Die Top 9 der wichtigsten Datenraum-Funktionen

18.04.2021

Welches sind die wichtigsten Datenraum-Funktionen? Auf was muss ich bei der Auswahl eines Datenraum-Anbieters achten? Welche Eigenschaften muss ein virtueller Datenraum besitzen? Gibt es eine Checkliste, welche Funktionen bei einem Datenraum ein Muss sind? Welche Funktionen muss ein Datenraum vorweisen? – Die Antworten gibt Ihnen die nachfolgende Infografik bzw. Checkliste. Sie hilft Ihnen weiter und zeigt Ihnen die „Die Top 9 der wichtigsten Datenraum-Funktionen“ auf.

Ein virtueller Datenraum (VDR) bietet eine sichere Plattform für den Austausch und die Speicherung vertraulicher Informationen, insbesondere bei komplexen Transaktionen wie Fusionen, Übernahmen oder Due-Diligence-Prüfungen. dataroomX® steht an der Spitze dieser Technologie und bietet Funktionen, die nicht nur die Sicherheit gewährleisten, sondern auch die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbessern. In diesem Artikel beleuchten wir die Top-9-Funktionen, die einen virtuellen Datenraum auszeichnen sollten, um die Anforderungen moderner Unternehmen zu erfüllen.

Intuitive Dateistruktur

Ein effektiver Datenraum sollte eine Dateistruktur bieten, die so einfach und intuitiv wie die gewohnte Arbeitsumgebung auf einem PC ist. Dies ermöglicht Nutzern, ohne lange Einarbeitungszeit effizient zu arbeiten. Die Möglichkeit, Ordner zu erstellen, zu benennen und zu organisieren, sorgt für eine klare Struktur und erleichtert das Auffinden von Dokumenten.

Detaillierte Rechtevergabe

Die Fähigkeit, Zugriffsrechte auf Dokumentenebene festzulegen, ist entscheidend für die Wahrung der Vertraulichkeit. Nutzer sollten in der Lage sein, zu bestimmen, wer spezifische Dokumente sehen, herunterladen oder bearbeiten darf. Dies schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

Volltextsuche

Eine leistungsstarke Volltextsuche spart Zeit und erhöht die Produktivität, indem sie es ermöglicht, schnell die gewünschten Informationen in einer umfangreichen Datenmenge zu finden. Nutzer können nach spezifischen Begriffen oder Phrasen suchen, wodurch die Navigation im Datenraum erheblich vereinfacht wird.

Wasserzeichen

Digitale Wasserzeichen bieten einen zusätzlichen Schutz für Dokumente, indem sie den Namen des Betrachters oder andere identifizierbare Informationen einbetten. Dies wirkt abschreckend gegenüber der unbefugten Weitergabe von Dokumenten und hilft, die Urheberschaft zu sichern.

Sichere Dokumentenansicht

Eine Funktion, die die Ansicht von Dokumenten auf den Bildschirm beschränkt und verhindert, dass Inhalte heruntergeladen, gedruckt oder kopiert werden, ist essentiell für die Aufrechterhaltung der Datensicherheit. Dies gewährleistet, dass Informationen innerhalb des sicheren Rahmens des Datenraums bleiben.

Fotografierschutz

Um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen durch Abfotografieren des Bildschirms unbefugt verbreitet werden, ist ein Fotografierschutz eine wichtige Sicherheitsmaßnahme. Technologien, die die Erstellung von Screenshots oder Fotos erschweren, tragen zum Schutz der Daten bei.

Fragen & Antworten (Q&A)

Ein integriertes Q&A-Modul fördert die direkte Kommunikation innerhalb des Datenraums. Dies ermöglicht es, Fragen zu Dokumenten effizient und sicher zu klären, ohne die Plattform verlassen zu müssen, und verbessert so die Zusammenarbeit zwischen den Parteien.

Status-Mails (BGH-konform!)

Automatische Benachrichtigungen über neue Dokumente, Änderungen oder Antworten auf Fragen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Dieses Feature sorgt dafür, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden und verbessert den Workflow innerhalb des Datenraums.

Notarielle Versiegelung

Die Möglichkeit, Dokumente notariell zu versiegeln, bietet eine weitere Ebene der Sicherheit und Authentizität. Diese Funktion gewährleistet, dass Dokumente zum Zeitpunkt der Versiegelung unverändert bleiben, was besonders bei rechtlichen Dokumenten von Bedeutung ist.

Ein virtueller Datenraum ist mehr als nur ein sicherer Speicherort für Daten; er ist ein Werkzeug, das die Effizienz, Zusammenarbeit und Transparenz bei geschäftlichen Transaktionen maßgeblich verbessert. Die von dataroomX® bereitgestellten Funktionen spiegeln die Bedürfnisse moderner Unternehmen wider, indem sie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz in den Vordergrund stellen

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