Due Diligence: So gelingt der Unternehmensverkauf mit dem richtigen Datenraum

07.05.2025

Den richtigen Datenraum für die Due Diligence finden: Ein Unternehmensverkauf ist ein komplexer und oft nervenaufreibender Prozess – für Käufer wie Verkäufer. Im Zentrum dieses Prozesses steht die sogenannte Due Diligence, also die sorgfältige Prüfung des zu veräußernden Unternehmens durch potenzielle Investoren oder Käufer. Wer hier Zeit, Geld und Nerven sparen will, sollte auf einen professionellen virtuellen Datenraum setzen. Warum das so ist und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was bedeutet „Due Diligence“?

Der Begriff Due Diligence stammt aus dem US-amerikanischen Rechtsraum und bedeutet übersetzt so viel wie „gebotene Sorgfalt“. Gemeint ist damit die umfassende Prüfung aller relevanten Unternehmensinformationen durch den potenziellen Käufer vor Vertragsabschluss.

Ziel ist es, wirtschaftliche, steuerliche, rechtliche und technische Risiken zu identifizieren, die den Wert des Unternehmens beeinflussen könnten. Dabei werden zahlreiche Dokumente gesichtet – von Jahresabschlüssen über Gesellschaftsverträge bis hin zu Patenten und Kundenverträgen.

Warum ist ein virtueller Datenraum entscheidend?

Noch vor einigen Jahren wurden sensible Unterlagen in physischen Datenräumen zur Einsicht bereitgestellt. Heute läuft dieser Prozess effizienter, schneller und sicherer über sogenannte virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDR). Sie ermöglichen es, sämtliche relevanten Dokumente digital und zentral zur Verfügung zu stellen – revisionssicher, strukturiert und jederzeit abrufbar.

Ein virtueller Datenraum wie dataroomX® bietet dabei zahlreiche Vorteile:

• Höchste Sicherheitsstandards bei der Datenübertragung und -speicherung
• Zugriffssteuerung und detaillierte Rechtevergabe für unterschiedliche Nutzergruppen
• Lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten im Datenraum (Audit-Trail)
• Automatisierte Indizierung und Suchfunktionen für schnelles Auffinden relevanter Informationen
• Zugriff über mobile Endgeräte, ohne Installation zusätzlicher Software

Die Phasen eines Unternehmensverkaufs und die Rolle des Datenraums

Ein professioneller Unternehmensverkauf gliedert sich in mehrere Phasen – und in jeder davon spielt der virtuelle Datenraum eine tragende Rolle.

1. Vorbereitung

In dieser Phase bereitet der Verkäufer alle relevanten Unterlagen vor und strukturiert sie sinnvoll im Datenraum. Dazu gehören u.a.:

• Gesellschaftsverträge, Handelsregisterauszüge
• Jahresabschlüsse der letzten Jahre
• Steuerunterlagen und Betriebsprüfungsberichte
• Verträge mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Patente, Markenrechte, Lizenzen
• Personalübersichten und Arbeitsverträge
• Mietverträge, Versicherungen, Umweltgutachten

Ein strukturierter Datenraum vermittelt Professionalität und spart Zeit in späteren Phasen.

2. Investorensuche

Während potenzielle Käufer angesprochen werden, kann der Datenraum bereits eingerichtet und inaktiv vorbereitet sein. Sobald ein Interessent konkret wird, erhält er – nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung (NDA) – selektiven Zugang zu bestimmten Bereichen des Datenraums.

3. Due Diligence

Jetzt beginnt die eigentliche Prüfung. Der Käufer und seine Beraterteams (Anwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater) verschaffen sich einen Überblick über Chancen und Risiken des Zielunternehmens. Der Datenraum ermöglicht eine schnelle Navigation durch die Dokumentenstruktur, Kommentare und Rückfragen können direkt im System platziert werden.

Dank differenzierter Berechtigungsstrukturen kann der Verkäufer sicherstellen, dass jede Partei nur auf die für sie bestimmten Inhalte zugreifen kann – ein entscheidender Vorteil gegenüber herkömmlichen Cloud- oder File-Sharing-Diensten.

4. Vertragsverhandlung und Abschluss

Auf Basis der Due-Diligence-Ergebnisse werden nun Kaufpreis, Gewährleistungen und Vertragsdetails verhandelt. Auch während dieser Phase können nochmals Dokumente ausgetauscht und vertragliche Details im Datenraum aktualisiert werden.

5. Nach dem Deal

Nach Abschluss des Kaufvertrags dient der Datenraum weiterhin als revisionssicheres Archiv für alle Transaktionsunterlagen – ideal für spätere Nachweise, Audits oder steuerliche Rückfragen.

5 Tipps für den erfolgreichen Einsatz eines Datenraums bei Due Diligence

1. Strukturieren Sie frühzeitig

Beginnen Sie nicht erst mit der Dokumentensammlung, wenn ein Käufer an der Tür klopft. Ein sauber vorbereiteter Datenraum erhöht die Verkaufschancen und zeigt Ihre Professionalität.

2. Nutzen Sie professionelle Anbieter

Vermeiden Sie kostenlose Cloud-Lösungen oder interne Serverstrukturen. Diese bieten nicht das nötige Maß an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Nutzerverwaltung. Anbieter wie dataroomX® erfüllen höchste Standards – Made & Hosted in Germany.

3. Achten Sie auf DSGVO-Konformität

Sensible personenbezogene Daten wie Mitarbeiterverträge, Gehaltslisten oder Bewerbungsunterlagen unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein professioneller Datenraumanbieter stellt sicher, dass alle Datenschutzanforderungen erfüllt werden.

4. Setzen Sie auf Transparenz und Kontrolle

Dank Protokollfunktionen haben Sie stets den Überblick, wer welche Dokumente wann eingesehen oder heruntergeladen hat. Das hilft nicht nur im Verkaufsprozess, sondern kann auch rechtlich von Bedeutung sein.

5. Bieten Sie Support und Ansprechpartner

Gerade bei internationalen Transaktionen ist es wichtig, dass Käuferseite und Beraterteams auf einen Ansprechpartner zugreifen können – sei es bei technischen Fragen oder zur Dateninterpretation.

Fazit: Der richtige Datenraum macht den Unterschied

Ein Unternehmensverkauf ist kein Selbstläufer – aber mit dem richtigen digitalen Werkzeug wird er deutlich einfacher, effizienter und sicherer. Ein professioneller virtueller Datenraum ist dabei das Rückgrat jeder erfolgreichen Due-Diligence-Prüfung. Er sorgt nicht nur für Transparenz und Vertrauen, sondern spart auch wertvolle Zeit und reduziert Risiken für alle Beteiligten.

Mit dataroomX® setzen Sie auf eine europäische Lösung, die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und DSGVO-Konformität optimal vereint. Ganz gleich, ob Sie ein mittelständisches Familienunternehmen oder ein technologieorientiertes Start-up verkaufen möchten – mit einem professionell eingerichteten Datenraum legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Exit.