Datenräume für Behörden – geheime Unterlagen im elektronischen Tresor (E-Safe)

26.06.2019

Elektronische Safes oder digitale Schließfächer, auch E-Safe/eSafe genannt, sind stark im Kommen. Die Vorteile, wichtige oder geheime Unterlagen im elektronischen Tresor vor dem Zugriff von Mitarbeitern und Unbefugten zu sichern, überwiegen. Auch dataroomX® wird von Behörden als sicherer „digitaler Schließfachbetreiber“ oder neudeutsch „Datenraum-Anbieter“ mit Serverstandort in Deutschland gerne ausgewählt. Über die Datenräume werden streng vertrauliche oder geheime Unterlagen der Öffentlichen Hand (Bund, Länder, Gemeindeverbände, Gemeinden), Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts (AöR) wie Sparkassen, Volksbanken, Stadtwerke und Kammern sowie von deutschen Gerichten zentral gespeichert oder ausgetauscht.

Der elektronische Tresor für vertrauliche Unterlagen von Behörden

Datenräume oder E-Safes werden im Privatbereich mittlerweile von vielen Banken wie der Deutschen Bank oder den Sparkassen angeboten. Bekannt sind die digitalen Datenräumen aber vor allem aus dem Bereich der Unternehmens- und Immobilientransaktionen, vor allem bei Mergers & Acquisitions-Projekte (M&A), Due-Diligence-Prüfungen (DD) und Portfolioverwaltung, genutzt. Im E-Government-Bereich werden die Datenräume zur Dokumentenspeicherung oder zum Dokumentenaustausch unter Vertrauens- oder Geheimnisträgern eingesetzt. Hohe Kosten, lange Laufzeiten, keine Gestaltungsmöglichkeiten, komplexe Strukturen oder auch Datenhosting außerhalb Deutschlands gehören zu den oft genannten Kritikpunkten. Nicht so bei dem Mainzer Datenraum-Anbieter dataroomX®.

Darauf sollten Behörden bei der Auswahl ihrer Datenräume achten

Anders als bei vielen Cloud-Providern bieten Datenräume ein Höchstmaß an Sicherheit. Darauf sollten Sie als Behörde achten:

Betreibersicherheit: Informieren Sie sich nach dem Anbieter. Ist es ein deutscher Anbieter oder eine deutsche GmbH-Niederlassung eines außereuropäischen Datenraumbetreibers. Fragen Sie nach der Berufs- und Betriebshaftpflicht!
Einrichtung ohne Wartezeiten: Ein guter Datenraum ist sofort nutzbar und online bestellbar. Viele Anbieter wollen erst mit einem Vertreteranruf Ihnen Preis nennen und Zugangsdaten einrichten.
Datenräume in Deutschland: Kein Abgreifen der Daten durch Drittländer, Nachrichtendienste oder andere dubiosen Provider.
Unbegrenzte Nutzer: Bleiben Sie flexibel und achten Sie, dass der Datenraum keine Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl an Nutzer oder Administratoren hat!
Einfacher Zugang über Webbrowser: Datenraum-Anbieter verlangen oft die Installation von Software auf dem Computer. Kaum eine Behörde lässt dies zu! Daher nur webbasierte Datenräume lizenzieren!

Sichere Behörden-Datenräume in Deutschland als E-Safe nutzen

dataroomX® ist einfach, bietet transparente Kosten und ist monatlich kündbar. Der hochsichere, revisionssichere E-Safe-Datenraum wird in Deutschland entwickelt, programmiert und auf deutschen Hochleistungsservern bereitgestellt – der beste Schutz für die Transaktion Ihrer Daten! Ob streng vertrauliche Unterlagen, besonders geheime Dokumente, Verträge, digitale Kopien, Steuerunterlagen oder Dokumente aus dem Personal- oder Rechtswesen. Ein digitaler Datenraum speichert ihre Daten, auch im Falle der Zerstörung der Unterlagen durch Brände, Wasserschäden o. ä.