Existenzgründer aufgepasst: Diese Daten gehören nicht in einen Datenraum

08.09.2018

Insbesondere Existenzgründer und Start-ups kennen das Problem: Die möglichen Investoren wollen alles haargenau wissen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Gehälter der Gründer und Mitarbeiter, Verträge, Außenstände u. v. m. Doch es ist Vorsicht bei den Due Diligence-Prozessen geboten. Insbesondere der Datenschutz verlangt bestimmte Auflagen bei der Bereitstellung der Daten in virtuellen Datenräumen, die es zu beachten gilt.

Wachstum durch Beteiligung

Start-ups haben es nicht so einfach. Wollen sie sich doch auf ihre Produktidee und ihr Business konzentrieren. Doch die Suche nach einem passenden Investor verschlingt Zeit. Denn zum weiteren Wachstum werden Partner benötigt. Im Rahmen des sogenannten Due Diligence-Prozesses werden die rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Daten des Start-ups möglichen Interessenten in einem virtuellen Datenraum bereitgestellt. Das gilt es sorgfältig zusammenzustellen.

Angst vor zu viel Offenheit

Zu viel will man nicht preisgeben, es könnte ein Wettbewerber sein oder gar ein Unternehmen, welches die Idee abgreift. Oft ist ein Wettbewerbsverbot dann empfehlenswert. Jedoch sollte das Wettbewerbsverbot auf ein zeitlich und räumlich angemessenes Maß beschränkt werden. Auf der anderen Seite gilt es das Vertrauen des Investors zu gewinnen. Deshalb ist die Frage wichtig, welche Informationen der Investor wirklich benötigt.

Welche Informationen sind für den Investor wichtig?

• Informationen über das Start-up: Hier ist eine Übersicht über Idee & Marktreife des Produktes mit der gesamtwirtschaftliche Situation des Start-ups und den Lebensläufen der Gründer zusammenzustellen. Für die Risikoprüfung erwarten potentielle Investoren alle wichtigen rechtlichen, organisatorischen, finanziellen und steuerlichen Gesichtspunkte. Des Weiteren sind mögliche Patente oder Gebrauchsmuster bereitzustellen.
• Verlauf der Beteiligung: Bevor es zum sogenannten „Signing oder Closing“ (Vertragsunterzeichnung und -abschluss) kommt, müssen die Phasen der Due Diligence strukturiert werden: Zunächst sprechen wir von einem Vorbereitungsstadium, nach Auswahl des passenden Investors kommt es zu den Vertragsverhandlungen.
• Formen der Beteiligung: Hier sollten die Start-ups von vornherein klarstellen, was sie genau anstreben. Sollten Anteile verkauft oder beispielsweise die Übertragung aller Einzelgegenstände mit der Übernahme aller Verbindlichkeiten, Haftungsfragen und bestehender Arbeitsverträge vorgenommen werden.
• Geheimhaltungsvereinbarung: Das Geheimhaltungsinteresse der Start-ups ist elementar. Daher ist es Standard, dass für eine Due Diligence eine Geheimhaltungs- und Nichtverwertungsvereinbarung („Non Disclosure Agreement“) abgeschlossen wird.

Datenschutz aufgepasst

Die DSGVO hängt wie ein Damoklesschwert über einer Due Diligence. Seit dem 25. Mai gilt die Datenschutzgrundverordnung für Unternehmen und erfordert einen peniblen Umgang mit Daten und einer genauen Dokumentation des Umgangs mit persönlichen Daten in Form einer Verfahrensanweisung. Da hilft auch die Geheimhaltungsvereinbarung nichts. Unser Tipp: Alle persönlichen Daten von Vertragsnehmern müssen in den Dokumenten geschwärzt werden. Dies reicht aus, muss allerdings gewährleistet sein.

Wahl des richtigen Datenraum-Anbieters

Die Dokumente werden in virtuellen Datenräumen bereitgestellt, sodass der Transaktionsprozess ortsneutral gehalten werden kann. Gegenüber physischen Datenräumen spart man viel Zeit und Geld für Personal und Raum. Besonders im Rahmen von Mergers & Acquisitions sind hochsichere Datenräume stark gefragt. Bei dem deutschen Datenraum-Betreiber dataroomX^® gelten daher höchste Sicherheitsstandards. Das Rechenzentrum ist 100% „in deutscher Hand“ und bietet eine hochsichere IT-Infrastruktur. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland und unterzieht sich regelmäßig umfangreichen Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen.