Datenraum / Datenräume

Was ist ein sicherer virtueller Datenraum (Digital Data Room)?

Digitale sichere Datenräume werden seit langer Zeit als Alternative zu physischen Aktenordner-Räumen angeboten. Die Cloud-basierten Aktenräume ermöglichen über eine Ordnerstruktur (analog eines normalen Computers) die Dokumente im Datenraum strukturiert einzusortieren, um so einen schnellen Zugriff zu haben. Im Vergleich zur Ordnerstruktur von Webhosting-Lösungen bietet dataroomX^® höhere Sicherheitsstandards und -vorkehrungen sowie Zusatzfunktionen, die insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Dritten das Leben vereinfachen und professionalisieren. Hier sei nur die Möglichkeit genannt, Fragen & Antworten zu teilen, Notizen anzulegen oder die digitalen Datenräume elektronisch per Notar zu versiegeln.

Welchen Nutzen haben Datenräume?

Die Frage ist einfach beantwortet: Die dataroomX^®-Clouds bieten eine sichere Möglichkeit, geschäftliche Dokumente mit sensiblen oder sogar geheimen Inhalten vor dem Zugriff Dritter zu schützen, auch vor Mitarbeitern im eigenen Unternehmen. Insbesondere für Firmen bietet das Outsourcing ihrer vertraulichen Daten eine Chance, ihre Daten an einem sicheren Ort auszulagern. Die ständige Zugriffsmöglichkeit eröffnet Vorteile, auch von unterwegs, extern oder aus dem Homeoffice auf die Daten zuzugreifen. Die hohen Sicherheitsvorkehrungen bieten den geeigneten Schutz der im Datenraum befindlichen Dokumente an. Durch die Indexierung der Inhalte ist ein schneller Zugriff auf gewünschte Textpassagen standard.

Warum ist Datenraum ein feststehender Begriff?

Die Ursprünge digitaler Datenräume gehen auf den M&A-Bereich zurück. Der Begriff „Datenraum“ ist dabei ein feststehender Gattungsbegriff, was nur wenigen bekannt ist. Zwecks Prüfung eines Investmentvorhabens in eine Firma oder eine Immobilie (Due Diligence) werden die entsprechenden Dokumente für die beteiligten Prüfungsgesellschaften und ihre Investoren in den „Daten“-Räumen sicher abgelegt. Der Zugriff auf die Datenraum-Ordner wurde wie heute bei den digitalen Dateien dokumentiert und protokolliert. Der Begriff bezeichnet in der Informationstechnologie einen speziellen Bereich oder Ort. Hier werden die Daten gespeichert, verwaltet und gepflegt. Dies könnte beispielsweise ein Serverraum, ein Rechenzentrum oder ein physischer Speicherplatz sein, der für die Aufbewahrung von Datenbeständen wie Datenträgern oder Festplatten vorgesehen ist.

Wie finde ich den richtigen Top Datenraum-Anbieter?

Welcher Anbieter passt zu welchem Unternehmen? Oft sind die Anforderungen unterschiedlich. Sichere Datenräume unterscheiden sich von ihren Anwendungen oft nur in Nuancen. Für Unternehmen in der EU gilt. Dokumente und Daten müssen bei DSGVO-konformen Datenraum-Anbietern abgelegt werden. Ein Bereitstellen auf US-amerikanischen Datenräumen ist daher verboten, da US-Geheimdienste diese ohne Information der Datenraum-Betreiber zum Beispiel zum Zwecke der Wirtschaftsspionage abgreifen dürfen. Daher hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) auch entschieden, dass Daten, die z. B. im Zuge von Due Diligence-Prozessen im Rahmen von Unternehmens- oder Immobilientransaktionen bereitgestellt werden, auf Servern und bei Dienstleister mit Serverstandort/Firmensitz in Europa abgelegt werden müssen und nicht auf Datenräumen in den USA gehostet oder dort zu Datensicherungszwecken gespeichert werden dürfen.

Worauf muss man bei der Wahl des Datenraum-Anbieters achten?

Bei der Auswahl eines sicheren Datenraum-Anbieters sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Einige wichtige Punkte, die man beachten sollte, sind:

• Funktionen und Möglichkeiten: Die Datenräume sollten über alle notwendigen Funktionen und Möglichkeiten verfügen, weil für Unternehmen die Unterstützung für große Dateien, einfache Uploads, automatische Indexierung und Volltextsuche wichtig sind.
• Sicherheit: Der Datenraum sollte über umfassende Sicherheitsmaßnahmen verfügen, so dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind (z. B. durch sichere Authentifizierung, IP-Einschränkungen und geschützte Ansichtsoptionen).
• Benutzerfreundlichkeit: Der Datenraum sollte einfach zu bedienen sein, um die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.
• Kundensupport: Ein guter Anbieter sollte rund um die Uhr Kundensupport für Ihre Datenräume bieten, um bei Problemen schnell reagieren zu können.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Der Datenraum wird nicht nach Seiten, Seitenaufrufen oder Datentransfer abgerechnet, sondern zu einem festen Pauschalpreis. Mit anderen Worten haben Sie absolute Planungssicherheit!
• Expertise des Anbieters: Es empfiehlt sich, nach Anbietern zu suchen, die sich auf das spezielle Gebiet spezialisiert haben und über umfangreiche Erfahrung in der Durchführung von Finanztransaktionen verfügen.

Was ist ein sicherer Datenraum von dataroomX^®?

dataroomX^® zählt zu den größten Datenraum-Anbieter Deutschlands und ist einer der führenden Hersteller von Secure Cloud-Lösungen für vertrauliche Geschäftsprozesse wie z. B. Mergers & Acquisitions (Unternehmenstransaktionen), Real Estate (Immobilienverkäufe) und Dokumentenaustausch bei börsennotierten Unternehmen, KMUs, Family Offices und vielen anderen Bereichen. Über die Datenräume von dataroomX^® werden monatlich Geschäfte in mehrstelliger Millionenhöhe von renommierten Einrichtungen durchgeführt. Secure Cloud-Lösungen bezeichnet Dienste, die es Unternehmen oder Organisationen ermöglichen, ihre Daten und Anwendungen in der Cloud zu speichern und zu verarbeiten. Doch sie stellen gleichzeitig sicher, dass die Daten geschützt und vertraulich bleiben. Grund sind höhere Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugriffskontrolle. Damit ist sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können. Professionelle Data Rooms bieten auch zusätzliche Funktionen wie Wasserzeichen oder Zugriffskontrollen.

Der Begriff „Datenraum“ als „Informationslandschaft“

In einem anderen Kontext, wird der Begriff Datenraum für Informationslandschaft und Wissensorte verwendet und bezieht sich auf die Art und Weise, wie Informationen und Wissen in unserer Gesellschaft organisiert, verteilt und genutzt werden. Sie stehen für die Verräumlichung des Wissens und Denkens und haben nichts mit dem im M&A- und Due Diligence-Bereich verwendeten Begriff des physischen oder virtuellen Datenraums. Mit Wissensstädte sind Orte gemeint, an denen Wissen konzentriert ist und produziert wird. Dazu gehören beispielsweise Universitäten, Forschungsinstitute und Bibliotheken. Diese Institutionen sind nicht nur wichtige Orte für die Wissensproduktion, sondern auch für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaftlern und Experten. Die Verräumlichung des Wissens und Denkens bezieht sich auf den Trend, Wissen und Informationen in physischen Räumen zu organisieren und darzustellen.

Das Datenraum-Infrastrukturprojekt „GAIA-X“

Im Zusammenhang mit der europäischen Initiative namens GAIA-X geht es um ein Datenraum-Projekt, an dem auch dataroomX^® mitarbeitet. Es versteht sich als ein Bündnis zur Schaffung eines sicheren, zuverlässigen und interoperablen Datenraums für Unternehmen und Organisationen in Europa. Das Ziel von GAIA-X ist es, die Souveränität und Kontrolle über Datenräume und digitale Ressourcen in Europa zu stärken und die Abhängigkeit von ausländischen Technologieunternehmen zu verringern. GAIA-X soll eine Plattform bereitstellen, die auf europäischen Werten wie Datenschutz, Transparenz und Offenheit basiert. Unternehmen und Organisationen sollen damit die Möglichkeit haben, ihre Daten und Anwendungen sicher und effizient in Datenräumen zu verwalten und zu nutzen, unabhängig von Standort und Plattform. Das Projekt wird von führenden Unternehmen und Organisationen aus verschiedenen Branchen unterstützt, darunter auch Regierungen und öffentliche Institutionen. Das Datenraum-Projekt GAIA-X setzt auf offene Standards und fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteuren, um eine lebendige und innovative digitale Wirtschaft in Europa zu fördern.

Datenräume – Kurz & bündig in fünf Punkten

1. Was sind Datenräume und wie funktionieren sie? Es handelt sich um eine sichere Online-Plattform, auf der Unternehmen, Einrichtungen und Start-ups hochsensible und vertrauliche Dokumente wie Mergers & Acquisitions-Projekte (M&A), Due-Diligence-Prüfungen (DD) oder Dokumentenaustausch unter Berufsgeheimnisträgern speichern und austauschen können. dataroomX^® ist ein sicherer deutscher Anbieter, der seine Plattform auf Hochleistungsservern in Deutschland hostet.
2. Warum einen deutschen Datenraum-Anbieter wählen? Deutsche Anbieter wie dataroomX^® garantieren, dass Ihre Daten in Deutschland gespeichert und geschützt sind und somit den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Schließlich bietet dataroomX^® niedrige Kosten, planbare Festtarife und eine einfache Bedienbarkeit.
3. Was ist im dataroomX^®–Datenraum -Sorglospaket enthalten? Es beinhaltet unbegrenzte Dateien, Seitenaufrufe und Datentransfer. Ab dem Tarif multi sind auch unbegrenzte Administratoren und Nutzer enthalten. Das Paket bietet also eine unbegrenzte Nutzung für Ihre Due Diligence Prozesse.
4. Was sind die Vorteile des Datenraums dataroomX^® im Vergleich zu anderen Anbietern? Ferner bietet dataroomX^® im Vergleich zu anderen Data Room-Anbietern eine einfache und benutzerfreundliche Plattform mit niedrigen und transparenten Kosten sowie eine monatliche Kündbarkeit. Überdies sind die Datenräume auf deutschen Hochleistungsservern gehostet und somit DSGVO-konform.
5. Für was wird der Begriff Datenraum noch verwendet? Zunehmend wird der Begriff Datenraum für Informationslandschaft und Wissensorte genutzt. Die Verwendung im Zusammenhang mit dem Datenraum-Projekt GAIA-X bezieht sich auf die Schaffung einer gemeinsame Infrastruktur und Standards für den Datenaustausch in Europa.

BGH-konforme Datenräume

Unsere Datenräume entsprechen vollständig den neuesten Anforderungen des Bundesgerichtshofs (BGH). Unser transparente, strukturierte und sichere Datenraum-Lösung gewährleistet, dass Sie und Ihre Klienten die Aufklärungspflichten gemäß dem BGH-Urteil vom 15. September 2023 vollumfänglich erfüllen. Von der smarten Suchfunktion über proaktive Benachrichtigungen bis hin zu anpassbaren Wasserzeichen und einem umfassenden Fragen & Antworten-Modul, stellen die Datenräume von dataroomX^® sicher, dass alle relevanten Informationen effizient, sicher und gemäß den rechtlichen Vorgaben bereitgestellt und verwaltet werden.