Grüne und rote Farben in virtuellen Datenräumen und ihre Bedeutung

Die Nutzung von Datenräumen unterliegt bestimmten Regeln. Üblich ist es, diese den Beteiligten im Vorfeld zu eröffnen und sich die Kenntnisnahme quittieren zu lassen. Ein Datenraum dient nahezu ausschließlich sensiblen Transaktionen. Klassischerweise handelte es sich dabei um ein Geschäft, etwa die Übernahme einer Firma. Virtuelle Datenräume werden auch in anderen Anwendungsfällen genutzt. In der Regel sind deren Inhalte nicht weniger vertraulich, zum Beispiel der Austausch von Dokumenten zwischen einem Rechtsanwalt und seinen Klienten.
Daher macht es Sinn, die Stufe der Vertraulichkeit und der damit verbundenen Verpflichtungen klar zu kennzeichnen. Dies geschieht mit den Farben rot und grün. Auch bei dataroomX^® werden virtuelle Datenräume auf diese Weise kategorisiert.

Grüne Datenräume

Da der Zugriff auf einen Datenraum ohnehin nur einem für den jeweiligen Zweck notwendigen Personenkreis gewährt wird, ist der grüne Raum sozusagen der frei zugängliche Bereich. Dies bedeutet nicht, dass dort weniger sorgfältig die Zugangsberechtigung geprüft und die Zugriffe dokumentiert würden. Auch bei der Autorisierung für einen grünen Datenraum wird vom Nutzer eine Vertraulichkeitserklärung verlangt. Selbstverständlich findet das Berechtigungskonzept, nach dem ausschließlich notwendige Rechte erteilt werden sollen, in jedem Fall Anwendung. Der wesentliche Unterschied ist, dass keine externe Qualifizierung gefordert wird, wie diese zum Beispiel Notare oder Steuerberater als Berufsgeheimnisträger haben. Gewisse Internas dürfen beispielsweise nur zwischen explizit Berechtigten ausgetauscht werden. In einem grünen Datenraum können Transaktionen heterogener Gruppen abgewickelt werden, etwa zwischen Dienstleister und Kunde oder Behörden und Firmen.

Rote Datenräume

Zugriff auf einen roten Datenraum darf nur erhalten, wer einer besonderen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegt. Dies sind in der Regel Berufsgeheimnisträger. Diese haben gemeinsam, dass sie aufgrund ihrer Funktion gemäß §53 der Strafprozessordnung (StPO) in einer besonderen Rechtsstellung sind. Einerseits haben sie eine Pflicht zur Verschwiegenheit über Inhalte, die sie im Rahmen der Berufsausübung zur Kenntnis genommen haben. Ein Beispiel hierfür ist die ärztliche Schweigepflicht. Diese berechtigt sie oftmals sogar dazu, Aussagen gegenüber Behörden oder Gerichten zu verweigern.

Andererseits verstoßen Berufsgeheimnisträger unter Umständen gegen Strafgesetze oder sonstige Verordnungen, wenn sie die Verschwiegenheit durchbrechen. Der Nachweis einer solchen Berufsgeheimnisträgerschaft qualifiziert den Beteiligten zur Nutzung des roten Datenraums.

Es muss bei einer Transaktion übrigens nicht zwingend entweder der eine oder der andere Datenraum gewählt werden. Diese können in vielen Fällen parallel oder nacheinander zur Anwendung kommen. So ist es möglich und üblich, in der Anfangsphase eines Prüfungsprozesses mehrere Berater und sonstige Beteiligte einzubeziehen. Hierfür wäre der grüne Datenraum die richtige Wahl. Der eigentliche Vertragsabschluss kann später in einem kleineren Kreis, in einem roten Datenraum erfolgen.