Checkliste 2017: Die wichtigsten Anforderungen an virtuelle Datenräume

Virtuelle Datenräume sind die idealen Instrumente zum Austausch sensibler Daten. Datenraum-Anbieter betreiben zertifizierte Rechenzentren und sorgen für eine sichere Verfügbarkeit und Absicherung der Dokumente. Verschiedene Sicherheitsschleusen garantieren auf Kunden-, Nutzer- und Anbieterseite die Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen.

So wird Ihr Datenraum-Projekt erfolgreich

Doch worauf sollte man beim Erwerb oder Miete eines Datenraums achten? Der Kauf einer eigenen, autark laufenden Lösung verlangt eigenes IT-Know-how im Unternehmen und stellt oft eine Sicherheitslücke dar. Deswegen favorisieren Fachleute die sogenannte SaaS-Lösung. Es steht für Software as a Service. Der Datenraum-Dienstleister stellt die Hard- und Software bereit und gewährleistet die Sicherheit und ständige Verfügbarkeit des Datenraums.

Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst, welche Sie bei der Anmietung von virtuellen Datenräumen unbedingt beachten sollten.

Checkliste Datenräume 2017 – Top 10

  1. Deutscher Datenraum-Standort, deutscher Anbieter, deutsche Software
    Schauen Sie sich den Anbieter an, dem Sie vertrauen wollen. Der Server muss in Deutschland stehen. Die Software ist von deutschen Softwareentwicklern programmiert. Beim Anbieter handelt es sich um ein 100-prozentig deutsches Unternehmen.
  2. Flexible Zugriffshierarchien in den Datenräumen
    Die Berechtigungen der Nutzer sind mehrschichtig, flexibel und voneinander klar abgegrenzt. Auf Dokumenten- und Ordnerebene können Zugriffsregularien zugeordnet werden.
  3. Datenzugriff nur für Berechtigte
    Datenzugriffe dürfen nur für die zugewiesenen Nutzer erfolgen. Administratoren haben keine Einsicht in die Dokumente, und Dokumentenstrukturen sind streng geheim.
  4. Schnelles Hochladen der Daten in die Datenräume
    Der Server und die Anbindung an das Internet sollten performant sein, sodass die Daten schnell hochgeladen werden können. Zudem sollte es möglich sein, eine verpackte Datei (z. B. im ZIP-Format) hochzuladen, die sich dann mit der Ordnerstruktur entpackt.
  5. Schutz der Datenraum-Dokumente vor unberechtigter Weitergabe
    Dokumente müssen in einer nicht-speicherbaren Ansicht zur Verfügung stehen. Weder per rechter Maustaste können die Grafiken abgespeichert werden, noch können Screenshots angefertigt oder die Seite ausgedruckt werden. Auf Nutzer- und Dokumentenebene sind diese Rechte einzuschränken.
  6. Benachrichtigungen per E-Mail
    Wird ein neues Dokument hochgeladen, wird eine Hinweis-E-Mail versandt. Das hat den Vorteil, dass Teilnehmer des Datenraums nicht lange suchen müssen, wenn neue Dokumente bereitgestellt werden.
  7. Revisionssichere Protokollierung der Datenraum-Aktivitäten
    Alle Nutzeraktivitäten werden mit Uhrzeit revisionssicher verschriftet. Welches Dokument wurde heruntergeladen oder betrachtet? Wie oft war der Nutzer im Datenraum aktiv? Diese Fragen sollten für den Betreiber des Datenraumes auf Knopfdruck bereitstehen. Herunterladbare oder ausdruckfähige Seiten werden mit einem Wasserzeichen mit Uhrzeit und Nutzer geschützt.
  8. Einfachste Datenraum-Bedienung für Nutzer und Anbieter
    Es sollten keine Schulungen für die Nutzung des Datenraumes auf Nutzer- und Anbieterseite notwendig sein. Die Anwendung sollte für sich sprechen und selbsterklärend sein. Damit entfallen auch teure Schulungen.
  9. Mehrsprachige Benutzerführung von Datenräumen
    Im internationalen Geschäft ist es wichtig, eine Benutzerführung in der Sprache der Beteiligten anzubieten. Achten Sie darauf, dass Ihr Datenraum wenigstens neben deutscher auch in englischer Sprache bereitgestellt wird.
  10. Kündigung des Datenraums
    Keine Knebelverträge mit einer Laufzeit länger als einem Monat. Alles andere ist unseriös. Oft werden Verträge mit Kündigungsfristen von 12 Monaten angeboten. Dieser Zeitraum steht in keinem Verhältnis zur flexiblen Nutzung der virtuellen Datenräume und einer fairen Partnerschaft.

Datenraum-Lösungen eignen sich für alle Situationen, in dem sensible Daten für eine Mehrzahl von Nutzern zur Verfügung gestellt werden müssen:

  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (Due-Diligence-Prozesse))
  • M&A-Professionals und Corporate-Finance-Berater (Due-Diligence-Prozesse))
  • Beteiligungsgesellschaften (Beteiligungsmanagement und Due-Diligence-Prozesse))
  • Immobiliengesellschaften (Portfolioverwaltung und Due-Diligence-Prozesse))
  • Projektentwickler (Kommunikation mit relevanten Beteiligten))
  • Dezentrale Projektteams (Projektmanagement))
  • Öffentliche Verwaltung (Government-to-Business-Kommunikation)

Weiterführende Links:
Erstellen einer Datenraum-Anbieter-Checkliste in Word

#checkliste   #dataroom   #datenraum   Zurück zur Übersicht
Checkliste 2017: 10 Punkte gilt es bei der Datenraum-Miete zu beachten (Foto: Andrey Popov

Darum Datenraum dataroomX®:

  • Deutscher Datenraum-Anbieter
  • Deutscher Serverstandort
  • Hochsichere Datenräume
  • ISO-zertifiziertes Rechenzentrum
  • DSGVO-konform
  • BGH-konform
  • Alle Preise Flattarife
  • Zahlung per Rechnung
  • Sofort nutzbar
  • Kunden-Testsieger
  • Notarielle Versiegelung
  • Monatlich kündbar
  • Einfache Bedienung
  • Berufs-/Betriebshaftpflicht
  • Mehrfach international ausgezeichnet:
    – Beste virtuelle Datenraum-Software 2025
    – Bestes Preis-Leistungsverhältnis virtueller Datenräume 2024
    – Bester virtueller Datenraum-Anbieter 2023
    – Bester Anbieter von Geheimhaltungslösungen 2023

Kontakt:

info@dataroomx.de
+49 651/84031-100
Kontaktformular

Datenraum jetzt testen!

Preise:

  • Datenräume ab 190 € monatl.
  • Notar-Versiegelung: ab 320 €

 
(Alle Preise zzgl. 19% MwSt.)

Jetzt bestellen!

Unser Autor:

Alexander F. Birkel (geboren 1983) verantwortet seit 2021 den Fachblog von dataroomX®, der Plattform für hochsichere Datenräume. Mit einem Doppelstudium der Betriebswirtschaftslehre und Rechtswissenschaften sowie einem Schwerpunkt im internationalen Wirtschaftsrecht und Finanzmanagement legte er den Grundstein für seine Karriere in der Welt der Unternehmensübernahmen.

Vor seinem Einstieg bei dataroomX® war Alexander zehn Jahre in der M&A- und Private-Equity-Branche tätig – zunächst als Analyst bei einer führenden Investmentboutique in Frankfurt, später als Deal Manager für ein internationales Beteiligungsunternehmen mit Fokus auf Mid-Cap-Transaktionen im deutschsprachigen Raum. Er begleitete dort zahlreiche Due-Diligence-Prozesse, Management-Buy-outs und strategische Beteiligungen.

Heute bringt Alexander seine Erfahrung aus der Praxis in die digitale Welt ein. Im dataroomX®-Blog analysiert er aktuelle Entwicklungen rund um digitale Due Diligence, regulatorische Anforderungen (z. B. NIS-2, DSGVO), Datenschutz, Legal Tech und sichere Cloud-Infrastrukturen. Seine Artikel zeichnen sich durch eine prägnante Sprache, hohe fachliche Tiefe und einen klaren Mehrwert für Entscheider aus.

Schwerpunktthemen:
M&A-Prozesse · Private Equity · Due Diligence · digitale Datenräume · Compliance · Datensicherheit · europäische IT-Souveränität