Die Top-6-Auswahlkriterien für einen Datenraum-Anbieter

27.3.2021

Virtuelle Datenräume haben die traditionellen physischen Räume ersetzt, die in der Vergangenheit für die Speicherung und Durchsicht wertvoller und sensibler Dokumente verwendet wurden. Diese physischen Räume wurden erstmals im 19. Jahrhundert von Unternehmen eingerichtet, die Fusionen und Übernahmen durchführten. Dabei handelte es sich um riesige, imposante Räume im Stil von Banktresoren, deren Zugang streng überwacht wurde. Diese Datenräume sind heute im digitalen Raum zu finden, um den Zugriff zu erleichtern, ohne an einen physischen Ort reisen zu müssen. Modernste Verschlüsselung hat Balken, Schlösser und andere Schutzvorrichtungen ersetzt.

Foto: stock.adobe.com ( Ivan Kruk)

Die wichtigsten Auswahlkriterien für Datenräume

1) Sicherheit – Während Sicherheit in einem virtuellen Datenraum oft als „gegeben“ angesehen wird, ist es trotzdem das wichtigste Auswahkriterium. Zu den grundlegenden Sicherheitsfunktionen, nach denen gesucht werden muss, gehören Datenverschlüsselung, Überwachungsprotokolle, dynamische Wasserzeichen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datensicherungen, ISO-Zertifizierung, abgestufte Zugriffsebenen und die Möglichkeit, Benutzerberechtigungen festzulegen.

2) Benutzerfreundlichkeit – Je benutzerfreundlicher und intuitiver ein virtueller Datenraum ist, desto einfacher ist die gemeinsame Nutzung von Dateien und das Speichern von Daten. Stellen Sie daher bei der Investition in einen virtuellen Datenraum sicher, dass es einfach ist, mehrere Aufgaben auszuführen, Dateien per Drag & Drop zu verschieben, Massendokumente hochzuladen und Ordner über eine Cloud zu synchronisieren.

3) Preis – Suchen Sie nach einer Preisstruktur, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Achten Sie auf zusätzliche Gebühren, z. Bsp. für zusätzlichen Speicher, Funktionen oder Benutzer. Schauen Sie über die monatliche Gebühr hinaus und finden Sie Ihren Gesamtpreis heraus. Informieren Sie sich außerdem über die anfallenden, falls Sie den Datenraum nach Ablauf des ursprünglichen Vertrags behalten sollten.

4) Kontrolle – Kontrolle ist ein weiterer Faktor, den Sie bei der Auswahl eines Datenraums berücksichtigen sollten. Sie müssen unbedingt die volle Kontrolle über Ihr System haben, damit Sie Ihr Unternehmen vor potenziellen Risiken schützen können. Um die Kontrolle zu behalten, müssen Sie einen Anbieter auswählen, der detaillierte Benutzerberechtigungen bietet.

5) Technischer Support – Da Sie Ihre wertvollsten Informationen im Datenraum sichern, ist es nur sinnvoll, dass Sie in der Lage sein müssen, jemanden schnell zu erreichen, wenn Sie eine Frage haben. Suchen Sie außerdem nach Anleitungsvideos und häufig gestellten Fragen (FAQs).

6) Einfacher Zugang – Der Datenraum muss in der Lage sein, wichtigen Parteien unkompliziert den erforderlichen Zugang zu gewähren. Sie möchten direkten Zugriff auf vertrauliche Daten und vertrauliche Geschäftsinformationen, damit sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Datenraum auf Mobilgeräten und Tablets verfügbar ist. Auf diese Weise kann Ihr Büropersonal seine Arbeit auch außerhalb des Arbeitsplatzes fortsetzen.

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