Checkliste 2017: Die wichtigsten Anforderungen an virtuelle Datenräume

Virtuelle Datenräume sind die idealen Instrumente zum Austausch sensibler Daten. Datenraum-Anbieter betreiben zertifizierte Rechenzentren und sorgen für eine sichere Verfügbarkeit und Absicherung der Dokumente. Verschiedene Sicherheitsschleusen garantieren auf Kunden-, Nutzer- und Anbieterseite die Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen.

So wird Ihr Datenraum-Projekt erfolgreich

Checkliste 2017: 10 Punkte gilt es bei der Datenraum-Miete zu beachten (Foto: Andrey Popov, fotolia.com)

Doch worauf sollte man beim Erwerb oder Miete eines Datenraums achten? Der Kauf einer eigenen, autark laufenden Lösung verlangt eigenes IT-Know-how im Unternehmen und stellt oft eine Sicherheitslücke dar. Deswegen favorisieren Fachleute die sogenannte SaaS-Lösung. Es steht für Software as a Service. Der Datenraum-Dienstleister stellt die Hard- und Software bereit und gewährleistet die Sicherheit und ständige Verfügbarkeit des Datenraums.

Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst, welche Sie bei der Anmietung von virtuellen Datenräumen unbedingt beachten sollten.

Checkliste Datenräume 2017 – Top 10

1. Deutscher Datenraum-Standort, deutscher Anbieter, deutsche Software
   Schauen Sie sich den Anbieter an, dem Sie vertrauen wollen. Der Server muss in Deutschland stehen. Die Software ist von deutschen Softwareentwicklern programmiert. Beim Anbieter handelt es sich um ein 100-prozentig deutsches Unternehmen.
2. Flexible Zugriffshierarchien in den Datenräumen
   Die Berechtigungen der Nutzer sind mehrschichtig, flexibel und voneinander klar abgegrenzt. Auf Dokumenten- und Ordnerebene können Zugriffsregularien zugeordnet werden.
3. Datenzugriff nur für Berechtigte
   Datenzugriffe dürfen nur für die zugewiesenen Nutzer erfolgen. Administratoren haben keine Einsicht in die Dokumente, und Dokumentenstrukturen sind streng geheim.
4. Schnelles Hochladen der Daten in die Datenräume
   Der Server und die Anbindung an das Internet sollten performant sein, sodass die Daten schnell hochgeladen werden können. Zudem sollte es möglich sein, eine verpackte Datei (z. B. im ZIP-Format) hochzuladen, die sich dann mit der Ordnerstruktur entpackt.
5. Schutz der Datenraum-Dokumente vor unberechtigter Weitergabe
   Dokumente müssen in einer nicht-speicherbaren Ansicht zur Verfügung stehen. Weder per rechter Maustaste können die Grafiken abgespeichert werden, noch können Screenshots angefertigt oder die Seite ausgedruckt werden. Auf Nutzer- und Dokumentenebene sind diese Rechte einzuschränken.
6. Benachrichtigungen per E-Mail
   Wird ein neues Dokument hochgeladen, wird eine Hinweis-E-Mail versandt. Das hat den Vorteil, dass Teilnehmer des Datenraums nicht lange suchen müssen, wenn neue Dokumente bereitgestellt werden.
7. Revisionssichere Protokollierung der Datenraum-Aktivitäten
   Alle Nutzeraktivitäten werden mit Uhrzeit revisionssicher verschriftet. Welches Dokument wurde heruntergeladen oder betrachtet? Wie oft war der Nutzer im Datenraum aktiv? Diese Fragen sollten für den Betreiber des Datenraumes auf Knopfdruck bereitstehen. Herunterladbare oder ausdruckfähige Seiten werden mit einem Wasserzeichen mit Uhrzeit und Nutzer geschützt.
8. Einfachste Datenraum-Bedienung für Nutzer und Anbieter
   Es sollten keine Schulungen für die Nutzung des Datenraumes auf Nutzer- und Anbieterseite notwendig sein. Die Anwendung sollte für sich sprechen und selbsterklärend sein. Damit entfallen auch teure Schulungen.
9. Mehrsprachige Benutzerführung von Datenräumen
   Im internationalen Geschäft ist es wichtig, eine Benutzerführung in der Sprache der Beteiligten anzubieten. Achten Sie darauf, dass Ihr Datenraum wenigstens neben deutscher auch in englischer Sprache bereitgestellt wird.
10. Kündigung des Datenraums
    Keine Knebelverträge mit einer Laufzeit länger als einem Monat. Alles andere ist unseriös. Oft werden Verträge mit Kündigungsfristen von 12 Monaten angeboten. Dieser Zeitraum steht in keinem Verhältnis zur flexiblen Nutzung der virtuellen Datenräume und einer fairen Partnerschaft.

Datenraum-Lösungen eignen sich für alle Situationen, in dem sensible Daten für eine Mehrzahl von Nutzern zur Verfügung gestellt werden müssen:

• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (Due-Diligence-Prozesse))
• M&A-Professionals und Corporate-Finance-Berater (Due-Diligence-Prozesse))
• Beteiligungsgesellschaften (Beteiligungsmanagement und Due-Diligence-Prozesse))
• Immobiliengesellschaften (Portfolioverwaltung und Due-Diligence-Prozesse))
• Projektentwickler (Kommunikation mit relevanten Beteiligten))
• Dezentrale Projektteams (Projektmanagement))
• Öffentliche Verwaltung (Government-to-Business-Kommunikation)

Weiterführende Links:
Erstellen einer Datenraum-Anbieter-Checkliste in Word