Due Diligence per Datenraum: Sicher und compliance-konform

02.09.2024

Die Migration in die Cloud ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, insbesondere wenn es um die sichere Speicherung sensibler Dokumente z. B. im Rahmen einer Due Diligence bzw. M&A-Projekts in einen digitalen Datenraum geht. Mit den Datenräumen von dataroomX^® erhalten Sie eine Lösung, die nicht nur höchste Sicherheitsstandards erfüllt, sondern auch eine umfassende Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen bietet.

Cloud-Datenräume: Verantwortlichkeiten festlegen und Vertrauen schaffen

Bevor Sie Ihre sensiblen Dokumente in die Cloud von dataroomX^® migrieren, ist es wichtig, die interne Governance auf den Umgang mit der Cloud auszurichten. Dies beinhaltet die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten und Prozesse, um sicherzustellen, dass alle Compliance-Regeln und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Wesentliche Fragen, die Sie klären sollten, sind:

• Regelwerk und Governance: Welche internen Richtlinien gelten für die Arbeit mit den Datenräumen von dataroomX^®? Wie können Vorschriften, Gesetze und Verträge eingehalten werden?
• Datenintegrität: Wer trägt die Verantwortung für die Sicherheit und Integrität Ihrer Daten in den Datenräumen?
• Migrationstiefe: In welchem Umfang sollen verschiedene Abteilungen oder Dokumententypen in die Cloud migriert werden?
• Risikomanagement: Wie werden potenzielle Risiken identifiziert, bewertet und minimiert?

dataroomX-Tipp: Nutzen Sie das Multi-User-Management von dataroomX^®, um Benutzerrechte gezielt zu verwalten. Durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine klar definierte Hierarchiestruktur lassen sich Compliance-Regeln einfach und intuitiv umsetzen.

Datenraum-Compliance: Datensicherheit erhöhen und Risiken managen

Die Wahl der richtigen Datenraum-Infrastruktur ist entscheidend für den Schutz Ihrer sensiblen Dokumente und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Bei der Nutzung der Datenräume von dataroomX^® können Sie sich darauf verlassen, dass sowohl technische als auch organisatorische Sicherheitsmaßnahmen höchsten Standards entsprechen. Wichtige Aspekte hierbei sind:

• IT-Sicherheit: Datensicherheit hat oberste Priorität. Die Infrastruktur von dataroomX^® nutzt moderne Hardware und regelmäßige Sicherheits-Updates, um einen starken Schutz gegen Cyberangriffe zu gewährleisten.
• Systemresilienz: Die Cloud-Virtualisierungsarchitektur vondataroomX^® ist transparent und sicher, was Ihnen die volle Kontrolle und Übersicht über Ihre gespeicherten Daten gibt.
• Schulungen und Datenschutz: dataroomX^® bietet umfassende Schulungen zur Handhabung von Datengeheimnissen und zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben, um die Anwendersicherheit zu erhöhen.

dataroomX-Tipp: Mit den DSGVO-konformen Datenräumen von dataroomX^® behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Daten. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in der Europäischen Union, was Ihre Datensouveränität zusätzlich stärkt.

IT-Infrastruktur revisions- und prüfungstauglich gestalten

Für eine rechtssichere Nutzung der Cloud-Dienste von dataroomX sollten verschiedene Maßnahmen kombiniert werden, um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu gewährleisten:

• Interne Revision: Implementieren Sie eine interne Revision, die regelmäßige Audits durchführt (z.B. Financial, Operational oder Management Audits).
• Zertifizierungen: Erlangen Sie Zertifizierungen nach anerkannten Prüfschemata wie ISO-Normen oder den Kriterien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
• Mindeststandards: Definieren Sie klare Mindeststandards nach BSI-Vorgaben, z.B. anhand des Kriterienkatalogs Cloud Computing C5.

dataroomX-Tipp: Die Datenräume von dataroomX^® sind nach höchsten Sicherheitsstandards zertifiziert und bieten mit präzisen Protokollierungsfunktionen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit Ihrer Datenaktivitäten, was bei Audits von unschätzbarem Wert ist.

Den richtigen Datenraum-Anbieter auswählen

Die Zusammenarbeit mit einem Datenraum-Anbieter erfordert Vertrauen und eine gemeinsame rechtliche Grundlage. Damit Ihre Wahl auf einen rechtssicheren Anbieter fällt, sollten folgende Kriterien erfüllt sein:

• EU-Standort: dataroomX^® speichert Ihre Daten ausschließlich in Deutschland und damit in der Europäischen Union, was den hohen Anforderungen der DSGVO gerecht wird.
• Auftragsverarbeitungsvereinbarung: Eine klare Auftragsverarbeitungsvereinbarung regelt die Einhaltung von Datenschutzvorgaben zwischen Ihnen und dataroomX^®.
• Rechtemanagement: Das performante Rechtemanagement von dataroomX^® stellt sicher, dass Lese-, Schreib-, Änderungs- und Ausführungsrechte gezielt vergeben und überwacht werden.
• Zertifizierungen: dataroomX^® ist nach anerkannten Standards zertifiziert, was die Compliance und Sicherheit zusätzlich untermauert.
• Unterstützung beim Datenschutz: dataroomX^® unterstützt Sie mit Schulungen, Migrationsberatung und weiteren Services rund um den Datenschutz.

Mit dataroomX^® sind Sie also bestens gerüstet, um Ihre sensiblen Dokumente sicher und rechtskonform in die Cloud zu migrieren. Vertrauen Sie auf die umfassenden Sicherheits- und Compliance-Funktionen und profitieren Sie von einer sicheren, flexiblen und rechtskonformen Cloud-Infrastruktur.