Was sind virtuelle Datenräume? – Definition und Anwendungsbeispiele

13.02.2021

Was ist ein virtueller Datenraum? So lautet eine der häufig gestellten Fragen. Fachkreise bezeichnen mit einem Datenraum ein online zugängliches Dokumentenarchiv, auch international als „VDR“ (für Virtual Data Room) bezeichnet. In den Datenräumen werden sensible Dokumente abgelegt, die jederzeit und überall meist über einen Webbrowser passwortgeschützt zugänglich gemacht werden. Das bezeichnet einfach ausgedrückt ein Datenraum.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Mit der zunehmenden Digitalisierung werden virtuelle Datenräume immer wichtiger für verschiedene Bereiche wie M&A-Transaktionen, Immobilien-Management, Board-Kommunikation, Family Office-Verwaltung oder Know-How-Schutz. Hier liegen die Vorteile virtueller Datenräume auf der Hand, da es sich meist um vertrauenswürdige, hochsichere oder geheime Informationen handelt, zu denen auch der Administrator eines Unternehmens keinen Zugriff habenn darf. Virtuelle Datenräume kann man heute auch als Cloud-Lösungen bezeichnen, in denen diese vertraulichen Dokumente bereitgestellt werden. Die Dokumente stehen zur Ansicht am Bildschirm, zum Herunterladen oder Weiterversenden zur Verfügung. Die Zeiten, in denen die Dokumente, in einem physischen Datenraum bereitgestellt werden, sind lange vorbei. Zu hoch ist der Aufwand und die Dokumentation, an einem festen Ort einen Raum alle Unterlagen in Ordner und in Papierform zur Verfügung zu stellen.

Physische Datenräume versus virtuelle Datenräume

Die letzten physischen Datenräumen sind der Corona-Pandemie 2020 und 2021 gewischen. Flug- und Besuchsverbote, Homeoffice und die damit einhergehende Digitalisierung führen dazu, dass die digitale Bereitstellung der Dokumente in einem Datenraum zum Standard wurde. International agierende Companys können Zeit und Geld durch die digitalen Datenräume wie dataroomx.de sparen. Zu dem können vor allem die Datenräume für den Dokumentenaustausch genutzt werden, die zeitkritisch und einer starken Überwachung obliegen. Was sind virtuelle Datenräume, diese Frage wird sich also schon lange nicht mehr gestellt. Die Frage lautet heute, welcher Datenraum-Anbieter kann mir DSGVO-konform auf deutschen oder europäischen Servern die geeignete Datensicherheit liefern.

Das ist ein virtueller Datenraum

Wir haben jetzt erklärt, was ein virtueller Datenraum ist. Bei Wikipedia finden sich weitere Informationen zu Datenräumen. Nun widmen wir uns der Bedienung. Hier ist der Vergleich mit dem von Windows- oder Mac-Rechnern verwendeten Dokumentenordner der beste, um die Funktionen eines Datenraums zu erklären. Nur erfolgt diese Nutzung nicht über ein Softwareprogramm auf dem Rechner, da es zu viele offene Sicherheitslöcher für die Inhalte der Datenraum-Dokumenten enthält. Da geschieht der Zugriff auf die Datenräume-Clouds. Die Datenräume bilden die Ordnerstruktur wie auf einem normalen Rechner ab. Die Datenräume haben verschiedene Berechtigungsprozesse und können so verschiedene betriebliche Prozesse abbilden. dataroomX.de ist deswegen so beliebt, da für die Einarbeitung in die Datenräume keine Schulung notwendig ist.

Anwendungsszenarien für den Einsatz virtueller Datenräume

Vertrauliche Daten sind immanenter Bestandteil im Unternehmen. Arbeitsverträge, Personalakten, Verträge verschiedenster Art, Urkunden, Infrastrukturpläne, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Patente usw. All diese Dokumente müssen vom Zugriff unberechtigter Personen geschützt werden. Viele Unterlage sind den Vorständen, Aufsichtsräten und Wirtschaftsprüfern vorenthalten und sind vom Sekretariat oder der IT-Abteilung geheim zu halten. Diese Anwendungsfälle sind typisch für elektronische Datenräume. Vertraulichkeit betrifft Unternehmen jeder Größe. Doch die Datenräume werden vor allem Immobilien- und Finanzsektor im Zuge von Due Diligence-Prüfungen verwendet. Dabei sind die Datenräume auch für die og. Fällen die idealen sicheren Aufbewahrungsorte, die sensiblaren Daten sicher abzulegen und zu archivieren.

Vorteile: Warum virtuelle Datenräume?

Die Frage, warum Unternehmen virtuelle Datenräume einsetzen, hat sich damit beantwortet, denn sensible Daten gehören in vom Unternehmensalltag getrennten Datenräumen, die nur von der Spitze eines Unternehmens genutzt werden dürfen. Es hat gezeigt, dass durch die zentrale Ablage in Datenräumen viel Zeit und Geild gespart wird, die Suche der Dokumente entfällt, die Dokumentenrecherche ist über die Suchindexe komfortabel und zielorienntiert möglich. Das Durchsuchen von Ordnern und das Durchblättern von Seiten entfällt. Die Dokumente in den Datenräumen werden im Nu gefunden.

Virtuelle Datenräume in der Praxis

Im Wesentlichen werden Datenräume eingesetzt im Corporate Finance/M&A, Due-Diligence (DD), Immobilienmanagement (Real Estate), Rechtswesen (Legal), Forschung & Entwicklung (F&E), Gesundheitswesen (Life Sciences), Initial Public Offering (IPO), Initial Coin Offering (ICO). Nicht nur M&A-Berater, Immobiliengesellschafte, Rechtsanwälte und Unternehmensberatungen/Wirtschaftsprüfer nutzen Datenräume. Auch Familienunternehmen (Family Offices) und Beteiligungsgesellschaften haben die Datenräume für ihre interne vertrauenswürdige Kommunikation im Einsatz. Für Berufsgeheimnisträger und Gerichte sind Datenräume ebenfalls eine geeignete Möglichkeiten, hoch sensible und geheime Dokumente besonders zu schützen. Insbesondere der Schutz des geistigen Eigentums veranlasst Forschung & Entwicklung (F&E) Datenräume zum Einsatz zu bringen.

Virtuelle Datenräume bei M&A-Transaktionen

Beim Verkauf von Unternehmensanteilen oder ganzer Unternehmer ist Vertrauensschutz groß geschrieben. Die Informationen über die strategische Ausrichtung, Vorstandsbesoldungen, Besitztümer und Beteiligungen könnten dem Wettbewerber in die Hände fallen. Daher sind virtuelle Datenräume, die den Einlass und das Lesen der Dokumente nach Zeit und Nutzer dokumentieren, wichtige Voraussetzungen, sich für das sichere Ablegen der Dokumente in Datenräume zu entscheiden. Bevor es zum Kaufabschluss kommt, beginnt die sorgfältige Prüfung, die sogenannte Due-Diligence-Phase. Auf Herz und Nieren muss geprüft werden, ob die Firma kaufenswert ist oder nicht. Hier müssen bestimmte Berechtigungen im Datenraum vergeben werden, die je nach Veräußerung von Unternehmensanteilen die richtigen Dokumente den beteiligten Steakholdern zuordnet.

Virtuelle Datenräume im Immobilien-Management

Hier zeigt sich ganz besonders, was ein virtueller Datenraum und wie wichtig ein Datenraum ist. Insbesondere im Immobilienbereich sind die privaten Daten der Mieter einsehbar, ihre Gehälter, Bankverbindungen etc. Ein hoher Sicherheitsschutz ist bei dem Datenraum notwendig, um hier nicht Gefahr zu laufen, dass diese Daten an die Öffentlichkeit gelangen. Wie im Gesundheitsbereich geht es hier um persönliche Daten, die dem Datenschutz und daher den strengen Datenschutzbestimmungen für Datenräume unterliegen. Beim klassischen Management von Immobilien kann der Datenraum eine wichtige Archivfunktion wahrnehmen, wo alle aktuellen und archivierten Daten für die unterschiedlichen Facility-Managment-Bereiche abgelegt sind. Frage/Antworten-Module haben hier den Vorteil, häufige Fragen in den Datenraum-Dokumenten als Art Wissensdokument abzulegen.

Virtuelle Datenräume für die Board-Kommunikation

Gerade in den Vorstandsetagen ist die schnelle, sichere Kommunikation jenseits von Dropbox & Co. sowie E-Mails gefragt. Auch das Thema ortsunabhängiger Zugriff wird großgeschrieben. Oft sind die Vorstände unterwegs. Datenräume sind hier das richtige Instrument, Vertraulichkeit und Sicherheit der Board-Kommunikation zu gewährleisten. Egal ob Strategiepapiere, Geschäftszahlen, Personalangelehenheiten oder Auswertungen, egal ob Infos für den Aufsichtsrat oder Vorstandskollegen, Datenräume zeigen hier alle Vorteile auf, die für einen schnellen, sicheren und vor allem ortsunabhänigen Datenverkehr notwendig sind.

Was sind die Standardfunktionen für einen Datenraum

Datenräume bilden die bekannten Funktionen wie dem Dateiordner auf dem PC oder MAC ab, um einen gelernten Zugriff und ein Arbeiten ohne Schulungsaufwand zu bieten. Die Rechtevergabe kann je Dokument und Ordner erfolgen. Eine Volltextsuche ermöglicht die schnelle Suche im Datenraum. Das Wasserzeichen hinterlässt bei jedem Aufrufen des Dokumentes die Daten des aktuellen Nutzers, um das Dokument auf der einen Seite zu sichern und auf der anderen Seite im Datenraum zu belegen, wann, wer, welches Dokument genutzt hat. Oft wird auch nur eine Sichere Ansicht am Bildschirm angeboten, das heißt, ein Herunterladen (Download) des Dokumentes ist nicht möglich. Oft wird bei Datenräumen dazu auch ein Fotografierschutz angeboten. Mit der heutigen Technik kann mit Zeit und Geld jedoch der Fotografierschutz ausgehebelt werden. Fragen & Antworten-Tools sollten standard sein. Denn auch so kann man sehr effzient und zeitsparend Fragen beantworten und diese gleichzeitig und gleichberechtigt allen Datenraum-Nutzern zur Verfügung zu stellen. Status-Mails haben den Vorteil, dass es keine Holschuld gibt, regelmäßig in die Datenräume zu schauen, sondern man wird informiert, wenn Daten in den Datenraum hinzugekommen sind. Die Krönung beim Versiegelungsprozeß ist eine Versiegelung von einem Notar.