10.02.2021

Virtuelle Datenräume sind schon vor der Corona-Pandemie zu dem zentralen Medium geworden, vertrauliche Dokumente zu teilen, die im Zuge von Verkäufen von Unternehmen, Unternehmensanteilen und Immobilien notwendig für die potentiellen Investoren sind. Aber auch beim revisionssicheren, firmenübergreifenden Dokumentenaustausch sind Datenräume vielfach gefragt. Due Diligence heißt der Fachbegriff, der die sorgfältige Prüfung der Dokumente – meist durch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Anwälte – beschreibt. Es stellt sich immer die große Frage vor einer Due Diligence, wie man den geeigneten Datenraum-Anbieter findet. Die Datenschutzgrundverordnung schreibt mittlerweile einen europäischen Serverstandort vor. Ein wichtiger Punkt auf der Checkliste und ein schnelles KO-Kriterium für viele Anbieter. Zu hoch ist die Gefahr, dass die Daten zur Wirtschaftsspionage abgegriffen und dem Wettbewerb zugeführt werden könnten. So nutzt der amerikanische Geheimdienst sein Zugriffsrecht auf Server von US-amerikanischen Unternehmen nicht nur zur Terrorabwehr, sondern auch zum gezielten Ausspionieren von geheimen Wirtschaftsinformationen, die dann US-Firmen zugespielt werden (siehe „NSA: So spionieren Geheimdienste deutsche Firmen aus …“).

Auf Grundlage der vielen Ausschreibungstexten, die der deutsche Datenraum-Betreiber dataroomX^® im Zuge der Auswahlprozesse für geeignete Datenräume erhält, wurde eine Checkliste zusammengestellt. Alle Punkte müssen angekreuzt sein, um diesen Datenraum-Anbieter-Check zu bestehen.

Die Checkliste: So finde ich den richtigen Datenraum?:

Es wird empfohlen, diese Seite auszudrucken und entsprechend anzukreuzen.

Impressum vorhanden?
( ) Verfügt die Anbieter-Website über ein eindeutiges Impressum nach § 5 des deutschen Telemediengesetzes?
( ) Handelt es sich um ein 100% europäisches Unternehmen mit europäischen Gesellschaftern?
( ) Ist im Impressum eine Berufshaftpflichtversicherung des Anbieters angegeben?

Datenbereitstellung in Deutschland
( ) Es ist sichergestellt, dass kein Hosting und keine Backups der Datenräume auf ausländischen Servern stattfinden.
( ) Hat der Server eine hohe Geschwindigkeit und eine sehr gute Anbindung an das deutsche Backbone?
( ) Verfügt das Rechenzentrum über eine Ausfallsicherheit von weniger als 99,9%?

Datenraum-Software
( ) Wird die Software für die virtuellen Datenräume in Europa entwickelt und programmiert?
( ) Erfolgt die ständige Anpassung der Datenräume ebenfalls in Europa?
( ) Ist die Datenraum-Software eine Cloudbasierte Lösung und findet rein über den Webbrowser ohne Plugins statt?

Herstellerunternehmen
( ) Ist das Datenraum-Unternehmen erfahren und länger als zehn Jahre am Markt?
( ) Verfügt der Datenraum-Anbieter über eine Betriebshaftpflichtversicherung?
( ) Hat der Datenraum-Anbieter eine gute bis sehr gute Bonität?

Datenraum-Sprache in Muttersprache
( ) Ist der Datenraum in deutscher Sprache verfügbar?

Transparente Preise
( ) Werden auf der Homepage alle Preise transparent dargestellt oder müssen diese erst angefragt werden (Vertreter-Trick)?
( ) Handelt es sich um faire Preisstaffeln oder werden für Extras Sondergebühren verlangt?
( ) Werden im besten Falle sogar Flatpreise angeboten – also Festpreisen für Seitenaufrufe, Datentransfer oder Dokumentenanzahl?

Zertifizierungen
( ) Ist das Datenraum-Rechenzentrum nach den hohen Standards ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert?
( ) Verfügt das Datenraum-Rechenzentrum über ein Trusted Cloud Label für vertrauenswürdige Cloud Services für die Wirtschaft?
( ) Verfügen die einzelnen Datenräumen über einen eigenen SSL-Zertifizierungsschlüssel zur hochsicheren Übertragung von Daten?

Ansprechpartner
( ) Sind die Ansprechpartner mit authentischen Fotos abgelichtet?
( ) Bietet das Unternehmen einen persönlichen Kontakt an?
( ) Ist der Support per E-Mail- und Telefon kostenfrei?

Keine Knebelverträge
( ) Sind die Kündigungsfristen monatlich?
( ) Erfolgt die Einrichtung sofort?
( ) Es werden zudem keine Kündigungsgebühren erhoben?
( ) Bietet das Unternehmen die Leistung auf Rechnung an?

Stehen folgende Datenraum-Funktionen zur Verfügung:
( ) Design-/Farbanpassung mit eigenem Logo und Projektlogo
( ) Volltextsuche in PDFs und Textdateien
( ) Dynamische Wasserzeichen
( ) F&A-Bereich
( ) Vergabe von Nutzerrechten bis auf Datei-Ebene
( ) Massen-Uploads- und Downloads
( ) Kompatibel mit allen gängigen Browsern
( ) Schnelle Reaktionszeiten
( ) 24-Stunden-Notruf
( ) 24-Stunden-Monitoring
( ) Unterstützung mehrerer Sprachen
( ) Sichere Ansicht der Dokumente
( ) Unterstützung aller gängigen Dateiformate
( ) Aufzeichnung von Anmeldeversuchen („Access Transparency“)
( ) Automatische Versions- und Sicherheits-Updates
( ) Newsletter & Status-Mails
( ) Fotografierschutz
( ) Zugriffsbeschränkung nach IP
( ) Notariell versiegelte DVD nach Projektabschluss

Senden Sie diese Checkliste an Ihren Anbieter. Werden alle Kriterien erfüllt, können Sie sich für diesen Datenraum-Anbieter entscheiden! Wir von dataroomX^® erfüllen diesen Anforderungskatalog für hochsichere Datenräume. Testen Sie unseren Datenraum oder senden Sie uns Ihre Checkliste zu info@dataroomx.de!