Datenraum für Due Diligence – Erfolgreich zum Projekt

24.02.2021

Virtuelle Datenräume sind Cloud-Lösungen, die für Due Diligence-Prüfungen (DD) einen sicheren Speicherort anbieten, vertrauliche Geschäftsinformationen abzulegen. Diese Datenräume stellen besondere Funktionalitäten bereit, um professionell einen Transaktionsprozess von Unternehmensanteilen oder Immobilien abzubilden. Dazu werden dem Datenraum Funktionen bereitgestellt wie ein Frage/Antwort-Modul, Notizen und eine Volltextsuche. Datenräume werden aber auch für andere Anwendungsfälle genutzt. Dazu zählen
virtuelle Datenräume für die Kommunikation von Vorständen (Board Communication), Corporate Finance/M&A, Rechtswesen (Legal), Forschung & Entwicklung (F&E), Gesundheitswesen (Life Sciences), Initial Public Offering (IPO) und Initial Coin Offering (ICO).

Datenraum für Due Diligence

Zunehmend ersetzen virtuelle Datenräume die physischen. Datenraum ist ein Begriff, der seit über 100 Jahren genutzt wird, um „Daten“ für ein Investment potenziellen Investoren zur Einsicht zu geben. In einem Raum wurden die Daten in Aktenschränken zur Einsicht bereitgestellt. Heute überwiegen die Vorteile eine Virtualisierung der Daten. Über Cloud-Lösungen werden die Datenräume angelegt. Hier können die Steakholder die entsprechenden vertraulichen Geschäftsdaten abrufen und für ihre Sorgfältigkeitsprüfung einzusehen. Der Erfolg der Due Diligence hängt heute oft vom Datenraum-Anbieter ab. Nicht nur, dass dem Datenraum-Anbieter hochvertrauliche Daten anvertraut werden, sondern auch ein reibungsloser M&A-Prozess ist für den Erfolg unabdingbar. Daher muss die Ergonomie der Datenraum-Anwendung stimmen und überzeugend sein. Selbsterklärende Funktionen sind ein Muss.

Funktionalitäten eines Due Diligence-Datenraumes

Die wichtigsten Funktionen eines Due Diligence-Datenraumes hängen zwar vom Anwendungsfall ab, jedoch lässt sich eine Schnittmenge bilden und die wichtigsten Funktionen benennen:

• Anlegen von Datenräume mit bekannter Ordner-Dateien-Struktur
• Q&A-Modul (Fragen & Antworten)
• Vergabe von Nutzerrechten bis auf Datei-Ebene
• Hochladen von Dateien durch die Nutzer
• Newsletter-Information & Status-Informationen per E-Mail
• Darstellung des eigenen Firmen- und Projektlogo
• Dynamisches Wasserzeichen mit Nutzer, Datum, Uhrzeit (PDF)
• Bedienung über die gängigen Internet-Browser (keine Zusatzsoftware)
• Hochladen von allen gängigen Dateiformaten
• Suche in allen PDFs
• Anlegen von persönlichen Notizen
• Notariell versiegelte DVD nach Projektabschluss

Die einfache Nutzbarkeit des Datenraums steht über den Funktionen und sollte folgende Eigenschaften beinhalten:

• Einfache und intuitive Bedienbarkeit des Datenraums
• Sicheres und schnelles Hochladen der Datenraum-Dokumente
• Einfache Verwaltung der Datenraum-Dateien
• Leicht verständliche Funktionen für den Administrator

Kosten von Due Diligence-Datenräume

Was kosten Datenräume? Auch wenn es oft um Transaktionen in Millionenhöhe geht, ist die Preisgestaltung ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Insbesondere weil Datenraum-Anbieter häufig mit versteckten Kosten versuchen, Kunden Geld aus der Tasche zu ziehen. Besonders gerne werden Abrechnungsmodelle nach Seitenabrufen, Dateien-Anzahl oder Datentransfer angeboten. Ein unplanbares finanzielles Risiko. Jeder Datenraum-Anbieter hat seine eigene Kostentabellen. Die meisten stellen diese erst auf Anfrage bereit. Auf neudeutsch ein No-Go! Mittlerweile bieten alle eine Testversion an, sich den Datenraum genau anzuschauen und sich seine eigene Meinung zu bilden. Auch das Thema Kündigungsfristen wird unterschiedlich gehandhabt. Vertrauensvolle Anbieter wie dataroomX^® bieten auch keine Knebelverträge an, sondern lassen sich monatlich kündigen. Bei dataroomX^® sind Einstiegsdatenräume bereits ab 190 € (Preis zzgl. MwSt.) erhältlich. Für einen Flat-Datenraum fallen 340 € (Preis pro Datenraum zzgl. MwSt.) an.

Die richtige Datenraum-Zertifizierung

Gerade im Due Diligence-Bereich werden hohe Anforderungen an den Ausschreibungsprozess gestellt. Oft fechten unterlegene Investoren diese an. Der Rechtsweg ist vorprogrammiert. Hier muss der Datenraum-Anbieter mit revisionssicheren Protokollierungen und einer Datenraum-Versiegelung durch einen Notar professionelle Lösungen anbieten, die nicht nur die Daten sicher bereitstellt, sondern auch einen sicheren Due Diligence-Prozess dokumentieren. Daher sind auch auf die Zertifikate des Datenraum-Providers zu achten. Folgende Kriterien sind dringend zu beachten.

• Deutscher oder europäischer Serverstandort
• Geschützte Bildschirm-Ansicht
• Dynamisches Wasserzeichen mit Nutzer, Datum, Uhrzeit
• Sicherheitsmonitoring rund um die Uhr
• Trusted Cloud-Siegel
• ISO-zertifiziertes Rechenzentrum
• Zertifizierte Datenverschlüsselung
• Tägliche Backups
• Revisionssichere Protokollierung

Der richtige Datenraum für Ihre Due Diligence?

Was ist nun der richtige M&A-Datenraum für Ihre Due Diligence? Unser Artikel hat viele Kriterien für den geeigneten Datenraum aufgeführt. Die Prozesse sind immer die gleichen. Vertrauliche Daten sollen von einem eingeschränkten Nutzerkreis eingesehen werden können. Dazu sind virtuelle Datenräume heutzutage das richtige Medium, in hochsicheren und zertifizierten Cloud-Lösungen diese Dokumente vertraulich auszutauschen. Eine einfache effiziente Handhabe auf Anbieter und Nutzerseite ist die oberste Prämisse, denn oft unterliegen die Due Diligence-Prüfungen einem engen Zeitplan. Und da muss eine ordnungsgemäße Durchführung gewährleistet sein.