Datenraum-Transaktionen: Keine Word-Dateien nutzen

Um im Rahmen der Due Diligence potentiellen Käufern geheime Dokumente zugänglich zu machen, sind digitale Datenräume ein beliebtes Kommunikationsinstrument. Hier werden Dokumente virtuell in einer passwortgeschützten Cloud zum Abruf bereitgehalten. Der Vorteil im Vergleich zu physischen Räumen: Der Interessent muss nicht extra anreisen, sondern kann die Kuration von Daten von jedem Ort und jederzeit online vornehmen. Auch andere Branchen wie Real Estate, M&A, F&E, Legal und Life Sciences nutzen Cloud-Datenräume.

Das richtige Dateiformat ist PDF

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Nicht alle Anbieter von Datenräumen nutzen das sichere PDF-Format: Oftmals werden originale Word-Dateien bereitgestellt. Allerdings können diese Dateien nach dem Herunterladen von Interessenten verändert werden — ein dringender Grund, die Verwendung zu überdenken. Vor allem, weil Word eine bequeme Möglichkeit bietet, Daten im PDF-Format abzuspeichern. Eine weitere Gefahr: Insbesondere Word-Dateien können von Schadprogrammen befallen sein. Das ist Software, die speziell für schädliche Funktionen entwickelt wurde.

Malware, Viren, Spähprogramme

Dateien mit dem Format.docx können leicht Träger von Viren, Spähprogrammen oder Malware werden. Davor warnen mehrere Fachmagazine, z. B. das Computermagazin CHIP: Es sieht eine schwerwiegende Sicherheitslücke in MS-Word, die es Angreifern ermöglicht, die Schadsoftware an allen Sicherheitsschranken und Virenscannern vorbei direkt ins System zu schleusen. CHIP berichtet: „Forscher von McAfee und FireEye haben eine kritische Sicherheitslücke in MS-Word publiziert, die eine ernsthafte Bedrohung darstellt und Systeme im Handumdrehen kompromittieren kann.“
Norton warnt immer wieder vor in Microsoft Word-Dateien versteckten Viren, die per E-Mail unbemerkt in das System gelangen. Ein Tipp: Weil Microsoft versucht, neue Sicherheitslücken umgehend zu schließen, sollte immer die neuste Word-Version verwendet werden.

Kein Word in Data Rooms

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dataroomX^® warnt eindringlich, keine Word-Dateien für Datenräume zu verwenden. Auch wenn die Datenräume selbst nicht in Gefahr sind infiziert zu werden: Die Datei kann bei Dritten von Schädlingen befallen und infiziert hochgeladen werden. dataroomX^® verwendet selbstverständlich einen Virenschutz, aber infizierte Word-Dateien werden nicht immer erkannt. Eine angehängte Spähdatei ist daher nie völlig ausgeschlossen. Wer auf der sicheren Seite stehen will, der verzichtet in Datenräumen auf Word-Dateien und nutzt das PDF-Format.