Der Vergleich: wie den optimalen Datenraum-Anbieter finden?

Ein Vergleich lohnt: Für revisionssicheren und firmenübergreifenden Dokumenten-Austausch werden virtuelle Datenräume immer wichtiger. Datarooms sind vor allem bei Immobilienkäufen, Mergers & Acquisitions und Börsengängen stark gefragt, denn sie sparen im Vergleich zu physischen Datenräumen enorm Zeit und Geld. Bei der Auswahl der idealen Datenraum-Lösung sind mehrere Kriterien wichtig.

dataroomX^® hat als Anbieter von virtuellen Datenräumen eine Checkliste veröffentlicht. Sie führt die wichtigsten Punkte auf, die deutschen Unternehmen bei dem Vergleich von Datenraum-Lösungen wichtig sind. Insbesondere berücksichtigt werden die neue, ab Mai 2018 verpflichtende, europäische Datenschutzverordnung und die Gefahr, dass US-amerikanische Geheimdienste laut Bundesamt für Informationstechnik zur Industriespionage auf Daten von US-amerikanischen Servern zugreifen. Aus diesem Grund hat die Microsoft Inc. ihr deutsches Cloudbusiness der Deutschen Telekom übertragen.

dataroomX^® ist ein deutscher Datenraum-Betreiber mit höchsten Sicherheitsstandards. Ausländischen Geheimdiensten ist das Ausspähen in Deutschland verboten. Das Rechenzentrum ist mit einer hochsicheren IT-Infrastruktur gemäß § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausgestattet und zu 100 % in deutscher Hand. Regelmäßig wird die ausschließlich in Deutschland erfolgende Datenspeicherung umfangreichen Sicherheits- und Qualitätsprüfungen unterzogen.

Der richtige Datenraum-Anbieter — die Checkliste:

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Impressum
( ) Ist ein gesetzeskonformes Impressum (§ 5 Deutsches Telemediengesetz) vorhanden?
( ) Ist das Unternehmen 100 % europäisch — auch die Gesellschafter?
( ) Gibt das Impressum die Berufshaftpflichtversicherung an?

Bereitstellung der Daten in Deutschland
( ) Kein Hosting oder Backups von Datenräumen auf Servern im Ausland?
( ) Sever mit hoher Geschwindigkeit und sehr guter Backbone-Anbindung?

Datenraum-Software
( ) Entwicklung und Programmierung der Datenraum-Software in Europa?
( ) Wird die ständige Anpassung von Datenräumen ebenfalls in Europa vorgenommen?
( ) Handelt es sich bei der Software um eine cloudbasierte Lösung, die ohne Plug-Ins über den Webbrowser läuft?

Hersteller
( ) Hat das Datenraum-Unternehmen eine Markterfahrung von mehr als zehn Jahren?
( ) Hat der Anbieter eine Berufshaftpflichtversicherung?
( ) Ist die Bonität des Anbieters gut bis sehr gut?

Datenraum-Sprache
( ) Wird der virtuelle Datenraum in deutscher Sprache angeboten?

Preistransparenz
( ) Sind alle Preise auf der Homepage ersichtlich oder nur auf Anfrage erhältlich (Vertreter-Trick)?
( ) Sind die Preisstaffeln fair oder gibt es Sondergebühren für Extras?
( ) Werden bestenfalls Flatpreise (Festpreise) für Datentransfer, Seitenaufruf oder Dokumentanzahl angeboten?

Zertifizierungen
( ) Hat das Rechenzentrum eine Zertifizierung nach hohen Standards, z.B. “Reliable Data Center” (TÜV Rheinland)?
( ) Hat die Website einen SSL-Zertifizierungsschlüssel zur hochsicheren Datenübertragung?

Ansprechpartner
( ) Gibt es zu den Ansprechpartnern authentische Fotos?
( ) Wird ein persönlicher Kontakt angeboten?
( ) Ist Support per Telefon und E-Mail kostenfrei?

Umweltschutz (Kann-Bedingung)
( ) CO2-neutrale Bereitstellung der Server?
( ) Werden Rechnungen per E-Mail angeboten?

Faire Vertragsgestaltung
( ) Monatliche Kündigungsfristen?
( ) Sofortige Einrichtung?
( ) Keine Kündigungsgebühren?

Stehen im Datenraum folgende Funktionen zur Verfügung:
( ) Farb- und Designanpassung mit Projektlogo und eigenem Logo
( ) Volltextsuche in Text- und PDF-Dateien
( ) Dynamisches Wasserzeichen
( ) Frage & Antwort-Bereich
( ) Nutzerrecht-Vergabe bis zur Datei-Ebene
( ) Massen-Up- und Downloads
( ) Mit allen gängigen Browsern kompatibel
( ) kurze Reaktionszeiten
( ) 24-Stunden-Notruf
( ) 24-Stunden-Monitoring
( ) Mehrere Sprachen werden unterstützt
( ) Sichere Dokumenten-Ansicht
( ) Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt
( ) Access Transparency (Anmeldeversuche werden aufgezeichnet)
( ) Versions- und Sicherheits-Updates automatisch
( ) Status-Mails und Newsletter
( ) Fotografierschutz
( ) IP-Zugriffsbeschränkung
( ) Nach Projektabschluss notariell versiegelte DVDs

Senden Sie diese Checkliste an potentielle Anbieter. Erfüllt ein Datenraum-Anbieter bis auf die Kann-Bedingungen alle Anforderungen, können Sie sich für ihn entscheiden.