Mail erhalten und unbemerkt auf ihr System gelangen. Microsoft versucht regelmäßig neu auftretende Sicherheitslücken unverzüglich zu schließen. Ein Tipp ist daher, immer die aktuelle Word-Version zu nutzen.

Keine Word-Dateien in Datenräume stellen

Auch dataroomX warnt daher eindringlich davor, Word-Dateien in Datenräumen einzusetzen. Auch wenn speziell die Datenräume von dataroomX nicht von einer Malware infiziert werden können, so kann die Datei jedoch bei Dritten, welche die infizierte Datei hochladen, von den Schädlingen befallen werden. dataroomX verwendet zwar Virenschutz, jedoch sind diese bei Word-Dateien nicht immer erkennbar. Es kann nie ausgeschlossen werden, dass doch eine Spähdatei an einer Word-Datei hängt. Deshalb ist man auf der sicheren Seite, keine Word-Dateien in Datenräume hochzuladen. Mit dem PDF-Format steht man auf der sicheren Seite.

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