Der Check: Warum die Vorteile virtueller Datenräume überwiegen

01.04.2021

Virtuelle Datenräume bieten einen virtuellen Raum, der als Speicherzentrum für die umfangreichen Datenmengen von Unternehmen dient. Unternehmen nutzen diese Datenräume in der Regel, um ihre kritischen Geschäftsinformationen in einer sicheren und kontrollierten Umgebung mit der Unternehmensführung, potenziellen Investoren oder Käufern und Kunden zu teilen. Heutzutage ist es schwierig, ein Unternehmen zu finden, das keinen virtuellen Datenraum verwendet.

Digitale Datenräume werden physischen vorgezogen

Diese Technologie wird von Unternehmen auf der ganzen Welt in verschiedenen Bereichen genutzt. Es wird in fast jedem Schritt unterschiedlicher Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen eingesetzt – von der Due Diligence bis zum sicheren Austausch wertvoller Informationen in den Biowissenschaften. Während der Übergang zu einem virtuellen Datenraum zwar einiges an Zeit erfordert, gehen die Vorteile virtueller Datenräume weit über die Schaffung zusätzlicher Büroflächen hinaus.

Internationalen Vorschriften in einem sicheren Datenraum befolgen

Wir leben in einem globalen Umfeld, in dem Geschäfte Grenzen überschreiten. Immer wenn es um internationale Geschäfte geht, müssen regionale Vorschriften eingehalten werden. Ein virtueller Datenraum macht das Befolgen unterschiedlicher Vorschriften unkompliziert. Datenräume mit mehrschichtigen Berechtigungen stellen sicher, dass externe Parteien nur die Daten sehen, die sie sollten. Datenschutzbewertungen können inhaltsübergreifend durchgeführt werden, um zu verstehen, wo das Risiko einer Gefährdung liegt. Gleichzeitig werden häufig schon die Tools mitgeliefert, die es braucht, um diese Risiken zu verringern.

Vertrauen vermitteln – intern und extern

Wenn es darum geht, Unternehmensbereitschaft zu zeigen, Ihre Marke zu stärken und den Wert Ihres Unternehmens zu steigern, liefern virtuelle Datenräume auf ganzer Linie. Sie sind in der Regel skalierbar und ermöglichen es, mit dem Wachstum des Unternehmens weitere Funktionen hinzuzufügen. Interne Teams werden die Einfachheit, Kontrolle und Fluidität der Arbeit mit einem hochmodernen Tool zu schätzen wissen. Dies stärkt sowohl die Marke als auch das Engagement der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite können Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit externen Parteien Vertrauen und Kontrolle projizieren, indem sie den Datenraum so anpassen, dass er vollständig mit einer Marke versehen ist und ein anspruchsvolles und ausgefeiltes Erlebnis bietet.

Prozessoptimierung

Ein virtueller Datenraum kann auch dabei helfen, Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren, die einfach zu navigieren ist. Bei Bedarf kann ein Unternehmen dann wichtige Due-Diligence-Dokumente problemlos in den virtuellen Datenraum ziehen, z. Bsp. Compliance-Nachweise, Gewinn- und Verlustrechnungen und andere Dokumente aus externen Datensätzen.

Effizienter arbeiten mit künstlicher Intelligenz

Wie bei den meisten etablierten Technologien umfassen die Entwicklungen virtueller Datenräume künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Automatisierung mithilfe von KI reduziert die Arbeitslast durch Eliminieren doppelter Anfragen und kann die Effizienz durch Volltextsuche und automatische Indizierung optimieren.