Checkliste für virtuelle Datenräume

Ein moderner Datenraum bietet Unterstützung bei einem firmenübergreifenden und revisionssicheren Dokumentenaustausch im Rahmen von Firmenverkäufen, Börsengängen (IPO), Immobilienverkäufen oder Akquisitionen. Im folgenden Artikel haben wir wichtige Kriterien unter die Lupe genommen, die Sie bei der Auswahl eines Datenraumes unbedingt beachten sollten.

1. Einfache und intuitive Datenraum-Benutzeroberfläche

Im Rahmen von geschäftskritischen Transaktionen, wie beispielsweise Firmenübernahmen, haben Sie in der Regel keine Zeit, die beteiligten Personen umfassend zu schulen. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, einen Anbieter zu wählen, der einen Datenraum mit einer selbsterklärenden Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt. Im Idealfall sollte eine Datenraum-Lösung nur eine minimale Einarbeitungszeit in Anspruch nehmen.

2. Kompatibilität

Um eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit aller beteiligten Personen und Firmen sicherzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von Datenräumen, die in der Cloud angesiedelt sind. Konkret bedeutet das, dass auf eine Installation von Client-Software oder Plug-ins verzichtet werden sollte. Im Idealfall wird der Zugang zum Datenraum direkt über den Webbrowser realisiert. Bei der genauen Inspizierung des jeweiligen Anbieters sollten Sie sich über die unterstützten Browser-Versionen informieren, da in vielen Konzernen ältere Webbrowser-Versionen zum Einsatz kommen, was eventuell Probleme verursachen könnte.

3. Versionierung von Datenraum-Dokumente

Bei einer gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, kommt es darauf an, den Überblick über die aktuellste Version zu behalten. Ein moderner Datenraum sollte seinen Nutzer unbedingt eine automatische Versionierung von Daten zu Verfügung stellen. Check-In- und Check-Out-Funktionen und eine automatisierte Archivierung sollten unbedingt vorhanden sein. Dem Anwender wird durch den Einsatz dieser Funktionalitäten, stets die aktuellste Version des jeweiligen Dokuments präsentiert.

4. Modularer Aufbau der Datenraum-Pakete

Moderne Datenräume wie dataroomX^® stellen ihren Nutzern eine Vielzahl an unterschiedlichen Funktionalitäten zur Verfügung, die alle beteiligten Personen während der Projektlaufzeit unterstützen. Hierzu gehören Funktionen und Features, wie beispielsweise 2-Faktor-Authentisierung, Vertrags- und Kalendermanagement, Workflow und Q&A. Bei Datenräumen, die modular aufgebaut sind, fallen Gebühren nur für die tatsächlich genutzten Funktionalitäten an.

5. Sicherheit und Schutz der Datenraum-Dokumente

Sicherheitsmechanismen wie die Speicherung in einem ISO-27001 zertifizierten Datenzentrum oder die Verschlüsselung aller gespeicherten und übertragenen Daten gehören heutzutage zum Standardangebot einer modernen Datenraum-Lösung. Damit Sie einen umfassenden Vergleich zwischen den einzelnen Anbietern durchführen können, sollte ein Datenraum-Anbieter bei Sicherheitsfragen transparente Antworten liefern.

6. Standort des Datenraum-Rechenzentrums

Dem Schutz und der Sicherheit aller vertraulichen Daten, die in einem Datenraum aufbewahrt werden, kommt eine äußerst wichtige Rolle zu. Je nach Standort können unterschiedliche Datenschutzvorgaben gelten. Aus diesem Grund sollte hinsichtlich der Serverstandorte und des Firmensitzes eine umfassende Risikoprüfung vorgenommen werden. Im Idealfall sollten sowohl der Datenraum-Anbieter als auch das Rechenzentrum in Deutschland oder in der EU angesiedelt sein und die deutschen Gesetze zur Datensicherheit erfüllen.