Datenräume & Co: Worauf kommt es bei moderner Due Diligence wirklich an?

10.06.2025

Unternehmenstransaktionen haben sich in den letzten zehn Jahren radikal verändert. Die Due Diligence – also die sorgfältige Prüfung eines Unternehmens vor einem Kauf oder Zusammenschluss – ist heute längst keine rein juristische Pflichtübung mehr. Sie ist ein hochkomplexer, datengetriebener und interdisziplinärer Prozess, der moderne Datenraum-Technik ebenso wie menschliches Urteilsvermögen verlangt.

Die Entwicklung der Due Diligence: Mehr Tiefe, mehr Tempo, mehr Team

Was früher überschaubar war, ist heute ein Mammutprojekt. Die durchschnittliche Dauer einer Due Diligence hat sich in den letzten zehn Jahren nahezu verdoppelt, hat der Datenraum-Spezialist dataroomX errechnet. Während früher wenige Experten in kurzer Zeit prüften, sind heute ganze Teams über Wochen hinweg beschäftigt.

Gleichzeitig ist die Zahl der Beteiligten stark angestiegen. Neben Juristen und Wirtschaftsprüfern sitzen heute auch Experten aus IT, Datenschutz, Human Resources, Nachhaltigkeit und sogar Kommunikation mit am Tisch. Die Prüfbereiche haben sich erweitert – nicht nur inhaltlich, sondern auch geografisch, da viele Deals international abgewickelt werden.

Ein weiterer Treiber der Komplexität ist die zunehmende Bürokratisierung. Gesetzliche Vorgaben, Compliance-Richtlinien und internationale Regularien haben den Umfang der zu prüfenden Dokumente massiv erhöht. Die Datenmengen, die heute in einem virtuellen Datenraum bereitgestellt werden, sind dadurch doppelt so groß wie noch vor einem Jahrzehnt.

Der virtuelle Datenraum: Effizienzmaschine für komplexe Prozesse

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat sich der virtuelle Datenraum (Virtual Data Room, kurz: VDR) als zentrales Werkzeug etabliert. Er ermöglicht nicht nur eine sichere Speicherung und Verwaltung sensibler Dokumente, sondern ist die Grundlage für eine strukturierte und effiziente Prüfung.

Ein großer Vorteil des VDRs liegt in der globalen Verfügbarkeit. Interdisziplinäre Teams aus verschiedenen Ländern können gleichzeitig und ortsunabhängig auf alle relevanten Dokumente zugreifen – in Echtzeit und mit klaren Zugriffsrechten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Informationsverlusten.

Zudem bietet ein moderner Datenraum leistungsstarke Suchfunktionen. Stichworte, Begriffskombinationen oder sogar ganze Textpassagen lassen sich in Sekunden auffinden. Damit entfällt das manuelle Durchforsten ganzer Vertragswerke oder Berichte – ein entscheidender Effizienzgewinn bei engen Zeitfenstern.

Auch die Nachverfolgbarkeit aller Aktivitäten im Datenraum trägt zur Sicherheit bei. Jede Änderung, jeder Upload, jeder Zugriff wird dokumentiert. Das schafft Transparenz und schützt vor Manipulation. Gleichzeitig lassen sich gezielte Nachreichungen oder Aktualisierungen problemlos in den laufenden Prüfprozess integrieren – ohne neue Versionen manuell verteilen zu müssen.

Neue Risikodimensionen: ESG, Cybersecurity und Informationslecks

Die Inhalte einer Due Diligence haben sich deutlich verschoben. Neben den klassischen wirtschaftlichen und rechtlichen Kennzahlen rücken heute neue Risikodimensionen in den Vordergrund.

Regulatorische Risiken stehen ganz oben auf der Agenda. Viele Länder haben ihre Investitionskontrollen verschärft – insbesondere bei strategisch relevanten Branchen wie Infrastruktur, Energie oder Digitalisierung. Auch die Kartellvorgaben sind strenger geworden, was gerade bei großen Fusionen zu längeren Prüfphasen führt.

Ein weiterer Punkt ist die zunehmende Bedeutung von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance). Unternehmen müssen heute nicht nur Gewinne erwirtschaften, sondern auch nachhaltig und ethisch handeln. Die EU-Lieferkettenrichtlinie verpflichtet Käufer, auch die sozialen und ökologischen Standards ihrer Zielunternehmen zu bewerten. Das erhöht den Prüfaufwand erheblich.

Auch Cybersecurity ist ein zentrales Thema. Die Qualität der IT-Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens beeinflusst maßgeblich dessen Bewertung. Schwachstellen in der IT-Infrastruktur können nicht nur das operative Geschäft gefährden, sondern auch hohe Folgekosten verursachen – bis hin zu Bußgeldern bei Datenschutzverstößen.

Und schließlich steigt das Risiko von Informationslecks. Je mehr Stakeholder in einen Deal eingebunden sind, desto höher die Gefahr, dass vertrauliche Informationen vorzeitig an die Öffentlichkeit gelangen. Digitale Kommunikation, Remote Work und soziale Medien machen es Angreifern leichter denn je, gezielt nach Schwachstellen zu suchen. Die Folge: Unternehmen müssen heute umfassende Leak-Prevention-Maßnahmen etablieren, etwa durch Monitoring-Systeme, NDA-Prozesse und zentrale Kommunikationsrichtlinien.

Blick nach vorn: Künstliche Intelligenz verändert die Spielregeln

Die Zukunft der Due Diligence wird stark durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) geprägt sein. Schon heute kommen AI-gestützte Tools zum Einsatz, um große Datenmengen effizienter auszuwerten. Doch das ist erst der Anfang.

Besonders relevant ist der Umgang mit unstrukturierten Daten – also Informationen, die nicht in Tabellen oder Formularen vorliegen. Dazu zählen E-Mails, Textdokumente, Videos oder Sprachnachrichten. Moderne Analyse-Tools können diese Inhalte nicht nur erfassen, sondern auch bewerten und in Beziehung zueinander setzen.

So entstehen dynamische Risikoprofile, die sich in Echtzeit aktualisieren lassen. Etwa, wenn neue Daten hochgeladen oder externe Informationen (z. B. politische Entwicklungen) mit einbezogen werden. Das Ziel: Versteckte Risiken frühzeitig erkennen – seien sie ökologischer, technologischer oder geopolitischer Natur.

Doch auch hier gilt: Technik ersetzt keine Erfahrung. Die Interpretation der Ergebnisse und die Gewichtung von Risiken bleibt Aufgabe erfahrener Entscheidungsträger.

Warum der Mensch trotz Digitalisierung unverzichtbar bleibt

Trotz aller Automatisierung bleibt die Due Diligence ein Prozess, der vom Zusammenspiel zwischen Menschen lebt. Es geht nicht nur um das Analysieren von Zahlen, sondern um das Verstehen von Unternehmenskulturen, Geschäftsmodellen und Teams.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Zusammensetzung des Due-Diligence-Teams. Neben Juristen und Wirtschaftsprüfern braucht es Fachleute aus den Bereichen IT, HR, Finanzen und Nachhaltigkeit. Nur so kann ein umfassendes Bild vom Zielunternehmen entstehen – inklusive seiner Stärken und Schwächen.

Zugleich muss das Team die Fähigkeit besitzen, sich in die Kultur und Dynamik des Zielunternehmens hineinzudenken. Denn letztlich geht es nicht nur um die Frage, ob man ein Unternehmen übernehmen sollte, sondern auch wie es sich integrieren lässt – organisatorisch, technisch und menschlich.

Ebenso wichtig ist eine klare, regelmäßige Kommunikation – intern wie extern. Nur wer alle Beteiligten informiert hält, kann die Vielzahl an Aufgaben und Fristen im Blick behalten und vermeiden, dass sich Missverständnisse oder Spannungen aufbauen.

Und nicht zuletzt spielt das berühmte Bauchgefühl eine wichtige Rolle. Wenn etwas „nicht passt“, obwohl die Zahlen stimmen, sollte man genauer hinsehen. Viele gescheiterte Deals ließen sich auf ein übersehenes kulturelles oder personelles Missverhältnis zurückführen – nicht auf mangelnde Excel-Tabellen.

Wie man die Due Diligence heute klug organisiert

Wer eine Due Diligence effizient und erfolgreich gestalten will, braucht vor allem eines: einen Plan. Es gilt, den Prozess nicht nur technisch, sondern auch strategisch zu strukturieren.

Dazu gehört zunächst eine klare Priorisierung der Prüfbereiche. Nicht alles muss bis ins letzte Detail analysiert werden – entscheidend ist, die wirklich kritischen Punkte frühzeitig zu identifizieren und zu bewerten.

Ein gut vorbereiteter, logisch strukturierter Datenraum ist dabei Gold wert. Eine saubere Ordnerstruktur, klar benannte Dateien und vollständige Dokumente schaffen Vertrauen – und sparen wertvolle Zeit.

Auch die Transparenz der Kommunikation ist zentral. Offenheit gegenüber dem Verkäufer ebenso wie gegenüber dem eigenen Team trägt dazu bei, potenzielle Konflikte frühzeitig zu entschärfen. Gerade im Hinblick auf die spätere Post-Merger-Integration sollte der Informationsfluss nicht abreißen.

Ein letzter, oft unterschätzter Punkt: die Ergebnisoffenheit. Man sollte bereit sein, einen Deal auch abzulehnen, wenn sich zentrale Risiken nicht ausräumen lassen. Denn ein nicht abgeschlossener Deal ist immer noch besser als ein späterer teurer Fehlkauf.

Technologisch präziser – aber menschlich gefordert wie nie

Die Due Diligence im Jahr 2025 ist digital, datengetrieben und international – aber sie ist und bleibt eine zutiefst menschliche Angelegenheit. Die besten Tools helfen, Prozesse zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. Doch am Ende zählt das Zusammenspiel aus Fachwissen, Erfahrung, Intuition und Kommunikation.

Wer das versteht, ist im Vorteil. Denn nur wer beides beherrscht – Technologie und Menschenverstand – wird in der heutigen M&A-Welt erfolgreich navigieren.