Aufgepasst: Regeln bei Due-Diligence-Datenräumen

Datenräume werden für die Abwicklung sensibler Geschäftstransaktionen genutzt. Dies sind beispielsweise Unternehmensverkäufe, Beteiligungsgeschäfte und Börsengänge. Bei derart komplexen und risikobehafteten Geschäften muss eine eingehende Prüfung vorausgehen. Dafür ist es unter anderem erforderlich, viele Unterlagen an einem neutralen Ort zur Verfügung zu stellen. Der zu durchlaufende Prozess der sorgfältigen Prüfung notwendiger Dokumente wird auch als “Due Diligence” (abgekürzt: DD) bezeichnet. Virtuelle Datenräume von dataroomX^® bilden die hierfür erforderlichen Merkmale ab.

Fest definierter Teilnehmerkreis im Datenraum

Vor Einrichtung eines Datenraums muss festgestellt werden, wer Zugriff darauf erhält. Sowohl von Käufer- als auch von Verkäuferseite dürfen externe Berater herangezogen werden. Zudem kann es Abstufungen bei den Berechtigungen geben. Dies lässt sich durch eine farbliche Bezeichnung der Datenräume untermauern. Ein sogenannter grüner Datenraum unterliegt einer geringeren Geheimhaltungsstufe. Zugriff auf einen roten Datenraum dürfen hingegen nur ganz bestimmte Personen bekommen, etwa Berufsgeheimnisträger wie Notare oder Steuerberater.

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Virtuelle Datenräume von dataroomX^® bieten diese Abstufungsmöglichkeiten gemäß der genannten Geheimhaltungserfordernisse. Zudem ist es möglich, dort personalisierte Zugänge mit expliziter Berechtigungsvergabe einzurichten. Natürlich sind die Anmeldung und die Datenübertragung durch starke Verschlüsselung geschützt.

Keine Entnahme von Datenraum-Unterlagen

Zu den festen Grundsätzen gehört es, dass aus einem Datenraum keine Unterlagen entnommen werden dürfen. Einerseits besteht ein Geheimhaltungsinteresse der bisherigen Inhaber eines Unternehmens. Schließlich können Dokumente Geschäftsgeheimnisse und sensible Internas beinhalten. Auf der anderen Seite müssen die Vertreter der Käuferseite genau solche Informationen bekommen, um die realistische Kalkulation eines angemessenen Preises vorzunehmen. Der Kompromiss lautet, dass im Datenraum nur handschriftliche Notizen gemacht werden dürfen. Fotokopien und sonstige Vervielfältigungen sind untersagt. Diesem schwierigen Spagat werden Datenräume von dataroomX^® mit unterschiedlichen Maßnahmen gerecht. Dokumente können in einem eigens hierfür entwickelten Viewer zur Verfügung gestellt werden, der ein Herunterladen verhindert. Alle Dateien im PDF-Format lassen sich mit einem Wasserzeichen versehen. Dies macht es später leichter, eine unberechtigte Entnahme nachzuweisen. Mittels der sogenannten Guilloche-Technik ist bei Bedarf ein Fotografierschutz aktivierbar: Auf dem Dokument werden Muster aus feinen Linien eingeblendet. Diese machen eine etwaige Fotografie unleserlich. Die Inhalte des Originals bleiben für das menschliche Auge dennoch lesbar.

Protokollierungen von Zugriffen in Datenräumen

Es muss genau festgehalten werden, welche Beteiligten sich wann Dokumente angesehen haben. Hierfür ist ein virtueller Datenraum von dataroomX^® perfekt vorbereitet. Jede Anmeldung wird in einem Logprotokoll erfasst. Gleiches gilt für das Hochladen von Dateien und deren Aufruf. Für eine dauerhafte und rechtssichere Dokumentation ist übrigens gesorgt. Nach Abschluss eines Geschäfts wird der Inhalt des Datenraums auf Datenträgern schreibgeschützt gespeichert. Diese können bei Bedarf zudem versiegelt werden.