Das Handwerkszeug von erfolgreichen Unternehmensberatungen: Datenräume

Gründe für die Beauftragung von Unternehmensberatungen sind vielfältig. Zu ihren Aufgaben zählen z. B. Erarbeitung und Umsetzung von Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens, Analyse von Märkten und Wettbewerbern sowie Entwicklung von Wachstumsstrategien, Analyse und Optimierung von bestehenden Prozessen sowie ggf. Etablierung neuer Software-Systeme u. v. m. …

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Die Beauftragung ist stets damit verbunden, dass die Unternehmensberatung Einsicht in sensible und vertrauliche Firmendaten des Kunden nehmen muss. Die sichere und effiziente Bereitstellung der relevanten Daten ist sowohl für Beratungsfirmen als auch für deren Kunden erfolgsentscheidend. Ein Datenraum bietet hierbei folgende Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit:
  Für den Kunden und die Unternehmensberatung ist jederzeit nachvollziehbar, welche Firmendaten bereits zur Verfügung stehen und welche ggf. noch fehlen. Darüber hinaus können die Berater weitere Recherchequellen für die Entwicklung ihrer Ergebnisse transparent offenlegen (z. B. Marktforschungsberichte, Fachartikel etc.).
• Zugriffskontrolle:
  Die Verwendung eines Datenraums bietet dem Kunden die Möglichkeit, jederzeit den Zugriff und die Zugriffsrechte auf seine Daten zu kontrollieren und bei Bedarf anzupassen. Bei den meisten Datenräumen kann der Kunde außerdem einstellen, dass Daten nur gesichtet, aber nicht auf andere Geräte heruntergeladen werden dürfen.
• Diskretion:
  Datenräume erlauben es dem Kunden, den Beratern nicht durchgehend Räume in der eigenen Firma zur Datenauswertung zur Verfügung stellen zu müssen. Die Beauftragung eines Beratungsunternehmens kann somit diskret erfolgen und Verunsicherung bei den Mitarbeitern über die Gründe für die Anwesenheit der Berater bleibt aus.
• Kommunikation:
  Über Datenräume werden i. d. R. automatische Benachrichtigungen versendet, wenn eine Person neue Daten hochlädt. Das separate Verschicken von Hinweisen zu neuen Dateien oder ein zerstückelter Versand von vertraulichen Unterlagen über andere Upload-Plattformen entfallen.
• Strukturierung:
  Die Daten werden z. B. nach Themenbereichen oder Aufgabenschwerpunkten sortiert. Für Mitarbeiter, die noch unerfahren in der Auswertung großer Datenmengen sind oder sich nur auf einzelne Teilanalysen beschränken, können separate und komprimierte Datenpakete erstellt werden.
• Flexibilität:
  Projekt-Teams bei Unternehmensberatungen bestehen oft aus Kollegen, deren private Heimat sich in unterschiedlichen Städten befindet. Der Austausch über eine für alle einheitliche Plattform erlaubt es den normalerweise viel reisenden Beratern auch dann effizient zusammenzuarbeiten, wenn sie nicht alle an einem Ort sein können. Der Verzicht auf unnötige Reisen erspart den beschäftigten Beratern wertvolle Zeit und ermöglicht die Fokussierung auf das Wesentliche: die Daten im Datenraum.

Ein gut geführter Datenraum wird damit zum Motor für die sichere und effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmensberatungen und ihren Kunden.