Datenräume Vergleich – Was kosten digitale Datenräume?

Welcher Datenraum ist der richtige? Wie kann ich Datenräume vergleichen? Was kosten digitale Datenräume? Das sind häufig gestellte Fragen bei der Nutzung unserer Datenräume. Denn gerade die versteckten Kosten machen die Nutzung von Datenräumen unplanbar, wenn z. B. ein Abrechnungsmodell die Seitenaufrufe sind. Andere berechnen zusätzlich den Datentransfer der Dateien oder erheben eine Gebühr je Seite. Undurchsichtige Abrechnungsmodelle, die zumindest der Anbieter dataroomX^® versucht, durch sein eigenes Preismodell einen Riegel vorzuschieben.

Was sind Datenräume?

Datenräume sind wichtige Instrumente, im Zuge der Veräußerung von Unternehmensanteilen und Immobilien, vertrauliche Investoreninformationen bereitzustellen. Bei mehreren Investoren bieten sie die Möglichkeit, durch sogenannte Wasserzeichen die Dokumente mit dem Nutzer und der Uhrzeit zu schützen und den Zugriff zu dokumentieren. Bei einer Ausschreibung bietet es zudem den Vorteil an, über ein Fragen- und Antworten-Tool die Investoren über Rückfragen gleichberechtigt zu informieren. Diese hochfunktionalen Arbeitsumgebungen haben zudem den Vorteil, dass der Ausschreibungsprozess bei allen Beteiligten einen positiven und professionellen Eindruck hinterlässt, gleichwohl meistens nur ein Investor den Zuschlag erhält.

Physischer versus virtueller Datenraum

Bis vor einigen Jahren wurden in physischen Datenräumen Ordner zur Einsicht zur Verfügung gestellt, um zu gewährleisten, dass die sensiblen Unternehmens- oder Immobiliendaten nicht in Wettbewerberhände fallen. In einem virtuellen Datenraum ist die Due Diligence im Vergleich zum physischen Datenraum erheblich einfacher und sicherer zu planen und durchzuführen, da dezentral auf die gesicherten Cloud-Datenräume zugegriffen werden kann und damit hohe Kosten für Anreise, Raummiete und Überwachung des physischen Datenraums wegfallen. Bei M&A-Transaktionen gehören virtuelle Datenräume längst zum Standard. Alle notwendigen Dokumente werden abgelegt und den Investoren über einen passwortgeschützten Bereich zur Ansicht oder zum Download bereitgestellt.

Vergleich von Datenräumen

Der Vergleich von Datenräumen ist heute einfacher denn je. Gute Anbieter stellen die Leistungen übersichtlich nebeneinander, sodass der Kunde mit einem Blick alle wichtigen Eigenschaften im Blick hat und die volle Kostenkontrolle. Die meisten Datenraum-Anbieter stellen sogar Testzugänge bereit, die oft in einen echten Datenraum überführt werden können. Damit muss der Datenraum nicht noch einmal angelegt werden. Heutzutage sind diese Testzugänge ein Muss, denn man will ja nicht die Katze im Sack kaufen. Wir haben alle Kriterien für einen Datenraum-Vergleich zussammengetragen, um den richtigen Datenraum-Vergleich 2021 durchzuführen.

Datenraum-Vergleich 2021 – Die wichtigsten KO-Kriterien

Folgende Kriterien haben wir als die wichtigsten herausgearbeitet, die Sie beim Vergleich der Datenraum-Anbieter berücksichtigen sollten:

• Test-Datenraum mit Überführung in echten Datenraum [ ] ja
• Flatpreis für Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente, Speicherplatz [ ] ja
• Unbegrenzte Anzahl an Nutzern pro Datenraum [ ] ja
• Unbegrenzte Anzahl an Administratoren-Zugängen [ ] ja
• Sofortige Kündbarkeit [ ] ja
• Eigene Domain auf Wunsch [ ] ja
• Firmenlogo [ ] ja 
• Design-/Farbanpassung [ ] ja 
• Q&A-Modul (Fragen & Antworten) [ ] ja 
• Vergabe von Nutzerrechten bis auf Datei-Ebene [ ] ja 
• Hochladen von Dateien durch die Nutzer [ ] ja 
• Newsletter & Status-Mails  [ ] ja
• Dynamisches Wasserzeichen mit Nutzer, Datum, Uhrzeit (PDF)  [ ] ja
• Geschützte Bildschirm-Ansicht mit optionalen Fotografierschutz (PDF)  [ ] ja
• Sprachen: de/en/frz (Benutzer) [ ] ja
• Bedienung über Webbrowser – keine Zusatzsoftware  [ ] ja
• Hochladen von gängigen Dateiformaten [ ] ja
• Volltextsuche in PDFs  [ ] ja
• Projektlogo je Datenraum  [ ] ja
• Persönliche Notizen  [ ] ja
• Notariell versiegelte DVD nach Projektabschluss [ ] ja
• Deutscher Serverstandort  [ ] ja
• Geschützte Bildschirm-Ansicht  [ ] ja
• Dynamisches Wasserzeichen mit Nutzer, Datum, Uhrzeit  [ ] ja
• Trusted Cloud-Siegel  [ ] ja
• ISO-zertifiziertes Rechenzentrum  [ ] ja
• Zertifizierte Datenverschlüsselung  [ ] ja
• Tägliche Backups  [ ] ja
• Revisionssichere Protokollierung  [ ] ja

Bei dataroomX^® sind einfache Datenräume bereits ab 190 € (Preis zzgl. MwSt.) buchbar. Für einen Flat-Datenraum fallen 340 € (Preis zzgl. MwSt.) an.