Was kostet die Miete eines Due-Diligence-Datenraums am Beispiel des Datenraum-Anbieters dataroomX®?

25.09.2026

Wer für einen Unternehmensverkauf, einen Unternehmenskauf oder eine andere Transaktion einen Datenraum für die Due Diligence benötigt, stellt meist sehr schnell eine praktische Frage: Was kostet ein solcher Datenraum eigentlich? Eine einfache Antwort darauf gibt es nicht, denn Datenraum-Anbieter verwenden sehr unterschiedliche Preismodelle. Manche berechnen Nutzer, andere Speicherplatz, Datenvolumen, Dokumentenseiten oder die Laufzeit. Wieder andere Datenraum-Anbieter arbeiten mit festen monatlichen Preisen.

Für Unternehmen ist deshalb nicht allein der beworbene Einstiegspreis entscheidend. Wichtiger ist die Frage, wie sich die Kosten während einer tatsächlichen Due Diligence entwickeln. Ein Datenraum kann zunächst günstig erscheinen und bei einer größeren Zahl von Nutzern, umfangreichen Dokumenten oder einer längeren Transaktion deutlich teurer werden. Umgekehrt kann eine monatliche Flatrate bei einer kleinen Due Diligence zunächst höher wirken, dafür aber erheblich besser kalkulierbar sein.

Dieser Artikel erklärt deshalb zunächst, welche Kostenmodelle Datenraum-Anbieter verwenden, welche Faktoren die Kosten eines Due-Diligence-Datenraums bestimmen und worauf Unternehmen bei einem Preisvergleich achten sollten. Anschließend wird die konkrete Preisstruktur des deutschen Datenraum-Anbieters dataroomX® als Praxisbeispiel betrachtet. Nach der veröffentlichten Preisliste mit Stand 1. Januar 2026 kostet ein Datenraum dort ab 190 Euro netto pro Monat. Je nach Zahl der Nutzer, benötigten Datenräume und Funktionsumfang stehen unterschiedliche Pakete zur Verfügung.

Was kostet ein Datenraum für eine Due Diligence?

Ein professioneller virtueller Datenraum für eine Due Diligence kann je nach Datenraum-Anbieter wenige hundert Euro im Monat oder ein Vielfaches davon kosten. Die tatsächlichen Gesamtkosten hängen dabei nicht nur vom Anbieter, sondern vor allem von dessen Abrechnungsmodell ab. Genau deshalb lassen sich die Preise verschiedener Datenraum-Anbieter anhand eines einzelnen Monatsbetrags häufig nur eingeschränkt vergleichen.

Bei einer klassischen Due Diligence werden zahlreiche vertrauliche Unterlagen bereitgestellt. Dazu gehören beispielsweise Jahresabschlüsse, Verträge, Personalunterlagen, gesellschaftsrechtliche Dokumente, Steuerinformationen, Finanzierungen, Versicherungen oder technische Unterlagen. Auf diese Dokumente greifen häufig mehrere Parteien zu: Verkäufer, Käufer, M&A-Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Finanzierungspartner.

Für den Preis eines Datenraums macht es deshalb einen erheblichen Unterschied, ob ein Datenraum-Anbieter beispielsweise fünf Nutzer einschließt und für jeden weiteren Nutzer Gebühren berechnet oder ob eine unbegrenzte Zahl von Nutzern im Preis enthalten ist. Gleiches gilt für Speicherplatz, Dokumente, Datenverkehr und zusätzliche Funktionen. Der monatliche Grundpreis ist daher nur eine von mehreren Größen.

Die wichtigste Frage lautet nicht: „Welcher Datenraum ist auf den ersten Blick am günstigsten?“ Sie lautet vielmehr: „Was kostet dieser Datenraum bei meinem konkreten Due-Diligence-Projekt insgesamt?“

Welche Preismodelle verwenden Datenraum-Anbieter?

Wer Angebote verschiedener Datenraum-Anbieter vergleicht, begegnet unterschiedlichen Abrechnungsmodellen. Historisch wurden virtuelle Datenräume teilweise ähnlich wie physische Datenräume oder Dokumentendienstleistungen kalkuliert. Die Zahl der bereitgestellten Dokumentenseiten spielte deshalb bei einigen Modellen eine wichtige Rolle. Heute existieren daneben Nutzer-, Speicher-, Projekt- und Flatrate-Modelle.

Ein Datenraum-Anbieter kann beispielsweise einen relativ niedrigen Grundpreis verlangen und anschließend weitere Positionen abrechnen. Kosten können unter anderem entstehen für zusätzliche Nutzer, Administratoren, Speicherplatz, hochgeladene Dokumente, Dokumentenseiten, Datenverkehr, weitere Datenräume oder zusätzliche Funktionen. Bei einem kurzen und kleinen Projekt kann ein solches Modell attraktiv sein. Bei einer umfangreichen Due Diligence können die Gesamtkosten jedoch stärker steigen als ursprünglich erwartet.

Andere Datenraum-Anbieter bieten feste Pakete an. Der Kunde bezahlt beispielsweise einen bestimmten monatlichen Betrag für einen Datenraum und kann innerhalb des vereinbarten Pakets Dokumente hochladen und Nutzer freischalten. Solche Modelle erleichtern die Budgetierung, weil sich bereits vor Beginn der Due Diligence relativ genau bestimmen lässt, welche Kosten entstehen.

Beim Datenraum-Vergleich sollte deshalb immer geklärt werden:

• Wird der Datenraum pro Monat oder für eine feste Projektlaufzeit berechnet?
• Wie viele Nutzer sind enthalten?
• Wie viele Administratoren sind enthalten?
• Kostet jeder weitere Nutzer zusätzlich?
• Gibt es Grenzen beim Speicherplatz?
• Werden Dokumente oder Dokumentenseiten berechnet?
• Wird Datentransfer separat abgerechnet?
• Fallen Einrichtungsgebühren an?
• Sind Supportleistungen enthalten?
• Welche Funktionen gehören zum jeweiligen Tarif?
• Wie teuer wird ein zweiter oder dritter Datenraum?
• Wie flexibel lässt sich der Datenraum kündigen?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich die Preisstruktur eines Datenraum-Anbieters sinnvoll beurteilen.

Warum können die Kosten eines Due-Diligence-Datenraums während einer Transaktion steigen?

Eine Due Diligence entwickelt sich nicht immer so, wie sie zu Beginn geplant wurde. Oft werden zunächst nur wenige Nutzer eingeladen. Später kommen weitere Berater, Fachabteilungen oder potenzielle Käufer hinzu. Auch die Menge der Dokumente wächst häufig erheblich, weil im Verlauf der Prüfung zusätzliche Informationen angefordert werden.

Ein mittelständisches Unternehmen könnte beispielsweise einen Datenraum mit zunächst zehn externen Nutzern einrichten. Im Laufe des Prozesses werden zwei Kaufinteressenten zugelassen. Jeder Interessent bringt wiederum M&A-Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater und Finanzierungspartner mit. Aus zehn Nutzern können dadurch relativ schnell 30, 50 oder noch mehr Personen werden.

Bei einem Datenraum-Anbieter, der jeden Nutzer einzeln berechnet, verändert dies unmittelbar die Kosten. Gleiches gilt bei einer Abrechnung nach Speicherplatz oder Dokumentenmenge. Wird dagegen eine Flatrate mit einer bestimmten oder unbegrenzten Nutzerzahl verwendet, bleibt der monatliche Preis innerhalb des vereinbarten Pakets konstant.

Auch die Dauer spielt eine Rolle. Eine ursprünglich für drei Monate geplante Transaktion kann sich über sechs oder neun Monate erstrecken. Deshalb sollte bei einem Due-Diligence-Datenraum nicht ausschließlich mit den Kosten des ersten Monats gerechnet werden. Sinnvoller ist eine Betrachtung mehrerer realistischer Szenarien.

Was kostet der Datenraum beim Datenraum-Anbieter dataroomX® konkret?

Der Datenraum-Anbieter dataroomX® veröffentlicht eine konkrete Preisliste. Dadurch lässt sich anhand dieses Beispiels gut zeigen, wie ein paketbasiertes Preismodell für virtuelle Datenräume funktioniert. Die hier genannten Preise entsprechen der veröffentlichten Preisliste mit Stand 1. Januar 2026 und verstehen sich jeweils zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Für einen einzelnen Datenraum stehen zwei Single-Varianten zur Verfügung:

Paket	Datenräume	Nutzer	Administratoren	Preis netto/Monat
single mini	1	3	1	190 €
single	1	15	1	250 €
multi	bis zu 10	unbegrenzt	unbegrenzt	ab 340 € bei einem genutzten Datenraum
profi	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt	1.800 €

Beim Paket single mini kostet ein einzelner Datenraum für bis zu drei Nutzer 190 Euro netto pro Monat. Das Paket singlekostet für einen Datenraum mit bis zu 15 Nutzern 250 Euro netto monatlich. Beim Paket multi beträgt der veröffentlichte monatliche Preis bei Nutzung eines Datenraums 340 Euro netto; weitere Datenräume können innerhalb des Modells hinzukommen. Das Paket profi kostet 1.800 Euro netto monatlich und ist für eine unbegrenzte Zahl von Datenräumen vorgesehen.

Eine Einrichtungsgebühr weist der Datenraum-Anbieter für diese Pakete mit 0 Euro aus. Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz werden in der veröffentlichten Preisliste ebenfalls als unbegrenzt angegeben. Beim Multi- und Profi-Paket sind darüber hinaus unbegrenzt Nutzer und Administratorenzugänge vorgesehen.

Damit unterscheidet sich dieses Preismodell von Datenraum-Anbietern, die beispielsweise nach Gigabyte, Dokumentenseiten oder einzelnen Nutzern abrechnen.

Welches dataroomX®-Paket reicht für eine kleine Due Diligence?

Nicht jede Due Diligence benötigt Dutzende Nutzer. Gerade bei kleineren Unternehmen, Beteiligungen, Finanzierungen oder einer frühen Phase eines Verkaufsprozesses kann der Kreis der Personen, die auf den Datenraum zugreifen, sehr klein sein.

Wenn beispielsweise ein Unternehmer Dokumente für einen Berater und einen Kaufinteressenten bereitstellen möchte, können drei Nutzer zunächst ausreichen. In diesem Szenario würde das Paket single mini beim Datenraum-Anbieter dataroomX® 190 Euro netto pro Monat kosten.

Läuft die Due Diligence drei Monate, ergeben sich folgende reine Mietkosten:

3 Monate × 190 Euro = 570 Euro netto.

Bei sechs Monaten wären es:

6 Monate × 190 Euro = 1.140 Euro netto.

Dabei ist allerdings zu beachten, dass bei einer tatsächlichen Unternehmenstransaktion drei Nutzer schnell zu wenig sein können. Ein Kaufinteressent arbeitet selten vollständig allein. Sobald Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder weitere Entscheider eingebunden werden, steigt die Zahl der benötigten Zugänge. Bei der Auswahl des Pakets sollte deshalb nicht nur die Situation am ersten Tag betrachtet werden.

Was kostet ein Datenraum für bis zu 15 Nutzer?

Für einen einzelnen Due-Diligence-Datenraum mit bis zu 15 Nutzern nennt dataroomX® einen monatlichen Preis von 250 Euro netto. Für viele kleinere und mittlere Transaktionen kann eine solche Nutzerzahl ausreichend sein, solange nur ein begrenzter Kreis externer Prüfer beteiligt ist.

Bei drei Monaten Laufzeit entstehen damit:

3 × 250 Euro = 750 Euro netto.

Bei sechs Monaten:

6 × 250 Euro = 1.500 Euro netto.

Bei zwölf Monaten:

12 × 250 Euro = 3.000 Euro netto.

Das Beispiel verdeutlicht, warum bei einem Datenraum-Vergleich die Laufzeit berücksichtigt werden sollte. Ein Unterschied von beispielsweise 50 oder 100 Euro monatlich wirkt bei einer kurzen Transaktion relativ gering, summiert sich bei längeren Projekten jedoch entsprechend.

Umgekehrt sollte die Wahl eines Datenraum-Anbieters nicht allein an einer Differenz von einigen hundert Euro festgemacht werden. Ein Due-Diligence-Datenraum enthält regelmäßig hoch vertrauliche Informationen. Berechtigungssteuerung, Protokollierung, Sicherheit, Hosting, Bedienbarkeit und die organisatorische Eignung des Datenraums bleiben daher wesentliche Auswahlkriterien.

Wann benötigt eine Due Diligence unbegrenzt viele Nutzer?

Bei größeren Verkaufsprozessen stoßen Tarife mit einer begrenzten Nutzerzahl schnell an ihre Grenzen. Ein Verkäufer kann beispielsweise mehrere Bieter parallel in einem Datenraum zulassen. Jeder Bieter arbeitet wiederum mit einem eigenen Team. Zusätzlich benötigen die Berater des Verkäufers und die internen Projektverantwortlichen Zugriff.

Nehmen wir ein vereinfachtes Beispiel: Drei Kaufinteressenten erhalten Zugang zum Datenraum. Pro Kaufinteressent greifen acht Personen auf die Unterlagen zu. Hinzu kommen sechs Personen auf Verkäuferseite. Damit wären bereits 30 Nutzer beteiligt.

In einem solchen Szenario wird interessant, wie der jeweilige Datenraum-Anbieter zusätzliche Nutzer abrechnet. Werden 30 Nutzer einzeln berechnet, können sich die Kosten mit jedem neuen Teilnehmer erhöhen. Ist die Nutzerzahl dagegen innerhalb eines Tarifs unbegrenzt, hat die Erweiterung des Personenkreises keine unmittelbare Auswirkung auf die monatliche Datenraum-Miete.

Beim Multi-Paket von dataroomX® werden unbegrenzt Nutzer und Administratoren ausgewiesen. Bei Nutzung eines Datenraums nennt die veröffentlichte Preisliste einen Preis von 340 Euro netto monatlich.

Über drei Monate wären dies rechnerisch:

3 × 340 Euro = 1.020 Euro netto.

Über sechs Monate:

6 × 340 Euro = 2.040 Euro netto.

Gerade bei einer größeren Due Diligence sollte daher nicht nur gefragt werden, wie hoch der Einstiegspreis eines Datenraums ist, sondern ob zusätzliche Teilnehmer zu zusätzlichen Kosten führen.

Warum braucht man bei einer Transaktion manchmal mehrere Datenräume?

Ein Unternehmen kann während eines Verkaufsprozesses mehr als einen Datenraum benötigen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn mehrere Transaktionen parallel laufen, wenn unterschiedliche Projekte organisatorisch voneinander getrennt werden sollen oder wenn Berater dauerhaft mehrere Mandate betreuen.

Auch außerhalb klassischer Unternehmensverkäufe werden Datenräume eingesetzt. Mögliche Anwendungsbereiche sind Immobilientransaktionen, Finanzierungsvorhaben, Beteiligungsprozesse, Corporate Finance, rechtliche Prüfungen oder der vertrauliche Dokumentenaustausch. Ein M&A-Berater, eine Kanzlei oder ein Family Office kann daher gleichzeitig mehrere Datenräume benötigen.

In solchen Fällen verändert sich die wirtschaftliche Betrachtung. Statt für jedes Projekt einen vollständig separaten Vertrag abzuschließen, kann ein Datenraum-Anbieter Pakete für mehrere parallel genutzte Datenräume anbieten.

Beim dataroomX®-Paket multi sind laut veröffentlichter Preisliste bis zu zehn Datenräume vorgesehen. Nutzer und Administratoren sind dabei unbegrenzt. Für einen aktiv genutzten Datenraum wird auf der Preisseite ein monatlicher Gesamtpreis von 340 Euro netto ausgewiesen.

Für Unternehmen und Berater, die regelmäßig Datenräume einsetzen, sollte deshalb zusätzlich zur Frage „Was kostet ein Datenraum?“ immer geprüft werden, wie der jeweilige Datenraum-Anbieter mit mehreren parallelen Projekten umgeht.

Sind Speicherplatz und Dokumentenmenge beim Datenraum-Preis wichtig?

Bei einer Due Diligence können erhebliche Datenmengen entstehen. Besonders bei technischen Unternehmen, Immobilienprojekten oder komplexen Unternehmensgruppen gehören zum Datenraum nicht nur Verträge und PDF-Dokumente, sondern teilweise auch Pläne, technische Dokumentationen, Präsentationen oder umfangreiche Anhänge.

Deshalb sollte beim Vergleich von Datenraum-Anbietern geklärt werden, ob der angebotene Speicherplatz begrenzt ist. Ein günstiger Einstiegstarif kann anders zu bewerten sein, wenn für zusätzlichen Speicher später weitere Gebühren entstehen.

Ähnliches gilt für Dokumentenseiten. Werden beispielsweise zehntausende Seiten in einen Datenraum eingestellt, kann eine seitenabhängige Abrechnung zu einer anderen Gesamtkostenstruktur führen als ein monatlicher Festpreis.

Beim Datenraum-Anbieter dataroomX® werden Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz in der aktuellen Preisliste als unbegrenzt ausgewiesen. Eine zusätzliche mengenabhängige Abrechnung dieser Positionen ist in der veröffentlichten Preisstruktur damit nicht vorgesehen.

Für einen Preisvergleich bedeutet das: Ein monatlicher Datenraum-Preis lässt sich nur sinnvoll bewerten, wenn bekannt ist, welche Nutzung bereits darin enthalten ist.

Welche Funktionen sollte ein Due-Diligence-Datenraum unabhängig vom Preis bieten?

Ein Datenraum ist bei einer Due Diligence keine gewöhnliche Cloud-Ablage. Während Dropbox, OneDrive oder vergleichbare Systeme hauptsächlich dem Speichern und Teilen von Dateien dienen, muss ein professioneller virtueller Datenraum wesentlich detaillierter steuern können, wer welche Informationen sehen darf und was mit diesen Dokumenten geschehen kann.

Typische Anforderungen betreffen insbesondere differenzierte Zugriffsrechte. Ein Nutzer soll gegebenenfalls bestimmte Ordner sehen dürfen, andere dagegen nicht. Bei besonders sensiblen Informationen kann sogar eine Berechtigungssteuerung auf Ebene einzelner Dateien erforderlich sein.

Daneben spielen Protokollierung und Nachvollziehbarkeit eine Rolle. Der Betreiber einer Transaktion möchte wissen können, welche Nutzer auf welche Inhalte zugegriffen haben. Auch Wasserzeichen, geschützte Dokumentenansichten und ein strukturiertes Q&A-Verfahren können im Verlauf einer Due Diligence relevant werden.

Beim Datenraum-Anbieter-Vergleich sollten deshalb mindestens folgende Funktionen betrachtet werden:

• differenzierte Nutzer- und Zugriffsrechte,
• Rechtevergabe bis auf Dokumentenebene,
• Audit-Trail beziehungsweise Zugriffsprotokollierung,
• Wasserzeichen,
• geschützte Dokumentendarstellung,
• Q&A-Funktion,
• Suchmöglichkeiten,
• mehrere Administratoren,
• Exportmöglichkeiten nach Abschluss des Projekts,
• Hosting- und Sicherheitskonzept,
• Support.

Die Kosten eines Datenraums sollten immer im Verhältnis zu diesen Anforderungen bewertet werden. Der billigste Speicherplatz ist nicht automatisch der wirtschaftlich sinnvollste Due-Diligence-Datenraum.

Was kostet ein Datenraum über die gesamte Due Diligence?

Für eine realistische Kalkulation sollte nicht nur der Monatspreis betrachtet werden. Sinnvoll ist eine einfache Gesamtkostenrechnung. Dafür werden voraussichtliche Laufzeit, Nutzerzahl, Anzahl der Datenräume und mögliche Zusatzkosten berücksichtigt.

Beim Datenraum-Anbieter dataroomX® lässt sich dies anhand der veröffentlichten Festpreise vergleichsweise einfach darstellen:

Szenario	Paket	Laufzeit	Datenraum-Miete netto
Kleine Prüfung, max. 3 Nutzer	single mini	3 Monate	570 €
Kleine Prüfung, max. 3 Nutzer	single mini	6 Monate	1.140 €
Due Diligence, max. 15 Nutzer	single	3 Monate	750 €
Due Diligence, max. 15 Nutzer	single	6 Monate	1.500 €
Größere Due Diligence, unbegrenzt Nutzer	multi, 1 Datenraum	3 Monate	1.020 €
Größere Due Diligence, unbegrenzt Nutzer	multi, 1 Datenraum	6 Monate	2.040 €

Diese Rechnung betrachtet ausschließlich die reguläre Datenraum-Miete und unterstellt, dass sich das Paket während des Projekts nicht verändert. Sie zeigt jedoch gut, dass bei einem Festpreismodell bereits vor Beginn der Transaktion ein relativ konkretes Budget kalkuliert werden kann.

Bei einem anderen Datenraum-Anbieter müsste die gleiche Berechnung gegebenenfalls um Nutzerkosten, Speichergebühren, Seitenpreise oder weitere Positionen ergänzt werden. Deshalb empfiehlt es sich, Datenraum-Angebote anhand eines identischen Projektszenarios zu vergleichen.

Welche zusätzlichen Kosten können bei einem Datenraum entstehen?

Neben der eigentlichen Datenraum-Miete können bei manchen Datenraum-Anbietern weitere Kosten entstehen. Typische Positionen sind Einrichtung, Schulung, Support, zusätzliche Administratoren, Datenexport, Archivierung oder die Übergabe eines Datenbestands nach Abschluss der Due Diligence.

Gerade der Projektabschluss sollte bereits vor Vertragsschluss bedacht werden. Nach einem Unternehmensverkauf kann es für die Beteiligten wichtig sein, den finalen Stand des Datenraums einschließlich relevanter Protokolle zu archivieren. Welche Form der Dokumentation erforderlich oder sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Transaktionsprozess und gegebenenfalls von rechtlichen oder vertraglichen Anforderungen ab.

Beim Datenraum-Anbieter dataroomX® sind nach der veröffentlichten Preisliste beispielsweise optionale Leistungen für den Projektabschluss separat bepreist. Ein Export aller Daten einschließlich Log-Dateien als ZIP-Datei wird mit 75 Euro netto ausgewiesen. Für ein dreiteiliges Datenträger-Set mit Sicherheitssiegel werden 180 Euro netto genannt; eine notarielle Versiegelung beginnt abhängig vom Geschäftswert bei 320 Euro netto.

Solche optionalen Kosten gehören nicht zwingend zu jedem Due-Diligence-Projekt. Für einen sauberen Datenraum-Preisvergleich sollten sie dennoch berücksichtigt werden, wenn eine entsprechende Archivierung oder Dokumentation benötigt wird.

Wie vergleicht man Datenraum-Anbieter preislich richtig?

Ein sinnvoller Datenraum-Vergleich beginnt mit einem konkreten Nutzungsszenario. Allgemeine Aussagen wie „Datenraum ab 100 Euro“ oder „Virtual Data Room ab 200 Euro“ reichen für eine wirtschaftliche Entscheidung nicht aus. Entscheidend ist, welche Leistung für diesen Preis tatsächlich enthalten ist.

Für eine bevorstehende Due Diligence kann beispielsweise folgendes Szenario definiert werden:

• ein Datenraum,
• sechs Monate Laufzeit,
• 35 Nutzer,
• fünf Administratoren,
• 20 GB Dokumente,
• umfangreicher PDF-Bestand,
• differenzierte Dateirechte,
• Audit-Trail,
• Wasserzeichen,
• Q&A,
• Datenexport nach Projektende.

Anschließend sollte jeder Datenraum-Anbieter gebeten beziehungsweise anhand seiner veröffentlichten Konditionen geprüft werden, den Gesamtpreis genau für dieses Szenario zu berechnen. Erst dadurch werden unterschiedliche Abrechnungsmodelle vergleichbar.

Besonders wichtig ist die Frage, was passiert, wenn sich die Transaktion verändert. Was kosten weitere 20 Nutzer? Was passiert bei einer Verlängerung um drei Monate? Was kostet zusätzlicher Speicher? Kann ein zweiter Datenraum eingerichtet werden? Welche Kosten entstehen für den abschließenden Export?

Damit wird aus einem oberflächlichen Preisvergleich ein tatsächlicher Datenraum-Anbieter-Vergleich.

Ist ein Datenraum für 190 oder 250 Euro im Monat bei einer Due Diligence wirklich relevant für die Transaktionskosten?

Im Verhältnis zu den Gesamtkosten eines Unternehmensverkaufs ist die Datenraum-Miete häufig ein vergleichsweise kleiner Kostenblock. Bei einer Transaktion entstehen unter anderem Aufwendungen für M&A-Beratung, Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und gegebenenfalls weitere Spezialisten. Je nach Transaktionsgröße können diese Kosten erheblich sein.

Trotzdem lohnt sich ein Preisvergleich zwischen Datenraum-Anbietern. Nicht weil wenige hundert Euro zwangsläufig über die Wirtschaftlichkeit einer Transaktion entscheiden, sondern weil ein transparentes Preismodell Planungssicherheit schafft. Gerade bei längeren oder parallelen Projekten können Unterschiede zwischen verschiedenen Abrechnungssystemen relevant werden.

Noch wichtiger ist allerdings, den Datenraum nicht ausschließlich anhand des Preises auszuwählen. Ein schlecht administrierbarer Datenraum, unübersichtliche Berechtigungen oder fehlende Funktionen können zusätzliche Arbeit verursachen. Schon wenige zusätzliche Beraterstunden können eine vermeintliche Einsparung bei der Datenraum-Miete wieder aufheben.

Der Preis ist deshalb ein wichtiges Auswahlkriterium für einen Datenraum-Anbieter, aber niemals das einzige.

Was sollte man einen Datenraum-Anbieter vor der Buchung fragen?

Vor der Entscheidung für einen Datenraum empfiehlt sich eine kurze Prüfung der Preis- und Vertragsstruktur. Gerade bei einer Due Diligence lassen sich spätere Überraschungen vermeiden, wenn die wichtigsten Fragen bereits vor Einrichtung des Datenraums geklärt werden.

Unternehmen sollten einen Datenraum-Anbieter insbesondere fragen, wie Nutzer, Speicherplatz, Dokumente und Laufzeit abgerechnet werden. Außerdem sollte klar sein, welche Funktionen im angebotenen Paket enthalten sind und welche Leistungen zusätzlich berechnet werden.

Eine praktische Checkliste lautet:

1. Was kostet ein Datenraum pro Monat?
2. Gibt es eine Einrichtungsgebühr?
3. Wie viele Nutzer sind enthalten?
4. Was kostet ein zusätzlicher Nutzer?
5. Wie viele Administratoren sind enthalten?
6. Gibt es eine Begrenzung des Speicherplatzes?
7. Werden hochgeladene Dokumente oder Seiten berechnet?
8. Fallen Gebühren für Datentransfer an?
9. Welche Sicherheitsfunktionen sind enthalten?
10. Ist ein Q&A-Modul im Preis enthalten?
11. Was kostet ein weiterer Datenraum?
12. Welche Mindestlaufzeit besteht?
13. Wie kann der Datenraum gekündigt werden?
14. Was kostet der Export nach Projektende?
15. Wo werden die Daten gespeichert?
16. Welche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen bestehen?

Wer diese Fragen für mehrere Datenraum-Anbieter beantwortet, erhält eine wesentlich belastbarere Entscheidungsgrundlage als durch den Vergleich einzelner Einstiegspreise.

FAQ: Häufige Fragen zu Kosten und Datenraum-Anbietern

Was kostet ein Datenraum für eine Due Diligence?

Die Kosten hängen vom jeweiligen Datenraum-Anbieter und dessen Preismodell ab. Abgerechnet werden können beispielsweise Laufzeit, Nutzer, Speicherplatz, Dokumentenseiten oder einzelne Datenräume. Beim hier betrachteten Datenraum-Anbieter dataroomX® beginnen die veröffentlichten Preise bei 190 Euro netto pro Monat für einen Datenraum mit bis zu drei Nutzern. Ein Datenraum für bis zu 15 Nutzer kostet 250 Euro netto monatlich. Für größere Projekte mit unbegrenzter Nutzerzahl wird das Multi-Paket bei Nutzung eines Datenraums mit 340 Euro netto pro Monat ausgewiesen. Die tatsächlich relevanten Kosten sollten immer für die gesamte erwartete Laufzeit einer Due Diligence berechnet werden.

Wie viel kostet ein Due-Diligence-Datenraum für sechs Monate?

Das hängt vom gewählten Datenraum und der Nutzerzahl ab. Beim Datenraum-Anbieter dataroomX® ergeben sich anhand der Preisliste beispielsweise 1.140 Euro netto für sechs Monate im Paket single mini mit maximal drei Nutzern. Bei bis zu 15 Nutzern kostet das Single-Paket über sechs Monate rechnerisch 1.500 Euro netto. Das Multi-Paket mit unbegrenzter Nutzerzahl kostet bei einem genutzten Datenraum über sechs Monate rechnerisch 2.040 Euro netto. Zusätzliche optionale Leistungen sind dabei nicht berücksichtigt. Bei anderen Datenraum-Anbietern kann die Kalkulation anders ausfallen, wenn Nutzer, Speicherplatz oder Dokumentenvolumen zusätzlich berechnet werden.

Welches Preismodell ist bei einem Datenraum am günstigsten?

Ein pauschal günstigstes Preismodell gibt es nicht. Für einen sehr kleinen Datenraum mit wenigen Dokumenten und wenigen Nutzern kann eine verbrauchsabhängige Abrechnung wirtschaftlich sein. Bei einer größeren Due Diligence mit vielen Teilnehmern und zahlreichen Dokumenten kann dagegen eine Flatrate besser kalkulierbar sein. Entscheidend ist deshalb, vor dem Datenraum-Vergleich ein realistisches Nutzungsszenario festzulegen. Nutzerzahl, Laufzeit, Speicherbedarf, Anzahl der Administratoren und mögliche weitere Datenräume sollten dabei berücksichtigt werden. Erst anhand dieser Angaben lassen sich die Kosten verschiedener Datenraum-Anbieter seriös miteinander vergleichen.

Was kostet ein Datenraum pro Nutzer?

Nicht jeder Datenraum-Anbieter rechnet pro Nutzer ab. Bei dataroomX® ist beispielsweise eine bestimmte Nutzerzahl beziehungsweise beim Multi- und Profi-Modell eine unbegrenzte Nutzerzahl Bestandteil des jeweiligen Pakets. Der Anbieter weist für einen Datenraum mit 15 Nutzern bei einem monatlichen Paketpreis von 250 Euro rechnerisch rund 16,67 Euro je Nutzer aus; der Preis wird jedoch ausdrücklich nicht pro Nutzer abgerechnet. Beim Multi-Modell ergeben sich bei 100 Nutzern und einem Datenraum rechnerisch 3,40 Euro je Nutzer und Monat, ebenfalls lediglich als Vergleichswert.

Fallen bei einem virtuellen Datenraum Einrichtungsgebühren an?

Das hängt vom Datenraum-Anbieter ab. Manche Anbieter berechnen für Einrichtung, Projektanlage oder Onboarding zusätzliche Gebühren. Andere integrieren diese Leistungen in den Monatspreis. Bei dataroomX® wird die Einrichtungsgebühr in der Preisliste für die dargestellten Pakete mit 0 Euro angegeben. Beim Vergleich verschiedener Datenraum-Anbieter sollte trotzdem geprüft werden, ob beispielsweise Schulungen, besondere Konfigurationen oder zusätzliche Services separat berechnet werden. Entscheidend ist nicht nur die Bezeichnung „Einrichtungsgebühr“, sondern der vollständige Preis bis zum produktiv nutzbaren Datenraum.

Was kostet zusätzlicher Speicherplatz in einem Datenraum?

Auch hier unterscheiden sich Datenraum-Anbieter erheblich. Manche Tarife beinhalten ein bestimmtes Speichervolumen und berechnen darüber hinaus zusätzliche Gigabyte. Andere arbeiten mit pauschalen Modellen. In der veröffentlichten dataroomX®-Preisliste werden Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz für die angebotenen Pakete als unbegrenzt ausgewiesen. Dadurch entstehen nach diesem Modell keine zusätzlichen Kosten allein aufgrund eines größeren Dokumentenbestands. Bei einem Datenraum-Vergleich sollte dennoch genau geprüft werden, welche Definitionen und Bedingungen der jeweilige Anbieter für Speicher, Datenverkehr und Dokumentenvolumen verwendet.

Wie lange wird ein Datenraum für eine Due Diligence normalerweise benötigt?

Die erforderliche Laufzeit hängt stark von der Transaktion ab. Bei gut vorbereiteten kleineren Due-Diligence-Prozessen können wenige Monate ausreichen. Komplexere Unternehmensverkäufe, Bieterverfahren oder Transaktionen mit umfangreichen Rückfragen können deutlich länger dauern. Für die Kostenplanung empfiehlt es sich deshalb, mindestens zwei Szenarien zu berechnen, beispielsweise drei und sechs Monate. Bei einem monatlich kündbaren Datenraum lässt sich die tatsächliche Laufzeit flexibler an den Verlauf der Transaktion anpassen. Wichtig ist außerdem, nach Abschluss genügend Zeit für einen gegebenenfalls erforderlichen Export oder die Archivierung des Datenraums einzuplanen.

Worauf sollte ich außer dem Preis bei einem Datenraum-Anbieter achten?

Für eine Due Diligence sind insbesondere Sicherheit, Berechtigungssystem, Protokollierung, Bedienbarkeit und Datenschutz relevant. Außerdem sollte geprüft werden, wo der Datenraum gehostet wird, wie differenziert Zugriffsrechte vergeben werden können und ob Aktivitäten nachvollziehbar protokolliert werden. Auch Wasserzeichen, geschützte Dokumentenansichten, Q&A-Funktionen und der Datenexport nach Abschluss einer Transaktion können entscheidend sein. Ein Preisunterschied von einigen hundert Euro sollte daher immer im Verhältnis zur gesamten Transaktion und zum Schutz der bereitgestellten vertraulichen Informationen betrachtet werden.

Fazit: Was kostet die Miete eines Due-Diligence-Datenraums?

Die Kosten eines Due-Diligence-Datenraums lassen sich nicht mit einem allgemeingültigen Betrag beantworten. Entscheidend ist das Preismodell des jeweiligen Datenraum-Anbieters. Nutzerzahl, Laufzeit, Speicherplatz, Dokumentenvolumen, Zahl der Administratoren und zusätzliche Datenräume können je nach Anbieter einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten haben.

Das Beispiel des Datenraum-Anbieters dataroomX® zeigt ein paket- beziehungsweise flatratebasiertes Modell. Nach der veröffentlichten Preisliste mit Stand 1. Januar 2026 kostet ein einzelner Datenraum für bis zu drei Nutzer 190 Euro netto monatlich, für bis zu 15 Nutzer 250 Euro. Für eine größere Due Diligence mit unbegrenzter Nutzer- und Administratorenzahl wird das Multi-Paket bei einem genutzten Datenraum mit 340 Euro netto monatlich ausgewiesen. Das Profi-Paket für eine unbegrenzte Anzahl von Datenräumen kostet 1.800 Euro netto pro Monat. Einrichtungsgebühren fallen laut Preisliste nicht an; auch Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz werden nicht mengenabhängig abgerechnet.

Für Unternehmen bedeutet das vor allem: Datenraum-Anbieter sollten nicht anhand eines einzelnen Einstiegspreises verglichen werden. Sinnvoll ist eine Gesamtkostenrechnung für das konkrete Due-Diligence-Projekt. Wer beispielsweise einen Datenraum für sechs Monate, 30 Nutzer und mehrere Administratoren benötigt, sollte genau dieses Szenario bei verschiedenen Anbietern kalkulieren.

Erst dann lässt sich beurteilen, was ein Datenraum tatsächlich kostet – und welches Preismodell zur jeweiligen Due Diligence passt.

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